Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
Een digitale postkamer automatiseert inkomende poststromen, zowel fysiek (papier) als digitaal (XML, PDF, email, etc.). Papieren documenten worden met behulp van documentscanners gedigitaliseerd en verwerkt met OCR (Optical Character Recognition) technologie.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Bij gegevensopslag ligt de nadruk op actieve gegevens die regelmatig worden gebruikt voor verschillende handelingen, terwijl bij gegevensarchivering de nadruk ligt op de langetermijnbewaring van gegevens die niet actief worden gebruikt, maar die moeten worden bewaard voor naleving van wet- en regelgeving of andere doeleinden .
Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief.Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren.
Het is belangrijk om archieven te digitaliseren zodat iedereen altijd en overal toegang kan krijgen tot die informatie. De papieren stukken zijn daardoor ook minder onderhevig aan slijtage. Veel archiefonderzoek kan nu gedaan worden door gebruik te maken van de scans.
Maak meerdere onafhankelijke kopieën van digitaal materiaal en sla deze op verschillende geografische locaties op . Gebruik een combinatie van online opslagsystemen en offline media. Gebruik verschillende soorten opslagtechnologie om risico's te spreiden en een balans te bereiken tussen gegevensveiligheid, eenvoudige toegang en beheersbare kosten.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Met iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Postkamer) kunt u binnen uw organisatie een virtuele hub creëren waar alle inkomende zakelijke correspondentie / post onmiddellijk bij ontvangst wordt verwerkt, automatisch naar de juiste medewerkers wordt doorgestuurd en juridisch conform wordt gearchiveerd in digitaal formaat ...
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten.
Gearchiveerde gegevens kunnen worden opgeslagen op hardwareapparaten of in de cloud . Als gegevens worden opgeslagen op een lokale externe harde schijf, moet iemand de schijf ophalen en op een computer aansluiten wanneer de gegevens moeten worden geopend. Voor cloudgegevensopslag is het belangrijk om te overwegen hoe snel u toegang nodig hebt.
Bewaar je oude documenten op een koele, droge plek
Het is ook een goed idee om de documenten uit de buurt van direct zonlicht te houden, omdat dit na verloop van tijd kan leiden tot verbleking of verkleuring. Bovendien moet je ervoor zorgen dat de ruimte schoon en stofvrij is, omdat dit de documenten kan beschadigen.
Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.
Solid state drives zijn de nieuwere dataopslagapparaten die flashgeheugen gebruiken om data op te slaan. Ze zijn duurder, maar ook betrouwbaarder, duurzamer en energiezuiniger dan HDD's. Ze hebben geen bewegende onderdelen, wat betekent dat ze minder snel kapotgaan of beschadigd raken.
Als we beginnen met de basisdefinitie van digitaal archief, is het een proces van het bewaren en organiseren van digitale gegevens voor langetermijntoegang en -opvraging . Simpel gezegd is het een vervanging voor het papieren archief, waarbij sprake is van een systematische opslag van elektronische gegevens en informatie.
Archieven moeten worden opgezet in een veilige, veilige omgeving . Zorg voor voldoende ruimte om materialen te huisvesten, schappen en kasten te verkrijgen en werktafels, computerstations, media-afspeelapparatuur en andere dingen op te zetten die nodig zijn om zowel opslagruimte als werkruimte te creëren voor het verwerken van collecties.
Bespaar op totale kosten . Er zijn zoveel dingen waar digitale archivering u geld voor bespaart. Omdat er geen papier en bestanden bij betrokken zijn, bespaart u daar op inventaris- en kantoorbenodigdhedenkosten.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Een elektronisch archief is een verzameling digitale databases die eenvoudig kunnen worden verspreid en geraadpleegd door onderzoekers . Hierdoor vervaagt het onderscheid tussen primair en secundair materiaal en wordt de toegankelijkheid van historische gegevens vergroot.
Open Gmail op uw computer.Open het bericht dat u wilt archiveren.Klik bovenaan op Archiveren .
Sla berichten indien mogelijk op in een open formaat . Sla metadata op voor de berichten, inclusief de bericht-‘header’ (het onderwerp, van, aan en tijd en datum). Geef individuele berichten en bijlagen beschrijvende bestandsnamen. Maak een directory/mapstructuur op uw computer om de opgeslagen berichten en bijlagen in te plaatsen.
Snel e-mailberichten starten met Copilot in Outlook
Postvak opruimen is een handig hulpmiddel waarmee u gemakkelijk uw postvak kunt opschonen. Kies in OutlookHulpprogramma's voor bestand> > Postvak opschonen.