Factureren zonder KvK-inschrijving kan niet. Op een factuur moet je wettelijk gezien een bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer vermelden. Als particulier heb je dit niet. Wat je in plaats daarvan doet is een kwitantie opstellen en versturen.
Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie. Let wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, de belastingdienst je wellicht als ondernemer kan gaan zien. Op dat moment moet je je inschrijven bij de KvK en btw gaan afdragen.
Een factuur sturen als particulier zonder kvk mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken. Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.
Wat je zeker moet vermelden in je factuur zijn: Je btw-identificatienummer en het btw-tarief dat van toepassing is. Het bedrag in- en exclusief btw. Je KVK-nummer.
Als particulier een factuur opstellen is niet toegestaan
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.
Zolang alles op de factuur staat mag je ze zelf maken en hierop zelfs de btw-aangifte baseren. Daarna moet je ze verplicht bewaren voor je administratie. Je mag zelf de factuur maken maar zorg wel dat deze aan alle regels voldoet. Met bijna elk boekhoudprogramma kun je professionele facturen maken en versturen.
Een btw-ID kan je ook krijgen als je niet verplicht bent om je in te schrijven bij de KvK. Via het OSO-formulier (Opgaaf Startende Onderneming) vraag je gratis een btw-ID aan. Als de Belastingdienst jouw aanvraag goedkeurt, ontvang je per post een btw-ID en btw-nummer.
Dat is namelijk belastingvrij tot maximaal 4,50 euro per uur (of als je jonger bent dan 23: maximaal 2,50 per uur), maximaal 150 euro per maand of maximaal 1.500 euro per jaar.
Je hoeft je (nog) niet direct in te schrijven als je wilt starten als freelancer. Je kunt als freelancer ook starten zonder officiële inschrijving in het Handelsregister van de KvK. Iedereen mag namelijk een opdracht uitvoeren en een factuur naar een klant sturen.
Verder geldt dat bedragen onbelast zijn tot een maximum van € 150 per maand en met een maximum van €1.500 per jaar. Het maakt hiervoor niet uit hoe oud u bent.
Hoe zit het met belastingvrij bijverdienen? Goed nieuws! Je kan in Nederland in 2022 tot € 8.700,- belastingvrij (moet dit woordje hier niet bij?) bijverdienen.
Inschrijven bij KVK is alleen nodig als u echt ondernemer bent. Volgens KVK bent u ondernemer als u zelfstandig goederen of diensten levert om winst te maken.
Ook 2020 en 2021 zijn interessante jaren voor belastingvrije inkomsten, omdat de heffingskortingen omhooggaan. De belastingvrije voet gaat naar een inkomen van €8.200 tot €8.750. Zonder arbeidskorting liggen deze bedragen ongeveer €600 lager.
Voor de meeste freelancers komt het percentage dat je weg moet zetten aan inkomstenbelasting uit op 30 tot 40% van je winst na aftrekposten. Het is handig om dit alvast opzij te zetten. Zo ben je goed voorbereid als de blauwe brief op je mat valt.
Deel de som van je netto inkomen en je kosten door het aantal uren op jaarbasis. Tel je nettojaarinkomen en de kosten op en deel dit bedrag door het aantal uren dat je op jaarbasis zal werken. Deze berekening geeft jou dan een uurtarief.
De gespecialiseerde website freelancenetwork.be peilt regelmatig naar de tarieven van zelfstandigen. Je leert er dat de gemiddelde prijs 52 euro per uur bedraagt, met een minimumtarief van 10 euro. Hou er wel rekening mee dat deze tarieven slechts een richtpunt zijn.
Let op: Als je regelmatig via ons platform gaat werken, ben je mogelijk verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Lees dus eerst verder voordat je een btw-ID aanvraagt via het OSO-formulier. Ga jij regelmatig freeflexen? Dan kan het zo zijn dat je je verplicht moet inschrijven bij de KvK.
Kleine Ondernemersregeling (KOR)
Is je omzet per kalenderjaar lager dan 20.000 euro? Dan is de kleineondernemersregeling (KOR) misschien iets voor jou. Hier kun je gebruik van maken als je omzet exclusief btw minder is dan 20.000 euro op jaarbasis én als de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw ziet.
Een KVK-nummer laat zien dat je officieel staat ingeschreven bij KVK. Dus dat je formeel een bedrijf hebt. Het btw-id gebruik je voor het contact met je klanten en zet je op je website en facturen. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor al het contact met de Belastingdienst.
Een nulfactuur is een rekening die al betaald is en die de gemeenten dus niet hoeven te betalen.
Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group, Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur.