Tenzij in de statuten anders is geregeld, is dit de Algemene Vergadering (AV). Wettelijk kan dit zonder opgaaf van redenen, maar meestal zal dit in de praktijk natuurlijk wel gebeuren. Uiteraard moet in alle gevallen het bestuurslid de mogelijkheid krijgen zich te verweren, zowel mondeling als schriftelijk.
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces. Taken van de voorzitter bestaan uit: Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden. Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een voorzitter voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
In de vereniging is het orgaan dat iemand in zijn bestuursfunctie heeft benoemd, ook degene die hem kan ontslaan. Tenzij in de statuten anders is geregeld, is dit de Algemene Vergadering (AV). Wettelijk kan dit zonder opgaaf van redenen, maar meestal zal dit in de praktijk natuurlijk wel gebeuren.
De voorzitter. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.
In tegenstelling tot een vereniging heeft een stichting geen leden. Wel kan er een raad van toezicht zijn aangesteld, die het handelen van de bestuursleden controleert. Een vereniging is democratischer, de leden controleren altijd het handelen van het bestuur.
In een vereniging zijn de leden de baas. Het hoogste orgaan van de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. De ALV neemt alle belangrijke besluiten: wie gaat er in het bestuur, wat is de begroting, welke regels hanteren we onder elkaar? De ALV vergadert ieder voorjaar en soms in het najaar.
De voorzitter is het gezicht van de vereniging of stichting, naar binnen en buiten. Zijn of haar taken zijn: Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur en leden. Leiden van het bestuur: initiatieven nemen, coördineren en het uitvoeren van bestuurswerkzaamheden.
Het bestuur van een stichting kan besluiten de statuten te wijzigen. Maar alleen als dit is toegestaan volgens de statuten. Wijzigingen moeten steeds in een nieuwe notariële akte worden vastgelegd.
Taken burgemeesters
De gemeenteraad bepaalt waar het bestuur zich op hoofdlijnen mee bezighoudt. En controleert het college van burgemeester en wethouders (college van B&W). De raad bestaat uit gekozen volksvertegenwoordigers. Het college van B&W bestuurt de gemeente; de burgemeester is voorzitter van het college.
Wel schrijft de wet voor dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moeten bevatten. In veel statuten is opgenomen dat het bestuur zichzelf benoemt (coöptatie), dat de bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar en dat zij één- of tweemaal herbenoembaar zijn.
Als je jouw bestuursfunctie wilt opzeggen moet je dat schriftelijk doen. Een mailtje is ook voldoende. Dit stuur je aan de andere bestuurders. In het bestuur gaan jullie bespreken hoe jullie een nieuw bestuurslid gaan vinden.
Kan ik me als bestuurder uitschrijven uit de kamer van koophandel, ook als ik de enige bestuurder ben? Ja dat kan. Als bestuurder van de bedrijf kan je je altijd uitschijven uit het handelsregister, ook al ben je de enig bestuurder.
Moet een vereniging een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben? Ja, verenigingen moeten volgens de wet een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben. Maar je kunt in de statuten wel anders bepalen. Bijvoorbeeld een andere of juist geen functieverdeling.
Het bestuur leidt en vertegenwoordigt de vereniging. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden door de algemene ledenvergadering gekozen.
De voorzitter is iemand in het bestuur van een rechtspersoon. De taak van de voorzitter is om bijvoorbeeld bestuursvergaderingen en het bestuur te leiden. In de statuten kan staan dat de voorzitter een beslissend oordeel kan geven over de uitslag van de stemming over een bestuursbesluit.
Wie controleert de penningmeester? Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt. Deze besluiten maak je meestal niet alleen en andere bestuursleden kijken dus mee bij de besluitvorming. Maar soms is dat beperkt.
Een stichting is niet bedoeld om winst mee te maken. Om doelen te bereiken kent de stichting vaak wel een geldstroom. Er zijn inkomsten en uitgaven, zoals donaties, inbreng door de oprichters, inzamelingen, erfenissen, subsidies en fondsen. Daardoor kan een batig saldo ontstaan.
1. Mensen die recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van je stichting. Deze mensen zijn begunstigden van het vermogen en kun je aanmerken als UBO's. Als je stichting maximaal 3 begunstigden heeft, zijn deze mensen allemaal UBO.
Vaak bepalen de statuten hoe de stichting een bestuurder beloont. Bijvoorbeeld dat een bestuurder geen recht heeft op loon, maar alleen op een onkostenvergoeding en/of vacatiegeld. Vacatiegeld is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.
Voorzitter denk aan de opening!
Neem ook echt de rol van voorzitter aan. Ga er goed voor zitten, maak jezelf iets breder, kijk alle deelnemers in de vergadering aan en spreek iets lager en langzamer dan je normaal zou doen. Naast inspireren en motiveren is het ook het moment om de sfeer van de vergadering te bepalen.
Een discussie kun je niet voeren zonder voorzitter. Hij of zij is degene die de leiding heeft; hij bepaalt wie spreekt, hoelang deze persoon het woord mag houden en wanneer de discussie afgelopen is. Maar ook de deelnemers zijn onmisbaar. Zonder hen valt er namelijk niets te discussiëren.
Agenda Een agenda is een min of meer vaste lijst van punten die tijdens de vergadering behandeld worden. Gewoonlijk stelt de voorzitter de agenda op, maar ook andere deelnemers kunnen onderwerpen inbrengen. Hoe formeler de vergadering, hoe strikter je je aan de agenda houdt.