Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Is de aanmaning terecht, dan kunt u het beste direct, of in ieder geval tijdig, tot betaling overgaan. Is de aanmaning niet terecht dan is aan te raden om direct na ontvangst van deze aanmaning de schuldeiser schriftelijk mede te delen waarom u niet van plan bent te betalen.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Pas na het versturen van een aanmaningsbrief waarin ze vanaf het moment dat ze de aanmaningsbrief hebben ontvangen, krijgen zij van de Wet nog minimaal 14 dagen de tijd om kosteloos uw factuur te betalen.
In de tweede of laatste aanmaning verwijst u naar de eerste aanmaning en de factuur, en neemt u er dezelfde gegevens in op als in de eerste aanmaning. Maar in deze laatste aanmaning neemt u óók nog een waarschuwing voor uw klant op: als hij of zij nu nog niet betaalt geeft u de vordering uit handen.
Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen. Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Op dit moment is de schuldenaar in verzuim.
Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Moet een leverancier eerst een herinnering sturen zonder kosten als een factuur niet betaald werd? Nee. De leverancier kan altijd in zijn algemene voorwaarden bepalen dat er kosten verbonden zijn aan de aanmaning.
Die incassokosten moet de debiteur betalen, ook als hij dan alsnog de factuur betaalt. Het incassobureau zal er zeker werk van maken om die kosten binnen te halen.
Vraag een betalingsregeling
Neem dan contact op met het incassobureau of bedrijf en vraag om een betalingsregeling. Of stuur onze voorbeeldbrief betalingsregeling. U kunt de rekening dan misschien in delen betalen. Probeer te voorkomen dat het incassobureau of bedrijf naar de rechter gaat.
De schuldeiser kan echter weigeren om u een afbetalingsplan toe te kennen. Een gerechtsdeurwaarder zal zoveel als mogelijk proberen om tot een oplossing te komen en har- de maatregelen, zoals verkoop van uw inboedel of uithuiszetting, te vermijden.
Deurwaarder beslaglegging inboedel huisgenoot
Wanneer u met een huisgenoot samenwoont, die tevens uw partner is, dan kan dit blijken uit een huwelijk of uit een samenlevingsovereenkomst. De deurwaarder kan dan beslag leggen op de spullen van uw partner.
Een schuldeiser mag geen informatie opvragen of meedelen aan uw buren, familie, vrienden.... Hij mag ook geen schuld invorderen wanneer u in het bijzijn bent van iemand anders. De schuldeiser mag u niet contacteren via telefoon of door een huisbezoek tussen 22u en 8u.
Een incassobureau is een bedrijf dat schulden int. Dat doet het bedrijf in opdracht van een schuldeiser. Zodra een incassobureau ingeschakeld is, loopt het contact via het incassobureau en niet meer rechtstreeks met de schuldeiser. Voor deze werkzaamheden brengt het incassobureau kosten in rekening.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
Hoe ziet een aanmaningsbrief er uit? Als je klant nog moet betalen terwijl de betaaltermijn al voorbij is, stuur je eerst een herinnering. Dit is meestal een vriendelijk berichtje waarin je jouw klant herinnert aan de openstaande factuur. Een klant kan de factuur vergeten zijn en betaalt vaak alsnog na dit bericht.