Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Gegevens worden gearchiveerd, wanneer deze niet meer direct nodig zijn, maar ze niet weggedaan kunnen worden. Vaak wordt een archief gezien als een soort geheugen van interessante zaken en documenten. Vanuit een goede bedrijfsvoering is een goed archief onmisbaar.
Archieven zijn unieke historische documenten die ons collectieve verleden bewijzen. Deze documenten zijn cruciaal om ons verleden te begrijpen en de maatschappij waarin we allemaal leven te weerspiegelen .
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Iedere gemeente heeft een archief. Hiervoor geldt de Archiefwet. Deze wet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief.
Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Het helpt oude e-mails op te slaan waar u geen directe toegang toe nodig hebt, maar die u ook niet wilt verwijderen . Naast het gemak van het snel vinden van e-mails en het behouden van serversnelheden, is e-mailarchivering van vitaal belang voor beveiligings- en nalevingsdoeleinden. Kortom, het is gewoon een goede zakelijke praktijk.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Bespaart e-mailarchivering ruimte? Ja, het archiveren van e-mails bespaart ruimte in uw primaire inbox of database . Tijdens het archiveren worden e-mails verplaatst en opgeslagen in een aparte database op de servers van uw archiveringsdienstverlener. Dit proces verwijdert e-mails van uw server terwijl u er nog steeds toegang toe hebt.
Als instellingen houden archieven zich doorgaans aan verschillende kernprincipes: verwerving, beoordeling, ordening en beschrijving, behoud en toegang . Deze kernfuncties van het archief zijn op zichzelf al onderwerp van veel studie door archivarissen en archiefwetenschappers (zie Archivaria; American Archivist).
Een archief is een ruimte voor het bewaren van documenten en materiaal voor hun lange termijnwaarde . Het is een "documentair bijproduct van menselijke activiteit", volgens de International Council on Archives (ICA), en biedt daarom een direct venster op gebeurtenissen uit het verleden.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen.
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Met In-Place Archiving in Exchange Server krijgt u weer controle over de berichtengegevens van uw organisatie door de noodzaak voor persoonlijke opslagbestanden (.pst) te elimineren en gebruikers toe te staan berichten op te slaan in een archiefmailbox. De archiefmailbox is een extra mailbox die is ingeschakeld voor de primaire mailbox van een gebruiker .
Bestandsarchivering is een manier om bestanden op een aparte locatie te bewaren, zodat u ze kunt openen, maar niet zo gemakkelijk. In het echte leven verplaatst u papieren bestanden misschien naar een zolder of opslagruimte .
In tegenstelling tot gewone bestanden die u regelmatig opent en wijzigt, worden gearchiveerde gegevens vaak gecomprimeerd en opgeslagen omdat ze op dat moment niet nodig zijn, maar wel waardevol kunnen zijn voor toekomstige referentie of om te voldoen aan de wet.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
Een verzameling documenten die door één persoon of instelling zijn gemaakt of verzameld en geselecteerd voor langetermijnbewaring als bewijs van hun activiteiten . Het formaat van deze documenten doet er niet toe; het kunnen middeleeuwse perkamenten documenten, kaarten, foto's of zelfs digitale bestanden zijn.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
De voordelen van het archiveren van gegevens omvatten het verzekeren dat productiesystemen minder bronnen gebruiken, efficiënter werken en de opslagkosten over het algemeen verlagen . Meer specifiek zijn de voordelen van gegevensarchivering: Verhoogde capaciteit — Het archiveren van digitale gegevens zorgt ervoor dat back-up en herstel sneller verlopen.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Documentarchivering betekent dat u informatie die u niet meer regelmatig gebruikt, voor langere tijd veilig opslaat . Het is een complex proces om goed te doen, en als u het verkeerd doet, loopt u het risico dat u kwetsbaar bent voor beveiligingsinbreuken.