De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
De uitkomsten komen overeen met de regels voor de aanhef voor zakelijke correspondentie: bij een informeel bericht hoort 'Beste' en bij een formeel bericht 'Geachte'. Maar bij half-formele berichten is er een verschil: het maakt de proefpersonen niets uit of de aanhef begint met 'Beste' dan wel 'Geachte'.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
De meest informele aanhef is een aanhef met een begroeting als Beste, Dag, Hallo of Hoi in combinatie met de voornaam.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek.
“Hallo” zit ergens tussen het formele “Beste” en het vriendelijkere “Hoi” . Deze begroeting werkt ook zonder naam (d.w.z. “Hallo”). Hoewel er geen consensus is, worden internationale communicaties tegenwoordig informeler en hebben we de neiging om het formele “Beste” te laten vallen en te kiezen voor een neutraler “Hallo”.
U moet een professionele e-mail beginnen met een begroeting en de naam en titel van de ontvanger (bijvoorbeeld "Beste meneer Walken"). Vervolgens moet u een inleidende zin toevoegen zoals Ik hoop dat deze e-mail u in goede gezondheid vindt , gevolgd door de hoofdtekst van de e-mail.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Groeten voor zakelijke brieven
De meest formele aanhef is Beste, [titel], en dan de achternaam . Als u niet zeker weet wat de voornaamwoorden van de persoon zijn, is het een goed idee om Beste [Voor- en achternaam] of Beste [Voornaam] te gebruiken.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel).Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter.Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
BEGROETINGEN OM TE VERMIJDEN: 'Hé! ' Dit is prima om te gebruiken met je vrienden, maar de zeer informele begroeting moet je buiten de werkvloer houden . Het is niet professioneel — vooral niet als je schrijft naar iemand die je nog nooit hebt ontmoet, zei Pachter.
Een zakelijke mail begin je met "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]", afhankelijk van hoe formeel je je bericht wil laten klinken. Bij een zakelijke mail is het belangrijk dat je de juiste opmaak gebruikt en goed controleert op spelling en grammatica, omdat je anders niet professioneel overkomt.
Aanhef. Wanneer je een mail stuurt naar iemand die je goed kent, spreek je de persoon op een informele manier aan. Een persoonlijke en informele Engelse mail begint daarom vaak met 'Dear', 'Hi' of 'Hey'. Na deze aanspreektitel volgt de naam van de persoon aan wie de mail gericht is.
Geachte mevrouw. Geachte heer. Geachte heer of mevrouw (als ook het geslacht onbekend is)
Een onbekende ontvanger aanspreken
Om een professionele toon te behouden, kunt u uitdrukkingen als "Geachte heer/mevrouw" of "Aan wie het aangaat" gebruiken wanneer de naam van de ontvanger onbekend is, maar u wel wat informatie hebt over het geslacht en de titel. In dat geval kunt u ook 'Geachte heer' of 'Geachte mevrouw' gebruiken.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
Moderne formele afsluiters
Ik hoop spoedig van u te horen. Met dank en vriendelijke groet, Ik zie uw antwoord graag tegemoet. Als u nog vragen heeft, dan hoor ik dat graag van u.
Hoi Linda, hoe gaat het? Sorry dat ik zo lang niet van me heb laten horen, maar ik heb examens gehad, dus ik heb elke vrije minuut gestudeerd. Hoe dan ook, ik zou graag al je nieuws horen en ik hoop dat we snel weer bij elkaar kunnen komen om bij te praten.