Het registreren van ritten is een handig en efficiënt hulpmiddel om zicht te krijgen op al uw ritgegevens. Niet alleen kunt u hierdoor tijd en geld besparen, ook kunt u gemaakte kilometers verantwoorden aan uw klanten en hebt u een sluitende administratie voor de Belastingdienst.
Het bijhouden van een kilometerregistratie is niet verplicht, tenzij u gebruik maakt van bepaalde regelingen waarvoor een kilometerregistratie verplicht is.
Met een rittenregistratie in uw administratie kunt u aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden: het merk van de auto. het type auto.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
Hoe lang moet ik de Rittenregistratie bewaren? Ondernemers hebben te maken met de fiscale bewaarplicht. Alle administratieve vastleggingen die van belang zijn voor de heffing van belasting, dus ook de rittenregistartie, bent u verplicht minimaal 7 jaar te bewaren.
Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
Wij controleren álle 12 miljoen aangiftes die elk jaar bij ons binnenkomen. Controleren behoort namelijk tot onze kerntaak. Door dat zorgvuldig te doen, zorgen we ervoor dat we juist en volledig belastingen kunnen heffen. Bovendien waken we erover dat iedereen het juiste bedrag aan belasting betaalt.
Verzuimboete. Ondernemingen die geen rekening houden met de bijtelling voor zakelijke auto's kunnen een verzuimboete krijgen. Dat geldt ook als de rittenregistratie niet klopt. Zo'n boete kan flink oplopen, tot maximaal € 5.514,-.
Als u dit kunt aantonen, hebt u geen bijtelling. Alle kilometers die u niét voor uw werk rijdt, zijn privékilometers.
Ja, dat kan.
Een voorbeeld: als een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt én de werkzaamheden dit rechtvaardigen, dan betaal je als werkgever 300 euro per auto per jaar aan de Belastingdienst, als afkoopsom.
Als u meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met die zakelijke auto, krijgt u te maken met de zogenaamde bijtelling, een extra belasting die wordt geheven op het privégebruik van de auto. Om te bewijzen dat u binnen de grens van 500 kilometer blijft, moet u een sluitende rittenadministratie bijhouden.
Werkgever. Werkgevers hebben de plicht om hun werknemers duidelijke richtlijnen te verschaffen met betrekking tot rittenregistratie. Dit omvat het verstrekken van een overzicht van de informatie die moet worden vastgelegd, zoals de datum, begin- en eindtijd, kilometers, karakter van de rit en het doel van de reis.
Zet ritregistratie aan in Flitsmeister en houdt automatisch al je ritten bij. Ritregistratie toont je complete route, van begin- tot eind. De app registreert het totaal aantal kilometers, eventuele omrijkilometers, je gemiddelde snelheid en laat zien of je flitsers bent gepasseerd.
Hoe controleert de belastingdienst de kilometeradministratie? De belastingdienst heeft diverse controlemiddelen. Kenteken worden op diverse plaatsen gescand (bijvoorbeeld bij parkeerplaatsen, grensovergangen, pretparken, toegangswegen grotere steden en winkelcentra).
Een rittenregistratie is niet verplicht, mits u de Belastingdienst ergens van wilt overtuigen.
Meestal wordt in eerste instantie een verzuimboete opgelegd voor administratieve fouten. Als je ten onrechte geen bijtelling hebt toegepast vanwege een onjuiste kilometerregistratie, wordt de verzuimboete meestal vastgesteld op € 100 per overtreding (standaardbedrag voor administratieve nalatigheid).
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen.
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd? De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens.
Dat de Belastingdienst bank- en inkomensgegevens bekijkt om aangiftes te controleren, is bekend. Maar belastinginspecteurs kijken voor het bestrijden van fraude ook verder, bijvoorbeeld naar gegevens van lease-auto's of creditcards. Experts zetten hun vraagtekens bij deze steeds grotere informatiehonger van de fiscus.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.