Er zijn twee soorten vertrouwenspersonen: een interne vertrouwenspersoon en een externe vertrouwenspersoon. Het belangrijkste verschil tussen deze twee is wie ze vertegenwoordigen en hoe onafhankelijk ze zijn.
De volgende personen kunnen wél vertrouwenspersoon worden: een personeelslid van de werkgever. een extern persoon, geen personeelslid van de werkgever. (Let op: wanneer je als werkgever meer dan 20 werknemers te werk stelt, dan moet er minstens één vertrouwenspersoon intern aangesteld zijn)
Agressie en geweld, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie bij elkaar noemen we ongewenst gedrag.
Bovendien bepaalt de nieuwe wet dat er altijd minstens één vertrouwenspersoon een werknemer moet zijn van de onderneming, indien er meerdere vertrouwenspersoon zijn. Dat geldt ook wanneer de preventieadviseur psychosociale risico's deel uitmaakt van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Wie mag vertrouwenspersoon zijn? In principe kan iedere medewerker vertrouwenspersoon zijn. Minimaal MBO+ niveau wordt aangeraden.
Nee, er is geen wettelijke verplichting voor organisaties om een vertrouwenspersoon aan te stellen.
Of een HR-medewerker wordt tevens vertrouwenspersoon gemaakt. Maar dit is een functie die onverenigbaar is met de functie van vertrouwenspersoon. Vooral ook vanwege de belangenverstrengeling. Een HR-medewerker adviseert immers vaak ook het management.
Vanaf 1 januari 2024 is het voor organisaties met meer dan tien werknemers verplicht om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze wetgeving is ingevoerd om het psychosociaal welzijn van werknemers te beschermen en ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen.
De inspectiedienst SZW zegt hierover: “De HR-adviseur, leidinggevende, directeur, bedrijfsarts of een lid van de ondernemingsraad kan geen vertrouwenspersoon zijn, omdat een vertrouwenspersoon onafhankelijk dient te zijn.
Hoewel een vertrouwenspersoon deskundig is in het omgaan met psychosociale arbeidsbelasting en grensoverschrijdend gedrag, is hij/zij geen specialist in andere vakgebieden zoals psychiatrie, juridische zaken of HR-beleid. Een vertrouwenspersoon mag bijvoorbeeld geen juridisch advies geven of medische diagnoses stellen.
Aandachtspunten. Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een bedrijf ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan gelet worden op geslacht, leeftijd of afkomst, zodat het slachtoffer terecht kan bij iemand waarbij hij zich het best op zijn gemak voelt.
Vormen van ongewenst gedrag zijn seksuele intimidatie, discriminatie, pesten, agressie en geweld. U bent als werkgever wettelijk verplicht om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen. Dit houdt in dat u de risico's hiervan op de werkvloer in kaart brengt.
Een vertrouwenspersoon zorg ondersteunt uw cliënten, patiënten of bewoners van uw zorginstelling bij klachten, problemen of onvrede over de zorg. Een vertrouwenspersoon zorg is onafhankelijk van uw organisatie en heeft een geheimhoudingsplicht.
Verwijdering uit de functie
De werkgever kan de vertrouwenspersoon uit zijn functie verwijderen wanneer hij hiertoe het voorafgaand akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het Comité bekomt.
Belangrijk hierbij is dat de vertrouwenspersoon gebonden is door het beroepsgeheim. Daarom mag de vertrouwenspersoon geen informatie delen met derden die die hoort tijdens de uitoefening van die rol.
Let wel: hij of zij mag niet tot het leidinggevend personeel behoren – als werkgever ben je dus ook uitgesloten. Vallen verder uit de boot: de arbeidsarts, vakbondsafgevaardigden en wie een zitje heeft in de ondernemingsraad of het comité (CPBW).
het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag; het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag; het registreren van gevallen van ongewenst gedrag; een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers.
De opleiding
Het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen (LIVP) leidt mensen op tot professionele begeleiders in de functie van vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit.
Als u kiest voor een externe vertrouwenspersoon, wordt er iemand ingehuurd. Het is een voordeel dat de interne vertrouwenspersoon de bedrijfscultuur goed kent. Maar het is belangrijk te beseffen dat het soms gaat om moeilijke kwesties. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief.
De tijd die een medewerker nodig heeft om invulling te kunnen geven aan de rol van interne vertrouwenspersoon en dus vrijgesteld is van zijn/haar eigen werkzaamheden is gemiddeld tussen de 2 en 8 uur per week.
De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht, maar wel een (interne) geheimhouding. De vertrouwenspersoon kan niet door de directie worden gedwongen om vertrouwelijke informatie prijs te geven.
Psychosociale Arbeidsbelasting Onderzoek, ook wel een PSA onderzoek genoemd, is een onderzoek dat organisaties verplicht moeten uitvoeren.
U mag de leidinggevende en HR-medewerkers informeren, maar er geldt wel een geheimhoudingsplicht. U dient hen hierop te wijzen. De gegevens mogen voor geen andere doel worden gebruikt dan waarvoor ze verkregen zijn, namelijk de correcte afwikkeling van het loonbeslag.
De beoordeling is eenzijdig. Maar je kunt in het gesprek altijd vragen stellen en je mening geven. Je mag ook iemand meenemen naar het gesprek. Bijvoorbeeld een van de informanten, een collega of een adviseur.