Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Wanneer betalingsherinnering versturen? Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te verzenden 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U geeft zo een duidelijk signaal af aan uw debiteur dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
De hoofdregel is dat een factuur aan een bedrijf moet worden betaald binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur als geen uiterste dag van betaling is overeengekomen. Dit is geregeld in artikel 6:119a lid 2 sub a BW.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Moet een leverancier eerst een herinnering sturen zonder kosten als een factuur niet betaald werd? Nee. De leverancier kan altijd in zijn algemene voorwaarden bepalen dat er kosten verbonden zijn aan de aanmaning.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Als algemeen redelijk wordt een termijn van 5 tot 7 dagen gehanteerd. Met andere woorden, als uw factuur niet op tijd wordt betaald door een zakelijk bedrijf, dan dient het bedrijf dat niet heeft betaald nog een redelijke termijn van 5 tot 7 dagen de tijd te krijgen om uw factuur te betalen.
Er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten zelf bepalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U zet die betaaltermijn in het contract of de algemene voorwaarden.
De standaardtermijn voor het betalen van een factuur is dertig dagen. Binnen dertig dagen na de factuurdatum moet er worden betaald. Een langere betaaltermijn van zestig dagen mag worden afgesproken. De langere betalingstermijn is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor beide partijen niet nadelig is.
Stap 2: de aanmaning
Het grote verschil met een betalingsherinnering is de toon van de aanmaning. Met andere woorden: een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek, een aanmaning is een sommatie. Je verzoekt een debiteur die in gebreke blijft dringend om aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
Incassokosten of herinneringskosten zijn bedoeld om de kosten te dekken van de acties die u moet ondernemen om het factuurbedrag te innen. Dit bedrag komt bovenop het factuurbedrag dat de klant nog aan u moet betalen.
Formele voorbeeldtekst
Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam]. Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Met een aanmaning maant u uw debiteur letterlijk aan om de openstaande factuur nu eindelijk eens te voldoen. In de aanmaning stelt u opnieuw een (nu kortere) betalingstermijn. Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering.
Ruim een derde van de bedrijven betaalt echter bewust te laat, omdat de eigen organisatie een andere betalingstermijn hanteert en nog eens een derde doet dit om zo de liquide middelen op peil te houden (30%). Volgens het onderzoek gaat het hierbij vooral om bedrijven die aan andere bedrijven leveren (45%).
Als u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
Wanneer u niet akkoord gaat met het gefactureerde bedrag, is het in uw belang om de factuur per aangetekend schrijven te betwisten. Bij de betaling is een onderscheid te maken tussen het niet-betwiste gedeelte en het betwiste gedeelte. De redenen van betwisting moeten voldoende gegrond en gemotiveerd zijn.
De 5 stappen die je moet volgen als jouw klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaalt: telefonisch contact opnemen over de nog niet-betaalde factuur. een tweede betalingsherinnering sturen. aanmaning sturen.
Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is. 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt. 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt.
Verjaring factuur
Hoe lang die termijn is, hangt af van het soort factuur. Als vuistregel kan je hanteren dat facturen in een zakelijke context een verjaringstermijn hebben van 10 jaar terwijl betalingsverplichtingen in de privé context eerder 1 jaar zijn.
Reageer je niet op brieven van een incassobureau? Dan zal de schuldeiser uiteindelijk een deurwaarder inschakelen om je te dwingen te betalen. Een deurwaarder kost ook extra geld. Hij rekent naast incassokosten nog andere kosten.