Gearchiveerde items blijven makkelijk te vinden via het zoekvak of door naar uw map Archief te navigeren. Als u een term in het Zoekvak typt, zoekt Outlook standaard in alle mappen in uw postvak.
Items blijven beschikbaar op uw telefoon of andere apparaten via de map Archief.
Als je geen tijd hebt om een e-mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen van e-mails?
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Klik in Outlook op Bestand > Opschoonprogramma's > Postvak opruimen. U kunt het volgende doen: De totale grootte van uw postvak en van afzonderlijke mappen erin bekijken. Zoek items die ouder zijn dan een bepaalde datum of groter dan een bepaalde grootte.
Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Wanneer je een gesprek archiveert, wordt het verborgen in je Postvak IN tot de volgende keer dat je met die persoon chat. Als je een gesprek verwijdert, wordt de berichtgeschiedenis permanent uit je Postvak IN verwijderd. Tik op Chats om je gesprekken te bekijken. Veeg naar links op het gesprek dat je wilt archiveren.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Vaak worden gegevens bewaard omdat er aan bepaalde verplichtingen voldaan moet worden, bijvoorbeeld in het geval van contracten. Daarnaast is er natuurlijk de wettelijke bewaarplicht, in Nederland is dit bijvoorbeeld zeven jaar voor administratieve gegevens en interne e-mail; vijf jaar voor personeelsadministratie.
Wat gebeurt er wanneer je in een geactiveerd gesprek een nieuw bericht krijgt? Jij kan een chat wel gearchiveerd hebben, je kunt nog steeds nieuwe berichten krijgen in dit gesprek. Voorheen werd het gearchiveerde bericht dan automatisch teruggeplaatst in je gewone chatoverzicht.
Als je een gesprek archiveert, wordt het verborgen in je Postvak IN tot de volgende keer dat je met die persoon chat. Tik vanuit Chats op je profielfoto linksboven. Tik op Gearchiveerde chats. Tik bovenaan in Chats op Zoeken.
Een gearchiveerde chat staat niet op het tabblad 'Chats', maar in een speciaal archief. Daar kun je ze nog gewoon inzien. Zodra iemand een nieuw bericht in de chat plaatst, is het gesprek weer uit het archief. Het staat dan weer in het overzicht met alle chats.
Een goed archief moet voldoen aan kwaliteitsnormen. ... Er zijn vier kwaliteitseisen vanuit NEN-ISO 15489: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid.
Authenticiteit: het bestand moet zijn wat het beweert te zijn.
Betrouwbaarheid: de inhoud van het bestand moet kloppen met de feiten.
In een steeds meer digitale samenleving wordt de behoefte om archieven online beschikbaar te stellen steeds groter. Het is belangrijk om archieven te digitaliseren zodat iedereen altijd en overal toegang kan krijgen tot die informatie. De papieren stukken zijn daardoor ook minder onderhevig aan slijtage.