Mededelingen: Een mededeling is informatie waarover niet gediscussieerd hoeft te worden. Verwacht je dat dit wel gebeurt, dan is het geen mededeling maar een agendapunt dat van tevoren op de agenda moet staan.
Ingekomen stukken zijn brieven, rapporten en documenten gericht aan of in afschrift verstrekt aan de gemeenteraad.
Een vergaderagenda bestaat per type vergadering vaak uit een vast geraamte. Denk hierbij aan de opening, het vaststellen van de agenda, het bespreken van de afgesproken acties, mededelingen per onderwerp én een slot waarbij de afgesproken besluiten en acties geëvalueerd worden.
Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.
De vergadering begint met het bespreken van de agenda. De voorzitter vraagt of een van de leden nog meer zaken op de agenda wil plaatsen. Als besloten is dat de agenda moet worden aangehouden, vraagt de voorzitter om een motie om de agenda aan te nemen.
De algemene vergadering van een vennootschap bestaat uit alle aandeelhouders en is de hoogste instantie van de vennootschap. Ze komt minstens eenmaal per jaar samen. In de algemene vergadering wordt het beheer en de vertegenwoordiging van een vennootschap gedelegeerd aan één of meer zaakvoerders.
De actielijst geeft een overzicht van alle nieuwe actiepunten en de actiepunten die nog open staan uit vorige vergaderingen, inclusief de naam van de actiehouder en de deadline. Op de besluitenlijst staan alle besluiten die in de vergadering zijn genomen.
Raadsvergadering. In de raadsvergadering neemt de gemeenteraad besluiten over voorstellen en andere onderwerpen. Over sommige voorstellen zijn de politieke partijen het al eens, voordat de raadsvergadering plaatsvindt.
Vaststellen van de notulen
De notulen worden gemaakt door een notulist. Dit is een persoon die geen actieve rol vervuld gedurende de vergadering maar zich uitsluitend bezighoudt met het maken van dit gespreksverslag. Het vaststellen van de notulen dient om dit gespreksverslag officieel te bekrachtigen.
Tijdens vergaderingen moet de voorzitter elk agendapunt en het doel ervan introduceren, om bijdragen vragen, deelname aanmoedigen, ervoor zorgen dat anderen de vergadering niet domineren, taken delegeren, indien nodig stemmingen registreren en ervoor zorgen dat de vergadering volgens schema verloopt.
Een notulist is de verslaggever van een bijeenkomst, vergadering of overleg. “De notulist heeft tot taak het goed weergeven van het gesprokene, zodat de loop van een vergadering is terug te lezen in de notulen”, aldus Encyclo.nl.
De rol van de leider is om de vergadering te starten, ervoor te zorgen dat de agenda wordt gevolgd met soepele overgangen tussen agendapunten en om de vergadering af te sluiten . Recorder – De rol van de recorder is cruciaal om ervoor te zorgen dat belangrijke ideeën, thema's en acties worden vastgelegd zodat iedereen ze kan zien.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Mededelingen: Een mededeling is informatie waarover niet gediscussieerd hoeft te worden. Verwacht je dat dit wel gebeurt, dan is het geen mededeling maar een agendapunt dat van tevoren op de agenda moet staan.
Er zijn drie meest voorkomende vergaderdoelen: informeren, discussiëren en besluitvorming. Welk doel staat tijdens jouw vergadering bij de Ondernemershoeve centraal?
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
Laten we de vier verschillende rollen verkennen : Movers, Followers, Opposers en Bystanders , en hoe ze bijdragen aan de dynamiek van onze interacties. Movers nemen de leiding over gesprekken door actie te initiëren, agenda's te bepalen en discussies te focussen.
Opbouw van een gesprek. Een gesprek bestaat uit een voorbereiding, een introductie, de kern van het gesprek en de afsluiting en afspraken.
Rol versus functie
Een rol is een samenhangend pakket aan taken, door een of meerdere personen te vervullen, die een duidelijke bijdrage hebben tot het resultaat van (een deel van) de organisatie. Een rol wordt eenvoudig, duidelijk en resultaatgericht geformuleerd, waardoor hij toepasbaar is in alle afdelingen.