In formele brieven en e-mails is de aanhef bij voorkeur Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Pauwels of Geachte in combinatie met een ander zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld Geachte lezer, Geacht bestuur.
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je. Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
Als je de naam van de persoon aan wie je e-mail gericht is niet kent, gebruik dan een aanhef als 'Geachte Heer/Mevrouw', 'Geachte Voorzitter/Geacht Bestuur', of desnoods: 'Aan wie het betreft'. Begin je e-mail niet met 'Hallo', 'Hoi', 'Dag' of andere informele begroetingen.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Als je een e-mail stuurt naar onbekenden, vermijd dan het best 'Beste mevrouw' of 'Beste meneer' als je de genderidentiteit van die persoon niet kent. Opteer voor een neutrale aanspreektitel zoals 'Beste collega' of schrijf 'Beste + voor- en achternaam'.
Wat is de beste briefaanhef als je niet weet of de geadresseerde een man of een vrouw is? Als het geslacht van de geadresseerde onbekend (en niet te achterhalen) is, is het het gebruikelijkst om in de aanhef boven een brief of e-mail zowel heer als mevrouw te vermelden.
Er is geen sluitende argumentatie te geven voor of tegen het gebruik van een komma na de aanhef in een brief. Voorstanders van een komma wijzen op de analogie met een aanspreking in een zin; ook dan komt er een komma na de aanspreking: Jan, kom je nog?
Mogelijk zijn bijvoorbeeld Geacht bestuur, Geachte commissie of eventueel Geachte dames en heren. Geacht bestuur en Geachte commissie zijn tamelijk formeel. Informeler zijn bijvoorbeeld Beste bestuursleden en Beste leden van de tuincommissie.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Klassieke voorbeelden van een slotzin
Gebruik deze klassieke slotzinnen als eventuele inspiratie: Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet.
Een zakelijke e-mail schrijf je met een vaste indeling: inleiding, middenstuk, slot. De kern van je e-mail zet je in de eerste alinea. Dit is belangrijk omdat je met een wat langere e-mail het gevaar loopt dat de lezer de boodschap mist, omdat hij of zij moet scrollen.
Een man wordt in een formele brief of e-mail aangeschreven met heer. Als zijn naam niet bekend is, blijft die achterwege. De combinaties geachte mijnheer of geachte meneer worden bij voorkeur niet gebruikt in de aanhef van een formele brief of e-mail.
Als u de naam van de ontvanger niet kent, maar zeker weet dat het om een man gaat, gebruikt u Geachte heer. Als het om een vrouw gaat, gebruikt u Geachte mevrouw. Als een persoon in een bepaalde functie wordt aangesproken, zijn combinaties met Mijnheer de en Mevrouw de gebruikelijk, zonder het woord geachte.
Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.