Archiveren is het duurzaam en geordend bewaren van belangrijke informatie, zowel fysiek als digitaal, zodat deze vindbaar en bruikbaar blijft. Het betreft essentiële documenten, waaronder contracten, e-mails, beleidsstukken, facturen, projectdossiers en bedrijfsgegevens. Het doel is juridische bewijskracht en historisch inzicht te waarborgen. Nationaal Archief +4
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Documenten die doorgaans gearchiveerd moeten worden, zijn onder andere contracten, financiële gegevens, personeelsdossiers, documentatie met betrekking tot naleving van wet- en regelgeving, juridische documenten en dossiers van afgeronde projecten .
De vraag of je e-mails moet verwijderen of archiveren is niet helemaal duidelijk. Voor privéaccounts is het iets eenvoudiger: als de e-mail ongewenst is, spam bevat of nutteloze informatie bevat, kun je hem gerust verwijderen . Voor bedrijven geldt dat je ongewenste e-mails gerust kunt verwijderen, maar voor veel andere e-mails is het wellicht verstandiger om ze te archiveren.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
Bij de beslissing of u content moet verwijderen of archiveren, is het belangrijk te bedenken hoe vaak u de informatie nodig hebt. Als u de content regelmatig raadpleegt, is archiveren waarschijnlijk de betere optie, omdat u de informatie dan overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk houdt voor toekomstig gebruik.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Als deze e-mails werkgerelateerd zijn, kunnen ze gevoelige gegevens of informatie bevatten die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering . Sommige e-mails kunnen ook als bewijsmateriaal worden gebruikt voor naleving van wet- en regelgeving of in een rechtszaak. Om deze reden is e-mailarchivering een onmisbaar bedrijfsproces.
Als je oude berichten niet wilt verwijderen, kun je ze archiveren. Als je een bericht archiveert, staat het niet meer in je inbox, maar vind je het nog wel onder het label Alle e-mail.
Bespaart het archiveren van e-mails ruimte? Ja, het archiveren van e-mails bespaart ruimte in uw primaire inbox of database . Tijdens het archiveren worden e-mails verplaatst naar een aparte database op de servers van uw archiveringsprovider. Dit proces verwijdert de e-mails van uw server, terwijl u ze nog steeds kunt openen.
De Onafhankelijkheidsverklaring, de Amerikaanse Grondwet en de Bill of Rights , samen bekend als de Handvesten van Vrijheid, hebben de structuur van de overheid vastgelegd en blijven de rechten van Amerikaanse burgers waarborgen.
Gearchiveerde chats
Andere gesprekken zijn kort interessant en verwijdert u. Er zijn ook gesprekken die niet meer interessant zijn, maar die u wel wilt bewaren. Voor zulke chats heeft WhatsApp een digitaal archief. Dat archief heet 'gearchiveerde chats'.
Bewaar de producten bij een lage temperatuur en een lage relatieve luchtvochtigheid.
Houd de temperatuur onder de 24 graden Celsius (75 graden Fahrenheit). Houd de relatieve luchtvochtigheid (rH) onder de 65% om schimmelvorming te voorkomen en insectenactiviteit te verminderen. Vermijd een zeer lage relatieve luchtvochtigheid, omdat een relatieve luchtvochtigheid onder de 15% broos hout kan veroorzaken.
Hebben de documenten iets te maken met een lening? Dan moet u ze tien jaar bijhouden. Ook alle documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet u gedurende tien jaar bewaren. Verzekeringscontracten die te maken hebben met aansprakelijkheid, zoals een autoverzekering, moet u tien jaar bijhouden.
E-mails met cruciale gegevens, bronnen of belangrijke updates moeten worden bewaard voor toekomstig gebruik. Als de informatie niet bijdraagt aan uw doelen , kunt u de e-mail beter verwijderen. Door alleen waardevolle berichten te bewaren, vermindert u de hoeveelheid informatie en verbetert u uw focus.
Het archiveren van e-mails in Outlook 2016-2019 verwijdert e-mails in bepaalde datumbereiken en mappen van de mailserver en slaat ze permanent op uw lokale computer op . Houd er rekening mee dat elk Outlook-archiefbestand (.pst) op uw lokale harde schijf moet worden opgeslagen en niet op cloudopslagplatformen mag worden bewaard.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Tenzij je ze handmatig verwijdert of je e-mailprovider specifieke richtlijnen heeft voor hoelang gearchiveerde e-mails worden bewaard, kunnen e-mails zo lang als je wilt in het archief blijven staan.
Waar uw archief is, hangt af van welke dienst u gebruikt (Gmail, Outlook, WhatsApp, Google Foto's, etc.), maar het is meestal te vinden in een map of label genaamd 'Archief', 'Alle e-mail', 'Gearchiveerd', of soms via een zoekopdracht met in:archive.
Het archiveren van e-mails houdt in dat je ze uit je hoofdinbox of postvak in verwijdert zonder ze permanent te verwijderen. Deze gearchiveerde e-mails worden bewaard in een aparte map of archief binnen je e-mailaccount, waar je ze later kunt bekijken of terughalen indien nodig.
De principes van herkomst en oorspronkelijke ordening hebben invloed op de manier waarop archieven worden gecatalogiseerd en onderscheiden archiefcatalogi van die van bibliotheekboeken of museumobjecten.
Als je een e-mail archiveert, wordt deze verwijderd uit je inbox , maar je kunt hem altijd terugvinden onder 'Alle e-mails'. Archiveren is een handige functie waarmee je je inbox overzichtelijker kunt maken, maar e-mails toch kunt bewaren voor later gebruik.
Het kan veel tijd kosten om specifieke documenten te vinden, vooral als er geen goed indexerings- of zoeksysteem is . Fysieke archieven nemen veel fysieke ruimte in beslag, wat duur of moeilijk te onderhouden kan zijn. Digitale archieven vereisen grote opslagsystemen en regelmatige back-ups.
Opmerking: Het archiveren van een chat betekent niet dat de chat wordt verwijderd of geback-upt. Als je een nieuw bericht ontvangt in een gearchiveerde chat, blijft de chat standaard gearchiveerd, tenzij Chats gearchiveerd houden is uitgeschakeld op je telefoon.
Overzicht: Door een gesprek te archiveren, blijft het inkomende en uitgaande sms-verkeer gewoon doorgaan, maar verdwijnt het gesprek uit je 'gesprekken'-overzicht totdat er een bericht binnen dat gesprek wordt verzonden of ontvangen.