In het Nederlandse taalgebied zijn onderstaande aanspreekvormen gebruikelijk, hoewel zij sinds de jaren vijftig minder worden gebruikt. Hieronder de titulatuur en de aanspreekvormen die gebruikelijk zijn in Nederland en Vlaanderen:
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt. Er bestaan verschillende formules, van formeel tot zeer intiem.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter. Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
Er is geen sluitende argumentatie te geven voor of tegen het gebruik van een komma na de aanhef in een brief. Voorstanders van een komma wijzen op de analogie met een aanspreking in een zin; ook dan komt er een komma na de aanspreking: Jan, kom je nog?
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord. In de praktijk wordt Beste vaak zelfstandig als aanhef gebruikt, maar niet iedereen wordt graag op die manier aangeschreven. Het is daarom aan te raden om Beste altijd te laten volgen door een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Wat is de beste briefaanhef als je niet weet of de geadresseerde een man of een vrouw is? Als het geslacht van de geadresseerde onbekend (en niet te achterhalen) is, is het het gebruikelijkst om in de aanhef boven een brief of e-mail zowel heer als mevrouw te vermelden.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
In de adressering en de aanhef van een formele brief of e-mail is heer het gebruikelijke woord. In de aanhef van minder formele brieven en e-mails wordt steeds meer de combinatie van beste met mijnheer of meneer gebruikt. Die vormen zijn niet aan te raden in formele brieven of e-mails.
De aanspreking
Als je die kent, vermeld dan de academische titel ('prof. ' of 'dr. ') plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met 'heer' of 'mevrouw' plus achternaam.
Om een advocaat in zijn of haar functie aan te spreken, gebruiken we de aanspreektitel meester, meestal in combinatie met de familienaam. Ook in de aanhef van een brief of e-mail wordt meester geschreven, zonder het bijvoeglijk naamwoord geachte. Meester wordt als mr.
Voor de mondelinge aanspreking van een vrouw is mevrouw de gebruikelijke vorm. Dat geldt ook voor de adressering en de aanhef van een brief of e-mail. Als een vrouw in een bepaalde functie wordt aangesproken, wordt ook mevrouw gebruikt, bijvoorbeeld in de aanhef van een brief of e-mail.
Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.
De aanhef L.S. (Lectori salutem) is verouderd. Als u een brief verstuurt die door verschillende personen zal worden gelezen, kunt u het best een dubbele aanhef gebruiken. In deze vormen van aanhef kan ook altijd mevrouw op de eerste plaats staan.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Bij een formele zou je kunnen doen: Geachte heer/mevrouw. Wat te doen bij een informele? Beginnend met bijvoorbeeld 'Beste ...'
Dus hoeft niet aan het begin van de zin te staan: Ik moest dus van het fietspad af. En dus kan ook gebruikt worden in combinatie met een oorzaak of reden: O, daarom moest je dus van het fietspad af.
'Aangezien' is een voegwoord; het leidt een zin in. Het is synoniem met: omdat, doordat. Aangezien zijn gezondheid slecht is, kan hij niet op reis gaan.
Voegwoorden aan het begin van de zin
Zinnen die beginnen met voegwoorden als 'en' of 'maar' of 'want' of 'omdat'. Voegwoorden zijn woorden die deelzinnen met elkaar verbinden. Volgens een ongeschreven regel mogen zinnen niet met een voegwoord beginnen.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.