De kascommissie controleert, in het geval van een vereniging namens de leden, de jaarrekening en het financieel jaarverslag.
Als kascommissie moet je alle boeken en bescheiden van de vereniging kunnen bekijken. Denk hierbij aan de financiële administratie en de ledenadministratie, maar ook de notulen van bestuursvergaderingen. Het bestuur is verplicht om deze informatie te verstrekken.
De kascommissie (ook: kascontrolecommissie, soms afgekort tot kcc, kkk, kascie, of kasco) van een vereniging is een speciale, onafhankelijke commissie die de boekhouding van de vereniging controleert. De belangrijkste taak van de commissie is het controleren van de jaarrekening, gemaakt door de penningmeester.
De leden worden voor één jaar benoemd en maximaal twee maal herbenoemd. Het bestuur doet elk jaar in de algemene leden vergadering een benoemingsvoorstel voor de vacature(s) in de kascommissie dat is afgestemd met de voorzitter van de nog fungerende kascommissie.
Wat is een kascontrole? Tijdens deze controle worden de kosten zoals die zijn opgegeven in de resultatenrekening gecontroleerd door de kascommissie. Er wordt grotendeels nagegaan of voor alle betalingen een betalingsbewijs beschikbaar is. Dit betalingsbewijs volgt uit een specificatie van de uitgaven.
Een van de belangrijke zaken bij een kascontrole is om te controleren of er voor elke betaling een betalingsbewijs (factuur) aanwezig is. Neem je bij zo'n controle de boeking in de administratie als basis en niet de ordner met facturen. Je komt er anders niet achter of er een factuur ontbreekt in je administratie.
Een kascontrole begint altijd met het tellen. Al het kasgeld wordt geteld, van het grootste biljet tot de kleine eurocenten. Zo'n telling wordt vaak 's avonds uitgevoerd, bij het sluiten van de winkel. Een ideale manier om de telling uit te voeren is door telkens met twee de telling te doen.
Decharge wordt in beginsel verleend door de algemene vergadering van aandeelhouders.
Zij onderzoekt het financieel verslag en of de (wettelijke) regels worden nageleefd. Het instellen van een kascommissie is wettelijk verplicht, tenzij de boeken door een externe accountant worden gecontroleerd of er een raad van toezicht/commissarissen is.
Elke vereniging binnen de KNMO is verplicht om een kascommissie te hebben. Deze verplichting vloeit voort uit de wet: de wetgever wil dat elke jaarrekening gecontroleerd wordt vóórdat de ledenvergadering deze goedkeurt. Ook in vrijwel alle statuten staat voorgeschreven dat er een kascommissie moet zijn.
De kascommissie wordt jaarlijks benoemd. Ontslag van de commissie of van een commissielid door het bestuur is niet mogelijk.
De jaarrekening van een VvE moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gereed zijn. De jaarrekening van een VvE moet worden gecontroleerd door een kascommissie of een externe accountant. In het geval van een kascommissie: de kascommissie moet bestaan uit minimaal twee bij de VvE aangesloten leden.
Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie. Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is.
Als er geen kascommissie is, dan zal een accountant of een raad van commissarissen de jaarstukken moeten controleren, dat staat in de wet (art.2:48 BW).
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
Kascontrole. Bij het regelmatig bijwerken van je kasboek hoort ook het natellen van je kasgeld. Je kasgeld moet overeenkomen met het saldo in het kasboek. Een wekelijkse kascontrole komt in de praktijk vaak voor.
De penningmeester (M/V) regelt de financiële administratie van een vereniging, commissie, club of stichting. Dit is geen beschermd beroep met een keurmerk; in feite kan iedereen met affiniteit voor boekhouden een penningmeester worden.
Decharge komt uit het Frans en betekent zoveel als kwijting. Met decharge verlenen wordt het beleid goedgekeurd en wordt de bestuurder van verdere plicht ontheft. Kortom de aansprakelijkheid van een bestuurder voor het gevoerde beleid wordt gekweten. Bijvoorbeeld na het goedkeuren van de jaarstukken.
Het dechargeren, kwijten of uitslaan van een persoon is het ontlasten van een persoon van een bepaalde verantwoordelijkheid, zijnde een takenpakket, functie, ambt of verplichtingen in het algemeen.
Het is de ledenvergadering die decharge geeft aan het bestuur. De decharge wordt dus niet alleen aan de penningmeester gegeven en ook niet door de kascommissie. Decharge houdt in dat de bestuursverantwoording wordt goedgekeurd en daarmee ook het gevoerde bestuur.
Hoe krijg je decharge? Om op een juridisch juiste manier decharge te krijgen moet het een officieel punt op de agenda van de ALV zijn. Als je afscheid neemt als bestuurslid kun je daarom het beste zelf vroegtijdig vragen of de voorzitter of secretaris het onderwerp op de agenda van de ALV zet.
De Kascommissie controleert de jaarstukken en brengt van haar bevindingen verslag uit aan de ALV. De Kascommissie heeft dus een controlerende en een adviserende taak.
Het lezen van de balans doe je door naar de bezittingen, het vreemd vermogen (schulden) en het eigen vermogen van jouw bedrijf te kijken. De balans bestaat uit twee kolommen die met elkaar in evenwicht moeten zijn.