Het afboeken van onbetaalde facturen wordt crediteren genoemd. Aangezien je niet zomaar de oninbare factuur mag verwijderen uit je administratie, kun je hiervoor een creditnota aanmaken. Deze factuur heeft dezelfde eisen en opmaak als elke andere factuur, met als verschil dat de bedragen negatief zijn.
Gerechtsdeurwaarder. Een deurwaarder contacteer je in het kader van een procedure voor een minnelijke invordering of een gerechtelijke procedure voor de rechtbank. In het geval van een minnelijke invordering treedt de deurwaarder op als bemiddelaar en stuurt die eerst een schriftelijke aanmaning naar de schuldenaar.
Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Formele voorbeeldtekst
Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam]. Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Wanneer betalingsherinnering versturen? Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te verzenden 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U geeft zo een duidelijk signaal af aan uw debiteur dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Wees zo concreet mogelijk: vermeld het factuurnummer, het bedrag en de betalingstermijn en spreek af wanneer de factuur betaald zal worden. Hebt u in uw schriftelijke herinnering gewaarschuwd voor bijkomende administratieve kosten, tel ze dan bij het totaal verschuldigde bedrag en verantwoordt die beslissing.
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
Een vordering betekent dat een afgenomen dienst of product nog niet betaald is. In dit geval zijn dat de diensten of producten die je hebt geleverd. Oninbaar betekent dat je het geld niet kan innen. Betaalt je klant dus niet of maar gedeeltelijk, dan is de vordering (gedeeltelijk) oninbaar.
Een dotatie dubieuze debiteuren / oninbare factuur boekt u in als u verwacht geen betaling meer te ontvangen van uw debiteur. Dit bedrag boekt u exclusief btw. Dit doet u omdat de btw pas teruggevraagd wordt indien de factuur daadwerkelijk oninbaar lijkt. Daarna kunt u een voorziening treffen voor deze factuur.
Let op: In de meeste gevallen zult u openstaande facturen (debiteuren en crediteuren) afboeken via het inlezen van uw bankafschriften. Ga in het hoofdmenu naar Boekhouding en selecteer de optie Boeken.
Voorkom verjaring van je factuur via stuiting
Dan begint die terug vanaf de eerste dag te lopen. Een zakelijke factuur die bijvoorbeeld 9 jaar oud is, zal dan opnieuw 10 jaar lang invorderbaar zijn. De meeste zakelijke facturen zijn dus in de praktijk tot 20 jaar na datum opeisbaar als je op tijd stuit.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur? De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Het is mogelijk om een kortere betaaltermijn af te spreken, maar de wet stelt grenzen aan langere betaaltermijnen.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Ruim een derde van de bedrijven betaalt echter bewust te laat, omdat de eigen organisatie een andere betalingstermijn hanteert en nog eens een derde doet dit om zo de liquide middelen op peil te houden (30%). Volgens het onderzoek gaat het hierbij vooral om bedrijven die aan andere bedrijven leveren (45%).
Neem contact op met de opdrachtgever en vraag waarom de factuur nog niet is betaald. Maak vervolgens afspraken over wanneer jij de betaling kan verwachten. Is de opdrachtgever vaak te laat? Ga dan in gesprek en leg elke afspraak duidelijk schriftelijk vast.
De algemene verjaringstermijn voor facturen is twintig jaar. Een claim op grond van een vonnis verjaart zo na twintig jaar. Een factuur verjaart echter vijf jaar nadat de betalingstermijn is verstreken. Meestal is dat dertig dagen.
Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag binnen [aantal] dagen, over te maken op onze rekening [nummer] onder vermelding van uw klantnummer en het factuurnummer. Wij verzoeken u derhalve om binnen [aantal] dagen na dagtekening van deze herinnering het openstaande factuurbedrag op onze rekening [nummer] te voldoen.
Je kunt op verschillende manieren omgaan met dubieuze debiteuren. Bijvoorbeeld door een voorziening in te richten in je boekhouding en bedragen te corrigeren, of door standaard rekening te houden met de dubieuze debiteuren. Een toelichting bij beide methodes.
Fiscale voorziening dubieuze debiteur
Als een vordering op een debiteur wellicht niet wordt betaald (niet meer volwaardig is), kan deze (deels) worden afgewaardeerd. Deze afwaardering gaat ten laste van de winst. Hoe werkt dit? Voor de waardering moet u kijken naar alle omstandigheden op balansdatum.