Als u uitgaven doet voor uw onderneming, brengen leveranciers u btw in rekening. Deze btw kunt u aftrekken van de btw die u over uw omzet aan ons betaalt. Dit wordt 'aftrekken als voorbelasting' genoemd.
De btw op personenwagens is voor maximaal 50 procent aftrekbaar. Gebruik je de wagen professioneel en privé, dan bepaal je eerst het professionele aandeel van het gebruik. Van dat aandeel mag je 50 procent van de btw terugvorderen.
Soms heeft uw bedrijf echter meer btw betaald dan ontvangen van klanten. In dat geval moet de belastingdienst u het verschil terugbetalen. Een onderneming die handelingen verricht die voor btw-aftrek in aanmerking komen, kan dus mogelijk een btw-teruggave krijgen, wanneer zij een btw-tegoed heeft.
Een ontvangen factuur waarop je btw-nummer niet staat of waarop er geen btw-percentage staat, is geen geldige factuur en in dat geval is de btw niet aftrekbaar. Vervolgens moet de btw rechtmatig aangerekend zijn. Ten onrechte aangerekende btw is nooit aftrekbaar.
BTW wel verrekenbaar
U betaalt over uw omzet BTW aan de belastingdienst. Meestal berekent u deze BTW aan uw klanten. Van de inkopen en kosten die u maakt, kunt u de BTW aftrekken. Het kan zijn dat u geen ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, maar wel voor de BTW.
Bij de terbeschikkingstelling van een wagen tegen vergoeding is de btw volledig aftrekbaar (dus 50% aftrekbaar) met een maatstaf van heffing gelijk aan de 'normale waarde'. Indien het beroepsgebruik meer is dan 50%, dan moet je geen 'normale waarde' berekenen.
U heeft bedrijven die met elkaar handelen
Deze bedrijven kunnen een fiscale eenheid vormen. Zij voegen zich dan voor de btw samen tot 1 financiële, organisatorische en economische organisatie. Zij betalen geen btw als zij elkaar goederen of diensten leveren.
Btw op restaurantkosten is niet aftrekbaar. U kunt de btw dus niet recupereren. Dit wordt deels gecompenseerd doordat u 69 % van de restaurantkosten inclusief btw, in de inkomstenbelasting aftrekt.
U mag de btw alleen in aftrek brengen als u het eten en drinken niet afneemt als eindgebruiker. Dit is het geval wanneer u als ondernemer deze prestatie doorbelast aan een derde, waarbij u btw in rekening brengt. Op de factuur geeft u dan aan dat het gaat om het verstrekken van eten en drinken voor gebruik ter plaatse.
Indien jij inkopen doet voor een zakelijke lunch dan is de BTW dus aftrekbaar. De BTW zal niet aftrekbaar zijn voor eten en drinken op kantoor voor jouw eenmanszaak. Je dagelijkse koffie wordt echt gezien als privé uitgave.
U krijgt btw terug
Hebt u aangegeven dat u btw terugkrijgt? Dan sturen wij u een brief binnen 8 weken nadat wij uw aangifte hebben ontvangen. Het geld staat op uw rekening binnen 1 week na de datum van de brief waarin wij aangeven dat u de btw ontvangt.
Wat moet u doen? In uw administratie houdt u bij hoeveel btw er aan u is berekend, en hoeveel btw u zelf hebt berekend. Op uw btw-aangifte vermeldt u beide btw-bedragen. Vervolgens trekt u de btw die aan u is berekend af van de btw die u zelf hebt berekend.
Hoeveel btw moet u rekenen? Het standaardtarief voor de btw is 21%. Soms rekent u een ander tarief: Voor bepaalde diensten rekent u 9 % btw .
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Die btw is, zoals u weet, slechts aftrekbaar in de mate van het beroepsgebruik en sowieso maximaal voor 50%. Gebruikt u uw auto voor 80% beroepsmatig, dan is de btw dus ook slechts voor 50% recupereerbaar. Van die overige 50% niet-aftrekbare btw is er dan nog 30% aftrekbaar als beroepskost (80% - 50%).
Volledig aftrekbare kosten
Zaken zoals professionele huisvestingskosten, de boekhouder, werkkledij, zakelijke reiskosten, sociale bijdragen, kantoorbenodigdheden, professionele kosten voor telefoon en internet, aanvullende verzekeringen kan je volledig inbrengen als beroepskost.
De regels voor de btw zijn wel anders: btw is nooit aftrekbaar op alcohol en tabak.
Voor ZZP'ers zijn de kosten voor koffie alleen aftrekbaar als je kunt aantonen dat het een zakelijke uitgave is. Het gaat hierbij om koffie die wordt gedronken door bijvoorbeeld een opdrachtgever of bezoeker.
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
BTW of meer kost is de BTW dus niet meer aftrekbaar. BTW op sterke drank is nooit aftrekbaar. Bier, wijn, schuimwijn of champagne vallen daarbuiten.Hiervoor is de BTW dus volgens de hierboven uiteengezette regels aftrekbaar.
Kan ik btw terugvragen voor mijn zonnepanelen? Sinds 1 januari 2023 is het btw-tarief op zonnepanelen 0%, als deze geleverd en geïnstalleerd worden op of bij een woning. Dit betekent dat u geen btw betaalt voor zonnepanelen op of bij uw woning, en dus ook geen btw kunt terugvragen.
De btw over de hotelovernachting zelf is in Nederland aftrekbaar. De btw die u hebt betaald op overnachtingen in een hotel in een ander land is ook aftrekbaar, maar deze moet u terugvragen bij de belastingdienst uit dat land.
De kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling voor de btw. U kunt gebruik maken van de KOR als u in Nederland bent gevestigd en niet meer dan € 20.000 omzet in 1 kalenderjaar hebt.
Onder meer in de volgende gevallen hebt u recht op teruggaaf van btw: Uw afnemer heeft een factuur niet of niet volledig betaald, en zal deze ook niet meer betalen. U kunt dan de btw terugvragen die u over deze oninbare vordering hebt aangegeven en betaald.
Deze vrijstellingsregeling is interessant als jouw klanten voornamelijk uit particulieren bestaan. Particulieren kijken alleen naar de prijs incl BTW en aangezien je geen BTW moet afdragen betekent dit meer inkomsten voor jou. Als je daarentegen vooral aan andere bedrijven verkoopt is het financieel niet interessant.