Een private aanbesteding is een vrijwillige inkoopprocedure waarbij een niet-overheidsorganisatie (bedrijf of stichting) meerdere marktpartijen uitnodigt om te bieden op een opdracht. In tegenstelling tot overheidsaanbestedingen geldt hier geen wettelijke plicht, maar zodra een proces wordt gestart, moeten (gewekte) verwachtingen over eerlijkheid en transparantie worden nageleefd. Van Heeswijck Aanbestedingsadvocaat +3
De verschillende soorten aanbestedingen
Aanbestedingen van de particuliere sector hoeven wettelijk gezien niet op overheidsportalen te worden gepubliceerd . Dit betekent dat bedrijven in de particuliere sector hun eigen aanbestedingsbeleid volgen om te bepalen waar en wanneer hun aanbestedingen worden gepubliceerd, en wie er vervolgens op kan bieden.
Aanbestedingen in de particuliere sector worden gefinancierd door het bedrijf zelf, via eigenaren en aandeelhouders. Overheidsaanbestedingen daarentegen worden gefinancierd door belastingen, subsidies en leningen van de overheid.
Er is technisch gezien geen groot verschil; 'tender' is het Engelse woord voor 'aanbesteding', maar in de praktijk wordt 'aanbesteding' meestal gebruikt voor wettelijk verplichte overheidsopdrachten en 'tender' vaker voor commerciële opdrachten, hoewel de termen vaak door elkaar gebruikt worden en 'tender' ook kan verwijzen naar het proces van het indienen van een inschrijving binnen zo'n opdracht. Een aanbesteding is het totale proces van een opdrachtgever die een opdracht openstelt, terwijl een tender de inschrijving (offerte) is die een bedrijf indient om deel te nemen aan dat proces.
Een van de vele voordelen van inschrijven op aanbestedingen is dat u langetermijncontracten kunt binnenhalen . Het verkrijgen van een plek in een langetermijncontract of raamovereenkomst kan een aanzienlijke impact hebben op de continuïteit van uw bedrijf. Dit is een van de andere belangrijke voordelen van inschrijven op aanbestedingen.
€ 5.538.000,- voor werken die voor meer dan 50% rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd. Dit was eerder €5.382.000,-; € 221.000,- voor diensten die voor meer dan 50% rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd.
Waar het gaat om een klassieke overheidsopdracht is het drempelbedrag vastgesteld op € 750.000,- (artikel 4 sub d Richtlijn 2014/24). Voor speciale-sectoropdrachten ligt de drempelwaarde op € 1.000.000,- (artikel 15 sub c Richtlijn 2014/25).
Inkoop is het proces van het aanschaffen van goederen, diensten en materialen van leveranciers. Het omvat het vaststellen van een behoefte, het onderzoeken van leveranciers, het onderhandelen over contracten en het beheren van het inkoopproces .
De publieke sector en de private sector verschillen in hun doelstellingen, werkwijze en impact op de samenleving. De publieke sector wordt gedreven door het algemeen belang en streeft ernaar essentiële diensten te leveren, terwijl de private sector zich richt op innovatie, concurrentie en winstmaximalisatie .
Wanneer is een openbare aanbesteding verplicht? Er zijn drempelwaarden vastgelegd, afhankelijk van het type opdracht (werken, diensten, leveringen). Boven deze drempels is een openbare aanbesteding verplicht. Voor zeer grote opdrachten gelden de Europese drempelwaarden, die onderworpen zijn aan strengere regels.
Een overnamebod moet minimaal 20 werkdagen na aanvang open blijven. Overnamebiedingen worden echter vaak niet binnen 20 werkdagen afgerond als niet aan de voorwaarden binnen die initiële periode is voldaan. Bovendien moet een bod minimaal 10 werkdagen open blijven na bepaalde materiële wijzigingen.
Overheidsopdrachten betreffen de aankoop door overheidsinstanties van goederen, werken (zoals bouwprojecten) of diensten van particuliere bedrijven. Voorbeelden van overheidsopdrachten – of overheidscontracten – zijn de aanschaf van computers voor een politiebureau, de levering van water, gas en elektriciteit aan burgers, en de bouw van een ziekenhuis of een weg .
Een openbare procedure duurt normaal minimaal 45 kalenderdagen. Een niet-openbare procedure duurt minimaal 70 kalenderdagen. Bij een niet-openbare procedure bedraagt de aanmeldtermijn, tussen aankondiging van de opdracht en ontvangst van een verzoek tot deelneming, minimaal 30 kalenderdagen.
Er zijn drie hoofdsoorten aanbestedingen: open aanbesteding, selectieve aanbesteding en onderhandelingsaanbesteding .
De aanbestedingsplicht geldt in principe alleen voor opdrachten van zogenaamde aanbestedende diensten, dus niet voor private partijen. De Aanbestedingswet 2012 stelt het gebruik van de publicatiemodule van TenderNed voor het doen van o.a. (voor) aankondigingen verplicht.
Hoe bereid ik een aanbesteding voor?
De aanbestedingshervorming legt de nadruk op zeven kernprincipes: efficiëntie, kostenbesparing, integriteit, eerlijkheid, transparantie, geschiktheid voor het doel en waar voor je geld . In kader 1.1 wordt elk principe gedefinieerd.
Een workflow voor goedkeuring van inkoop is een gestructureerd proces dat de stappen, betrokkenen en voorwaarden definieert die nodig zijn voor het autoriseren van aankopen binnen een organisatie . Het is een cruciaal onderdeel van het inkoopproces en zorgt ervoor dat aankopen voldoen aan het bedrijfsbeleid, budgetten en wettelijke voorschriften.
Hier zijn enkele bewezen strategieën en tips om je te helpen een aanbesteding te winnen.
"Laagste acceptabele offerte" betekent een offerte die voldoet aan alle specificaties en voorwaarden van de aanbesteding en die de laagste prijs heeft in vergelijking met andere offertes .
De nieuwe drempelwaarde voor overheidsopdrachten voor werken stijgt van momenteel 5 382 000 euro naar 5 538 000 euro. Voor overheidsopdrachten voor leveringen en diensten van centrale overheden gaat de drempelwaarde van momenteel 140 000 euro naar 143 000 euro.
Nieuwe drempelbedragen
Het drempelbedrag voor leveringen en diensten voor centrale overheden verandert van EUR 143.000 naar EUR 140.000. Het drempelbedrag voor leveringen en diensten voor decentrale overheden en publiekrechtelijke instellingen verandert van EUR 221.000 naar EUR 216.000.
Er zijn twee soorten procedures die zowel voor Europese en nationale aanbestedingen kunnen worden gehanteerd: de openbare en de niet-openbare aanbestedingsprocedure. Daarnaast kunnen voor nationale aanbestedingen de enkelvoudig en meervoudig onderhandse procedures worden gehanteerd.
Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij de aanbestedende dienst zelf bepaalt hoeveel en welke inschrijvers een offerte mogen indienen. Er zijn twee typen onderhandse aanbestedingen: enkelvoudig en meervoudig onderhands.