Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever zelf bepalen wat u onbelast aan uw werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
Over 2024 mag u onbelast vergoedingen of geschenken geven tot maximaal 1,92% (2023: 3,0%) over de totale jaarlijkse loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% over de resterende loonsom van alle medewerkers.
Key takeaways. Met de werkkostenregeling (WKR) kun je onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. In 2024 & 2025 is de vrije ruimte in de WKR verhoogd naar 1,92% van de loonsom tot € 400.000, en 1,18% boven deze loonsom. Onder de WKR vallen diverse vergoedingen zoals cadeaubonnen, bedrijfsuitjes, en gereedschap.
Binnen de werkkostenregeling (WKR) bestaat de concernregeling. De WKR geldt per werkgever, tenzij je de concernregeling toepast. Dan mag je alle vrije ruimtes binnen 1 concern samenvoegen. Je kunt de concernregeling toepassen als een moedermaatschappij minimaal 95% eigenaar is van een of meerdere dochtermaatschappijen.
Vergoeding uitkeren via werkkostenregeling (WKR)
Voorwaarde is wel dat die vergoeding gebruikelijk is. Dit wil zeggen dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden normaal is. Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk.
Werkgevers kunnen onbelaste onkostenvergoedingen geven voor werkgerelateerde uitgaven zoals reiskosten, thuiswerken, verhuiskosten en vrijwilligersvergoedingen. Belaste vergoedingen omvatten privé-uitgaven zoals kleding en boetes.
WAT HOUDT DE WKR IN? WKR staat voor werkkostenregeling. Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat je aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon. Een voorbeeld is een kerstpakket of een personeelsfeest op een externe locatie.
Wat is de maximale onkostenvergoeding? De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2024 is de vrije ruimte 1,92% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord.
Iedereen mag u belastingvrij € 2.690 (€ 2.658 in 2024) schenken. U hoeft daarover geen aangifte schenkbelasting te doen. Zolang u maar in de gaten houdt dat u schenkingen van partners bij elkaar op moet tellen. Krijgt u bijvoorbeeld een bedrag van zowel uw oom als uw tante?
Als u uw werknemers een cadeaubon geeft, beschouwt de IRS dit als een contant equivalent extraatje . Dit betekent dat u de waarde van de kaart op hun Formulier W-2 als loon moet opgeven, zodat zij inkomstenbelasting over het bedrag kunnen betalen.
Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte Wkr. Deze vergoedingen noemen we de gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld: verhuiskosten vanwege werk, maaltijden bij overwerk, ov-abonnementen, kosten voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) of omscholingskosten.
Gemengde kosten via de werkkostenregeling beperkt aftrekbaar? Als u als werkgever zaken vergoedt en/of verstrekt aan uw personeel, zijn deze kosten voor u in principe aftrekbaar van de winst. De kosten zijn ook aftrekbaar als u ze onderbrengt in de werkkostenregeling.
Hoe bereken je de WKR? Om de WKR te berekenen, neem je eerst de totale loonsom van de organisatie.De totale loonsom vermenigvuldig je vervolgens met de juiste percentages.
Voor de werkkostenregeling 2024 geldt dat je een vrije ruimte hebt van 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dit betekent dat je met een loonsom van € 400.000 in 2024 maximaal € 7.680 onbelast kunt besteden.
U kunt vergoedingen rechtstreeks integreren in uw salarisadministratiesysteem of werknemers afzonderlijk vergoeden voor onkosten via cheque of directe storting . Hoewel handig voor de werkgever, moet u er rekening mee houden dat onkostenvergoedingen via salarisadministratie kunnen betekenen dat werknemers langer moeten wachten om hun geld terug te krijgen.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 2 procent* van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'. Hier betaal je dus geen loonbelasting over.
Wat is de fiscale loonsom WKR? Alle beloningen die je normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR.
Een bedrijfsfeest in je eigen bedrijfspand organiseren is niet alleen ontzettend handig, maar ook een stuk voordeliger dan buitenshuis. Je kunt je bedrijfsfeest dan namelijk zo organiseren dat het fiscaal aftrekbaar is.
De WKR omvat alle vergoedingen, verstrekkingen en zakelijke voorzieningen die horen bij het loon (eventueel in natura) binnen een dienstverband of dienstbetrekking. Soms vallen ze onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering en anders binnen de vrije ruimte.
Wanneer blijkt dat door alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte is overschreden, dan moet je over het meerdere 80% eindheffing afdragen in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Deze eindheffing komt voor rekening van jou als werkgever en mag dus niet worden verhaald op de werknemers.
Er geldt een doelmatigheidsgrens van €2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
De thuiswerkvergoeding in 2024 bedraagt maximaal 2,35 euro netto per dag. Hoe hoog de thuiswerkvergoeding maandelijks exact is, hangt dus af van het aantal dagen per maand dat een werknemer thuiswerkt.