Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van €3,35 als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Algemene wijzigingen werkkostenregeling (WKR) 2022
In 2022 geldt voor de eerste € 400.000,00 een opbouw van de vrije ruimte van 1,7%. Over het bedrag boven de € 400.000,00 wordt het opbouwpercentage 1,18%. De kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vallen vanaf 2020 onder de gerichte vrijstellingen.
U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte. De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%.
Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
Binnen de WKR mag u in 2021, net als in 2020, een percentage van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% (in 2020 was dit 1,2%) van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
De gerichte vrijstellingen zijn posten welke binnen de nieuwe werkkostenregeling als vergoedingen en of verstrekkingen onbelast en tellen derhalve niet mee voor de bepaling van de totale werkkosten.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Die is dit jaar immers extra hoog. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord.
Vrije ruimte 2022 berekenen
Stap 1: bepaal het loon voor de loonbelasting. Je kunt hiervoor gebruik maken van een jaaropgave of recente loonstrook. Stap 2: vermenigvuldig het loon voor de loonheffing met 1,7% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,18%. Het bedrag dat daar uitkomt, mag je onbelast vergoeden.
De forfaitaire ruimte bedraagt een percentage van de fiscale loonsom: voor 2020: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,2% voor 2021: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,18% voor 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7% en over het meerdere 1,18%
Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.
De gericht vrijgestelde korting is maximaal 20 procent van de consumentenprijs van het product met een maximum van € 500 per werknemer per kalenderjaar. De door u gegeven korting van 20 procent (dat is de korting na vermindering van de standaardkorting voor vaste klanten) valt binnen deze gerichte vrijstelling.
10% zakelijk of minder
De waarde van dit loon bepaalt de werkgever als volgt: bij vergoeding is de hele vergoeding loon; bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon; bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever maakt loon.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
De vergoeding of verstrekking blijft voor het personeel belastingvrij. Als u iets in de werkkostenregeling wilt onderbrengen, moet dit voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Administratief verwerken
Wij adviseren om alle kosten die onder de WKR vallen onder te brengen in één grootboekrekening WKR. Daarnaast kunt u gerichte vrijstellingen ook onderbrengen in één of meerdere grootboekrekeningen zodat u deze kosten goed kunt onderscheiden.
In 2022 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,7%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%. Komt het bedrag dat u onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet u over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.
In de wet staat nergens dat je als werknemer recht hebt op reiskostenvergoeding. Je hebt daar alleen recht op als hierover afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling staan. Als dat zo is, dan moet je werkgever reiskosten betalen.
Met toepassing van de zogeheten concernregeling kunnen inhoudingsplichtigen (oftewel: werkgevers) die tot hetzelfde concern behoren de werkkostenregeling (hierna: 'WKR') toepassen alsof ze gezamenlijk één inhoudingsplichtige zijn. Dat betekent dat de vrije ruimte op concernniveau mag worden berekend.
DE HUIDIGE REGELING VIA HET FIETSPLAN
Dit betekent voor werkgevers dat zij een vrije ruimte hebben van 1,2% van de fiscale loonsom. Dit bedrag mag de werkgever onbelast verstrekken aan zijn werknemers. De aanschaf van de fiets mag dan worden verrekend met het brutoloon, overuren of met vakantiedagen.
Werknemers die vanuit een ander land naar Nederland komen om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van dat verblijf buiten het land van herkomst, de zogenoemde extraterritoriale kosten.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.