De Proceskaart helpt je om je processen in kaart te brengen. Een proces is een set van activiteiten die elkaar op volgen om een bepaald resultaat te behalen. Elk proces heeft een begin en een einde. Een proces wordt door een trigger in gang gezet en heeft altijd een resultaat.
Een proceskaart schetst de afzonderlijke stappen binnen een proces, identificeert taakeigenaren en detailleert verwachte tijdlijnen . Ze helpen bij het communiceren van processen tussen belanghebbenden en onthullen verbeterpunten. De meeste proceskaarten beginnen op macroniveau en bieden vervolgens meer details indien nodig.
Het in kaart brengen van processen is de basis voor verbetering. Het geeft je inzicht in wat er goed gaat, waar knelpunten zitten, en hoe je efficiënter kunt werken. Zonder een duidelijk overzicht werk je mogelijk dubbel, lopen kosten op, en blijven verbeteringen uit.
Proces mapping symbolen
Processtap: Een rechthoek vertegenwoordigt een activiteit of taak in het proces. Flow: Pijlen verbinden stappen in het proces en tonen de richting van de flow. Decision: Een ruit illustreert een punt waarop een beslissing moet worden genomen, meestal met "ja" of "nee" opties die vanaf dit punt vertakken.
Denk bij een proces voorbeeld aan het aanvragen van een paspoort, een verklaring omtrent het gedrag of verlengen van je rijbewijs bij een gemeente, het boeken van een reis en het aanvragen van een verzekering bij een reisorganisatie.
Stap 1: Definieer de procesgrenzen
De eerste stap bij het maken van een proceskaart is het definiëren van de grenzen van het proces. Dit omvat het identificeren van de start- en eindpunten van het proces, evenals alle subprocessen of handoffs die erbij betrokken zijn.
Procesmapping creëert uw bedrijfsblauwdruk
Er zijn veel voordelen aan het maken van business process maps, waaronder: Duidelijkheid over de huidige status van uw processen . Het proces zichtbaarder maken in het hele bedrijf. Het identificeren van plekken voor automatisering en procesverbetering.
De top 5 van procesmappingbenaderingen (high level mapping, detailed mapping, SIPOC, swimlane diagrammen en Value Stream Mapping ) bieden elk unieke voordelen en zijn geschikt voor verschillende scenario's.
Een proceskaart bestaat uit drie hoofdcomponenten: inputs, activiteiten en outputs . Inputs geven de grondstoffen of bronnen weer die nodig zijn om het proces te starten, terwijl activiteiten de stappen vertegenwoordigen die zijn genomen om de bewerking uit te voeren. Tot slot illustreren outputs het voltooide product of de voltooide dienst en de kwaliteit ervan.
Wat is de definitie van process mapping? Process mapping zijn de activiteiten die gedaan worden om in kaart te brengen welke acties in een proces worden uitgevoerd, door wie, wie er verantwoordelijk is, wanneer het proces start en eindigt en hoe het succes van een proces bepaald wordt.
Je kunt heel gemakkelijk en snel een processenboom maken door gebruik te maken van de rechtermuistoets. Wanneer je naar Processen gaat onder de menukeuze Beheer, kun je gebruik maken van deze rechtermuistoets. Afhankelijk van waar je met de muis op de boom klikt, krijg je andere functies te zien.
Een procesmanager moet in de aanloopfase vijf fases doorlopen, te weten verkennen, verbinden, vergroten, versnellen en vieren of verwerken.
Een proces omvat wat en door wie er moet worden gedaan met de input om het beoogde resultaat - de output - te bereiken. Een procedure beschrijft verhalend wat en hoe moet worden gedaan en raakt daarbij doorgaans meerdere processen.
Deze bestaat uit vijf deelprocessen: registreren, controleren, corrigeren en rapporteren. Als je die stuk voor stuk goed voor elkaar krijgt, ben je op weg naar een optimale financiële administratie.
Een proces is een serie van opeenvolgende activiteiten. Deze activiteiten hebben een duidelijk doel: een eindresultaat.” Het zijn dus een aantal activiteiten die elkaar opvolgen met als doel een bepaald resultaat. Vaak doe je dit min of meer op dezelfde manier, het wordt een routine of gewoonte.
Per procesbeschrijving breng je in kaart: WAT er gedaan moet worden (de activiteiten, of ook wel processtappen genoemd) door WIE (welke rol(len) per activiteit, welke functionaris vervult welke rol) aan welke NORMEN moet worden voldaan.
Registraties zorgen ervoor dat je grip krijgt op de output van de processen. Hiermee zie je wat de processen verrichten wanneer er volgens de procedures wordt gewerkt. Wanneer je ziet dat dit niet de gewenste output oplevert, kan hierop meteen actie ondernomen worden.