"Bewaartermijn 10 jaar" betekent dat bepaalde documenten, gegevens of administratie minimaal tien jaar lang bewaard moeten worden voor wettelijke, fiscale of administratieve doeleinden. Na afloop van deze periode mogen de gegevens worden vernietigd. hub.brussels +1
De bewaartijd (bewaartermijn) is: 7 jaar voor de basisgegevens van uw administratie. 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden. 10 jaar als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)
Een bewaartermijn is de periode waarin een organisatie gegevens en documenten bewaart voor wettelijke, fiscale, financiële, administratieve of historische doeleinden . Na afloop van deze termijn kunnen de gegevens en documenten worden vernietigd.
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Termijn gedurende welke bepaalde persoonsgegevens worden bewaard. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt.
Hebben de documenten iets te maken met een lening? Dan moet u ze tien jaar bijhouden. Ook alle documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet u gedurende tien jaar bewaren. Verzekeringscontracten die te maken hebben met aansprakelijkheid, zoals een autoverzekering, moet u tien jaar bijhouden.
Een klachtdossier wordt standaard 5 jaar bewaard vanaf het moment dat een klacht is afgehandeld. Behalve als het nodig is om het dossier te archiveren voor het algemeen belang. Dan wordt een klachtdossier 20 jaar bewaard.
Het is niet wenselijk dat deze privéinformatie in de handen van derden komt, daarom moet het weggooien ervan op een veilige manier gebeuren. Het is dan ook niet raadzaam is om uw bankafschriften bij het oud papier te gooien. Veiligere mogelijkheden om oude bankafschriften weg te gooien zijn: Versnipperen.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen.
Documenten die uw persoonlijke en financiële leven definiëren, zoals uw geboorteakte, huwelijksakte en belastingaangifte, moet u voor altijd bewaren. Bewaar documenten die de informatie op uw belastingaangifte ondersteunen zeven jaar lang. Door uw papieren documenten te digitaliseren en te vernietigen, verkleint u het risico op fraude en identiteitsdiefstal.
Financiële gegevens kunnen bijvoorbeeld een langere bewaartermijn hebben dan algemene administratieve documenten, en sectoren zoals de gezondheidszorg en juridische dienstverlening kunnen specifieke eisen stellen aan het bewaren van patiëntendossiers of zaakdossiers.
Wat is een bewaartermijn? De bewaartermijn is de periode waarin een organisatie haar gegevens bewaart en onderhoudt nadat deze niet meer in gebruik zijn . Elke functionele gegevensreeks bevat een datum waarop de gegevens niet meer in gebruik zijn, oftewel een uiterste datum, en een specifieke periode waarin de gegevens na die datum bewaard blijven.
In het algemeen geldt een bewaartermijn van 20 jaar voor dossiers en voor milieuzaken geldt een bewaartermijn van 30 jaar. Daarna moet u deze vernietigen. In dossiers zitten kortgezegd alle stukken die samenhangen met het voorbereiden en afhandelen van authentieke akten.
De bewaartermijn start na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft. Voorbeeld: Een factuur uit juli 2019 mag je pas na afloop van 2026 weggooien, dus in 2027.
Verhoogd risico op datalekken
Het bewaren van gegevens langer dan nodig is, vergroot ook onnodig het risico op datalekken voor een bedrijf. Oude, ongebruikte gegevens vormen een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen die op zoek zijn naar persoonlijke informatie om te stelen en te misbruiken.
Onder de financiële administratie vallen verschillende documenten en gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen, belastingaangiften en -aanslagen. Deze documenten moeten gedurende een termijn van 7 jaar worden bewaard.
De Belastingdienst controleert regelmatig zakelijke administraties. Toch is de kans op een belastingcontrole volgens hun eigen cijfers klein, met 0,4 procent voor kleine ondernemingen en 2,5 procent voor middelgrote.
Bewaarplicht administratie: 7 of 10 jaar
Een belangrijk onderdeel van de administratieplicht is de bewaarplicht. Je moet de administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens die betrekking hebben op onroerend goed zoals bedrijfspanden moet je zelfs 10 jaar bewaren.
De verjaringstermijn is geregeld in de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) en de Invorderingswet. Een belastingschuld is verjaard nadat de betalingstermijn met 5 jaar is verstreken (artikel 4:104 AWB). Er is een specifieke regeling voor het geval dat uitstel van betaling is gegeven.
Daarom is thermisch papier vaak niet geschikt voor recycling en hoor je het bij het restafval weg te gooien. Uitzondering zijn de kassabonnen (ook een vorm van thermisch papier) die in Nederland worden gebruikt. Deze zijn zonder de stof BPA gemaakt en kunnen daarom bij het oud papier.
Bank- en creditcardafschriften
Oude bank- en creditcardafschriften moeten veilig worden vernietigd zodra u de benodigde informatie hebt ; als u dit niet doet, loopt u het risico slachtoffer te worden van identiteitsdiefstal.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waaraan organisaties zich moeten houden. Bijvoorbeeld in belastingwetgeving.
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
De bank of bouwvereniging heeft maximaal acht weken de tijd om uw klacht af te handelen. U moet binnen zes maanden na ontvangst van het definitieve antwoord van uw bank of bouwvereniging een klacht indienen bij de Financial Ombudsman Service (FOS), of na afloop van de periode van acht weken als zij niet hebben gereageerd.