De rollen in een vergadering Voorzitter: de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van de vergadering, het bewaken van de agenda en (meestal) het beheren van de tijd. Secretaris of notulist: de persoon die notities maakt van de vergadering, actiepunten vastlegt en de notulen opstelt.
De voorzitter moet deelnemers duidelijk maken waarom zij aanwezig moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Ook stelt de voorzitter de agenda op en zorgt hij/zij ervoor dat deze op tijd naar iedereen verstuurd wordt. Tijdens de vergadering is het aan de voorzitter om alles in goede banen te leiden.
Een voorzitter is iemand die vergaderingen leidt, vooral bij organisaties, verenigingen en stichtingen. Deze vergaderingen worden gehouden met de voorzitter, vice voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuursleden.
Kortom, een goede voorzitter moet in staat zijn om te communiceren, te organiseren, te leiden en te compromissen. Als een voorzitter deze vaardigheden beheerst, kan hij of zij ervoor zorgen dat de groep of organisatie waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, succesvol is en haar doelen bereikt.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Begin met een korte en inspirerende quote of verhaal. Dit kan helpen om de deelnemers te motiveren en hen te helpen zich te concentreren op de doelen van de vergadering. Gebruik humor. Een grap of komische video kan helpen om de sfeer te verbeteren en de aandacht van de deelnemers te trekken.
Aan het begin van een nieuwe parlementaire periode of tussentijds na het ontstaan van een vacature, kiest de Tweede Kamer haar eigen voorzitter. Sinds de Grondwetsherziening van 1983 geldt de verkiezing voor vier jaar en niet meer slechts voor één zittingsjaar.
Hoofdstuk 6.6 Schorsing, ontslag en vervangen van de voorzitter. Als de voorzitter van het bestuur niet functioneert, moet de vereniging daar iets aan kunnen doen. Uiteraard is het mogelijk de voorzitter op zijn disfunctioneren aan te spreken.
leider (zn) : aanvoerder, aanvoerster♀, baas, bestuurder, bonze, captain, chef, cheffin♀, directeur, gids, hoofd, hoofdman♂, leader, leidersfiguur, leidsman♂, leidster♀, machthebber, manager, meester♂, meesteres♀, opzichter, verantwoordelijke, vlagvoerder, voorganger, voorman♂, voorzitter.
Zorg voor een goede en duidelijke agenda
Maak voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda. Een agenda zorgt voor structuur waar je op terug kunt vallen. Reserveer ook voldoende tijd voor ieder agendapunt. Stuur de agenda alvast rond voordat de vergadering begint, zodat ook de rest zich kan inlezen.
De Algemene Vergadering
In de vereniging is het orgaan dat iemand in zijn bestuursfunctie heeft benoemd, ook degene die hem kan ontslaan.
In de statuten kan echter van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat een voorzitter van een kleine vereniging tegelijkertijd ook secretaris kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen.
Een bestuur moet volgens de wet bestaan uit minstens een voorzitter, secretaris en een penningmeester, of in de statuten moet anders bepaald zijn. Het hebben van een niet voltallig bestuur hoeft in principe geen probleem te zijn, het heeft geen gevolgen voor de bevoegdheid van het bestuur.
Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”