Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde.
U kunt met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen. De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
De fiscus heeft normaal drie jaar om een belastingaangifte te controleren en eventueel recht te zetten. Bij fraude kan hij tot zeven jaar in de tijd teruggaan en alle niet-aangegeven inkomsten in die periode belasten.
Artikel 4:104 van de Algemene Wet Bestuursrecht (hierna: Awb) bepaalt dat de rechtsvordering tot betaling van een geldsom vijf jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn is verlopen verjaart. Op grond van artikel 4:104, tweede lid, Awb kan de schuld na verjaring in juridische zin niet meer actief ingevorderd worden.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
In 2024 kunnen meer mensen huurtoeslag krijgen, ook met een wat hoger inkomen. Het gaat om ongeveer 35.000 extra huishoudens. Maak eens een proefberekening om te zien of u huurtoeslag kunt krijgen. U kunt de toeslag aanvragen met Mijn toeslagen.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Bewaar uw documenten
U moet de documenten die horen bij de aanvraag van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u verplicht deze documenten te laten zien. Bijvoorbeeld uw arbeidsovereenkomst, loonstroken, loonbelastingverklaring, kasboeken of aangifte inkomstenbelasting.
In het Nederlands recht bestaat er geen algemene wettelijke regeling voor het bewaren van achtergelaten spullen. Dit betekent dat er niet een vastgestelde termijn is waarin je verplicht bent de spullen te bewaren.
De hoofdregel is dat de zorgaanbieder (zoals een huisartsenpraktijk of een ziekenhuis) uw dossier 20 jaar moet bewaren. Dit is gerekend vanaf het tijdstip dat het dossier voor het laatst is gewijzigd.
De Belastingdienst controleert dit jaar extra op afwijkingen in de aangifte bij de eigen woning, giften, zorgkosten en de arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Tot wanneer kunt u een navorderingsaanslag krijgen? U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
Verjaring van Vorderingen:
Schadevergoedingen of boetes verjaren meestal na 5 jaar, maar er kunnen uitzonderingen zijn. Zoals in het geval van milieuschade en schade door gevaarlijke stoffen, waar een verjaringstermijn van 30 jaar geldt. Voor productaansprakelijkheid geldt een verjaringstermijn van 3 jaar.
De fiscus heeft 3 jaar om je aangifte te controleren, te rekenen vanaf 1 januari van het aanslagjaar. Voor een aangifte in het aanslagjaar 2025 (inkomstenjaar 2024) heeft de fiscus dus tijd tot 31 december 2027 om deze te controleren. Krijg je dit jaar nog een controle, kan de fiscus teruggaan tot inkomstenjaar 2021.
De bevoegdheid tot het vaststellen van een navorderingsaanslag vervalt in beginsel na verloop van vijf jaren na het tijdstip waarop de belastingschuld is ontstaan. Deze termijn wordt verlengd met de duur van eventueel verleend uitstel voor het doen van aangifte.
Dan is het slim om over die jaren nog even aangifte te doen. Je checkt dan of je nog geld terugkrijgt. Je kan tot 5 jaar terug aangifte doen 'met terugwerkende kracht'. Lees meer op de website van de Belastingdienst.
Bedrijven moeten hun administratie 7 jaar bewaren, particulieren in principe 5 jaar. Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag.
De hoofdregel is dat de advocaat die betrokken was bij de echtscheiding gehouden is door de Nederlandse Orde van Advocaten tot het bewaren van jouw dossier voor een termijn van vijf jaren nadat de zaak tot een einde is gekomen.
De ingediende rekeningen die je bij je verzekering hebt ingediend, moet je vaak 1 jaar (en soms zelfs langer) bewaren. Informeer daarom bij je zorgverzekeraar. Autopapieren bewaar je zolang jij de eigenaar ervan bent.