Formele e-mails beginnen meestal met een formele aanhef, zoals "Geachte heer/mevrouw [achternaam]" of "Geachte [functietitel/functie]", gevolgd door een dubbele punt. Het gebruik van de achternaam van de ontvanger en een passende titel voegt een niveau van respect en formaliteit toe.
Zo bevat een zakelijke brief het adres van de geadresseerde en de afzender, de datum en eventuele bijlagen. Een zakelijke brief is veel formeler geschreven dan een persoonlijke brief aan een vriend of klasgenoot.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Alleen bij e-mails die niet gericht zijn aan een concrete persoon maar aan een bedrijf of afdeling, is de aanhef “Geachte heer, mevrouw” acceptabel. Het is daarom van belang je af te vragen in welke volgorde je de geadresseerden in de begroeting plaatst.
Hoe begin je je e-mail? Begin altijd met een aanhef. Goede tip. Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw.
Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest.Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
In een brief of een e-mail doe je dat meteen aan het begin met de aanhef. Met deze introducerende woorden begroet je de lezer. Dat kan op een formele manier met bijvoorbeeld Geachte of op een informele manier met bijvoorbeeld Beste.
Met formele varianten worden woorden en woordcombinaties bedoeld die een stijf, plechtig karakter hebben. Formele woorden komen vooral in geschreven taal voor. Ze worden ook wel ambtelijke woorden of stadhuiswoorden genoemd.
Een aanspreking met Geachte is het formeelst en bruikbaar in onder meer officiële contexten. Beste en Dag zijn informeler. Ze klinken iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Ze zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten.
Formele normen zijn regels die vastgelegd zijn in wetten, voorschriften of reglementen. Ze staan dus ergens op papier, iedereen kan hier kennis van nemen en wordt vaak ook geacht hier kennis van te nemen. Formele normen zijn dus heel duidelijk, iedereen weet wat dat betreft waar hij aan toe is.
Een zakelijk brief schrijf je met een vaste indeling: aanhef, inleiding, kern, slotalinea en afsluiting. Het is belangrijk dat je boodschap helder is. Denk dus na over wie de ontvanger is en over wat je wilt bereiken voordat je gaat schrijven. Vroeger moest je een zakelijke brief schrijven in formele taal.
De eerste vraag is of de correspondentie het best kan beginnen met Geachte of Beste. Bij brieven is Geachte meestal de aangewezen aanhef. Dat heeft ermee te maken dat brieven tegenwoordig eigenlijk alleen nog maar in vrij formele situaties gebruikt worden, en daar past uiteraard een formele aanhef bij.
Als ook de naam van de geadresseerde niet bekend is, is een aanhef met een rolbenaming mogelijk, bijvoorbeeld Beste klant. Als het niet mogelijk is om een naam of een rolbenaming te vermelden in de aanhef, kan Beste (of Geachte) zelfstandig worden gebruikt als aanhef.
Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
Een formele begroeting begint met Geachte. Daarna volgt mevrouw of meneer en dan de familienaam als je die kent. Beste is informeel.
Beste is informeler dan Geachte. Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Vervang deze eens door de moderne variant: Uw antwoord zie ik graag tegemoet.Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd.
Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet. Wij zien het stuk met belangstelling tegemoet.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Formele woorden hebben een stijf, plechtig karakter. Zulke woorden komen vooral in geschreven taal voor. Ze worden ook wel ambtelijke woorden of stadhuiswoorden genoemd. Veel mensen gebruiken formele woorden omdat ze denken dat het op papier of in een officiële context allemaal een beetje meer of anders moet zijn.