Op de voorkant schrijf je de naam en het adres van de persoon of het bedrijf. Daar gaat de brief naartoe. Op de achterkant schrijf je je eigen naam en adres.
Bij stellen waarvan de partners allebei hun eigen achternaam gebruiken, worden in de adressering op de envelop en bovenaan een brief beide personen genoemd, met hun eigen voorletters: De heer A. de Zwart en mevrouw K. Verschuur. De heer T.
Adresseer een brief altijd zo precies en volledig mogelijk.
Vermeld de naam van de geadresseerde voluit als u die kent. Als u de voornaam niet voluit kent, vermeldt u een of meer initialen. Maak door de aanschrijftitel duidelijk wat het geslacht van de geadresseerde is.
De heer en mevrouw wordt als dhr. en mevr. of dhr. en mw.
Een adres wordt op een enveloppe geschreven. De naam en het adres van de persoon of het bedrijf moeten op de voorkant worden geschreven. Dat is waar de brief naartoe gaat. Je schrijft je naam en adres op de achterkant.
Je plakt binnen Nederland een postzegel met het cijfer 1 op brieven tot en met 20 gram. Het cijfer 2 gebruik je voor brieven vanaf 20 tot en met 50 gram. Voor zwaardere post (350 gr - 2 kg) en/of enveloppen groter dan C4 formaat (32,4 x 22,9 cm) gebruik je de XL-zegel.
Als je geen naam of alleen een achternaam gebruikt, kies je bij mannen voor heer en bij vrouwen voor mevrouw. Deze woorden schrijf je altijd voluit. Meneer, mijnheer en de heer gebruik je niet in de aanhef. (Me)juffrouw is verouderd, en kun je dus ook beter niet gebruiken.
Voor mevrouw wordt de afkorting mevr.
Het is aan te bevelen mevrouw voluit te schrijven.
Als je naar meerdere dames of heren schrijft (ook als zij niet getrouwd zijn), vermeld je de afzonderlijke namen in de adressering en de aanhef.
Voor kaart + envelop t/m 20 gram is 1 postzegel nodig, voor kaarten t/m 50 gram 2 postzegels. Het aantal postzegels is gebaseerd op bezorging binnen Nederland. Voor bezorging naar andere landen wordt aangeraden de huidige PostNL tarieven te raadplegen.
De Nederlandse postcode bestaat uit vier cijfers, een spatie en twee letters. Dit geeft een postcode de vorm: 1234␣AB. De cijfers geven de stad, het dorp, de buurt of wijk aan, de letters zijn specifieker en geven de straat of een deel daarvan aan.
Volgens de richtlijnen van bpost schrijven we in de adressering van een brief het postnummer + de gemeentenaam, zonder landcode (zoals B of BE voor België). De naam van de gemeente staat in hoofdletters, in de officiële taal van die gemeente.
Een Belgische adressering verschilt niet veel van de Nederlandse. Het enige verschil is dat het voor de Belgen gebruikelijk is om de naam van de ontvanger altijd bovenaan te zetten en daaronder de bedrijfsnaam of instantie waar de geadresseerde werkzaam is. Voor een Nederlandse adressering is dat precies andersom.
Ook belangrijk: de afzender
Vermeld ook de afzender op de envelop. De ontvanger kan dan reageren op je brief. En PostNL kan de brief terugsturen als de brief niet bezorgd kan worden. Je kunt eventueel volstaan met postcode en huisnummer.
Adressering in Nederland
Vermeld de titel bij de juiste persoon. Bij ongetrouwde koppels of bij twee getrouwde mensen die elk hun eigen achternaam gebruiken, worden in de adressering beide personen genoemd, ieder met hun eigen voorletters.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Hoogleraar (titel: prof.): De hooggeleerde heer/vrouwe. Aanspraak: professor. Arts (titel: drs. met achter naam Arts): De weledelgeleerde heer/vrouwe (tenzij gepromoveerd, zie doctor).
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.