Nabestaanden zijn verplicht de administratie van de overledene af te wikkelen. Ze moeten allerlei lopende uitgaven stopzetten, net als de toeslagen. Ze moeten eventuele schulden betalen en belastingaangifte doen van het lopende jaar en mogelijk het jaar daarvoor. Ook de nalatenschap moeten ze verdelen.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Burgerlijke stand
De gemeente waar de persoon is overleden, maakt een akte van overlijden op. Je ontvangt daarvan een uittreksel. Vraag meteen een aantal exemplaren, want je hebt ze nodig om verschillende instanties te verwittigen. In de praktijk zorgt de begrafenisondernemer voor de aangifte.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
Na het overlijden geeft de arts die de dood heeft vastgesteld, de overlijdenspapieren af, de zogenaamde A en B-verklaring. Hiermee doet de uitvaartondernemer de aangifte van het overlijden in de gemeente waar het overlijden heeft plaats gevonden.
De notaris legt in een verklaring van erfrecht vast wie de gevol machtigde is. Meld zo snel mogelijk het overlijden bij de bank van de overledene. De bank blokkeert dan de rekeningen die op naam staan van de overledene. Er kan dan niets meer van de rekening worden afgeschreven.
Als particulier heb je geen wettelijke bewaartermijn voor bankafschriften. Je bent niet verplicht om ze te bewaren. Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.
Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag. Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is 2 jaar voldoende.
Bij een overlijden blokkeert de bank alle bankrekeningen en bankkaarten van de overledene, alsook alle gemeenschappelijke of onverdeelde rekeningen van de overledene en zijn echtgenoot of wettelijk samenwonende partner. Zélfs de eigen rekeningen van de overlevende partner worden geblokkeerd.
Wanneer deblokkeert de bank? Zodra de bank officieel op de hoogte is wie de wettige erfgenamen van de overledene zijn, worden de rekeningen gedeblokkeerd.
Als u aangifte inkomstenbelasting moet doen voor het jaar waarin de persoon is overleden, sturen wij een brief en een aangifteformulier voor het jaar van overlijden: het papieren aangifteformulier F. We sturen dit samen naar het correspondentieadres dat we gebruiken voor contact met de nabestaanden.
Bij DigiD is het overlijden van een persoon wel bekend. Daardoor is het na een overlijden niet mogelijk om een nieuwe DigiD-activeringscode aan te vragen. De bestaande code blijft echter wel actief en bruikbaar. Een nabestaande die de DigiD-code kent, kan deze dus blijven gebruiken om in te loggen in MijnOverheid.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn. Mocht u ooit vermoeden dat er iets niet klopt aan uw pensioen, dan kunt u dat nagaan aan de hand van de pensioenoverzichten.
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Als uw WW-uitkering stopt, moet u de documenten die met uw uitkering te maken hebben altijd 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u namelijk verplicht om documenten aan ons te laten zien. Dat geldt bijvoorbeeld voor loonstroken, sollicitatiebrieven en arbeidsovereenkomsten.
Geld van rekening afhalen na overlijden
Let op: u bent niet automatisch eigenaar van het saldo op de rekening van de overledene. Dus ook geld opnemen na overlijden van de rekeninghouder kan niet zomaar. Als nabestaanden geld van de rekening halen zonder dat dat eerst juridisch geregeld is, is dat strafbaar.
Moet u verplicht naar de notaris wanneer een dierbare overlijdt? Nee, dat hoeft niet. De gang naar de notaris is niet verplicht, maar vaak wel praktisch en zinvol.
De kinderen erven de blote eigendom. De nagelaten goederen (dit is de erfenis) bedragen meestal de helft van die bankrekeningen en beleggingen. De andere helft is van de langstlevende en valt buiten de erfenis.