Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen.
Verder kun je onbelaste vergoedingen geven voor een OV-abonnement, een maaltijd bij overwerk, verhuiskosten vanwege het werk, het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en voor (om)scholing van personeel. Daarnaast kun je tot een bepaald bedrag allerlei onbelaste vergoedingen geven aan je werknemer.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 23 cent per km (21 cent in 2023), vergoeding openbaar vervoer, VOG, maaltijden tijdens dienstreizen en een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag in 2024 (dit was € 2,15 in 2023). Daarnaast is er een aantal nihil-waarderingen voor verstrekkingen in natura aan personeel.
In 2023 mag je € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. T/m 2022 was dit € 0,19 per kilometer. Wil je meer vergoeden, dan kun je dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt het meerdere boven € 0,21 per kilometer ook belast vergoeden, dan betaalt je medewerker er loonbelasting over.
Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk. De afwijking van 30% van de gebruikelijkheidstoets (zie hieronder) geldt dus niet voor dit bedrag.
Wat is de vrije ruimte precies? Binnen de WKR zijn er verschillende onkostenvergoedingen aangewezen die je onbelast mag vergoeden aan jouw werknemers. Voorbeelden hiervan zijn een onbelaste reiskostenvergoeding of declaraties voor het bedrijf of een telefoon die noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk.
Binnen de WKR 2023 heb je als werkgever een vrije ruimte van 3% van de totale fiscale loonsom tot een bedrag van € 400.000,-. Dit komt neer op een vrije ruimte van maximaal € 12.000,-. Is jouw fiscale loonsom hoger dan € 400.000,-, dan is de vrije ruimte 1,18% van de totale loonsom van dat jaar.
Naast de gerichte vrijstellingen bestaan er nog extra vrijstellingen die onder het zogenaamde 'noodzakelijkheidscriterium' vallen (denk aan gereedschap of een telefoon) en bepaalde kosten die een 'nihilwaardering' hebben (bijvoorbeeld koffie op kantoor). Deze zaken vallen niet onder de werkkostenregeling.
De belastingdienst beschouwt een bonus of vergoeding tot 2.400 euro per kalenderjaar in ieder geval als gebruikelijk. Door je medewerkers dus maximaal een bonus van 2.400 euro te geven; voorkom je dat het verder onderzocht of getoetst zal worden.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
Hoogte vrije ruimte Wkr 2023
In 2023 was de vrije ruimte Wkr over het fiscale loon tot en met € 400.000: 3,0%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 was de vrije ruimte Wkr 2023: 1,18%. Dat is meer dan in 2022; werkgevers hebben dus meer financiële mogelijkheden om hun werknemers tegemoet te komen.
Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig. De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen. Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug.
De werkgever kan met de werkkostenregeling zaken belastingvrij aan werknemers vergoeden. Denk bijvoorbeeld aan een bonus. Net als vorig jaar is ook dit jaar 2021 de vrije ruimte vergroot.
Werkkostenregeling 2024: alles wat je moet weten
Deze regeling maakt het mogelijk om als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers te geven. Je kunt hierbij denken aan gereedschap, tablets, sportabonnementen, of kerstpakketten. Het is een flexibele regeling waarmee je medewerkers net dat extraatje kunt bieden.
Een werkgever met een aangiftetijdvak van een maand moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2020 daarom meenemen in de aangifte loonheffingen van februari 2021 die je in maart 2021 aangeeft en betaalt. Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'. Hier betaal je dus geen loonbelasting over.
In het Belastingplan 2022 introduceerde de regering een gerichte vrijstelling voor thuiswerken. Als werkgever mag je de thuiswerkvergoeding onbelast toekennen, als deze is aangewezen als eindheffingsloon. Hierdoor valt de thuiswerkvergoeding niet meer in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
Een vergoeding is loon dat is bedoeld voor bepaalde uitgaven en verstrekkingen zijn de uitgaven zelf.
U mag jaarlijks voor een bedrag van € 227 exclusief btw schenken aan personeel.
Bij de kleine geschenkenregeling moet je aan de volgende drie voorwaarden voldoen: De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen een dergelijke attentie geven. De werkgever geeft geen geld of een waardebon. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
Vrije ruimte in 2021 en 2022
Als de vergoedingen onder 3% van € 400.000 blijven dan zijn deze onbelast. In de praktijk komt het dus neer op een totaalbedrag van € 12.000 dat als onbelaste vergoeding te verstrekken is. Komt het bedrag daarboven dan geldt een vrije ruimte van 1,18%.