Een medisch behandeldossier moet twintig jaar worden bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier is aangebracht1. Hierna moet het dossier in beginsel worden vernietigd. Wel zijn er een paar uitzonderingen op deze hoofdregel.
Na het overlijden van een patiënt/cliënt bewaar je als zorgverlener het medische dossier nog 20 jaar. Deze termijn gaat in na het laatste behandelcontact en is wettelijk vastgesteld in de Wet op geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
Vanaf 1 januari is de wettelijke bewaartermijn van het medisch dossier verlengd van 15 naar 20 jaar. Dat komt voort uit de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst), die op een aantal punten is aangepast.
Algemene bewaartermijn medisch dossier
Uw arts moet uw medische dossier minstens 20 jaar bewaren. Die termijn geldt vanaf de laatste wijziging in uw dossier.
De hoofdregel is dat gegevens uit het medisch dossier onder het medisch beroepsgeheim van de arts vallen. Dat geldt ook na het overlijden van de patiënt. Alleen in bepaalde gevallen mag u het beroepsgeheim doorbreken en mag u nabestaanden en anderen het dossier laten inzien of hen hier een afschrift van geven.
Alleen betrokken zorgverleners en de patiënt hebben inzage in het medisch dossier. Dit is volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). Als iemand overleden is, heb je als familie geen recht om in het dossier van een familielid te kijken.
Heb je het recht om het medisch dossier van je overleden naaste in te zien? Dan kun je schriftelijk of elektronisch een verzoek indienen. Ook kun je mondeling om inzage vragen. Vraag bij de zorgverlener, bij wie je naaste onder behandeling was, waar en hoe je het verzoek kunt indienen.
In 1996 heeft de toenmalige Nationale Raad voor de Volksgezondheid in een advies gesteld, dat de arts niet de eigenaar is van het medisch dossier in de betekenis die het burgerlijk recht geeft aan die term. De arts is bewaarnemer van het dossier en verantwoordelijk voor het behoud ervan.
Jouw ouders mogen jouw medisch dossier inzien. Dit is wel afhankelijk van je leeftijd. Als je 16 jaar bent mogen je ouders jouw dossier niet inzien. Behalve als je daarvoor toestemming geeft.
Uw zorgverlener mag uw medisch dossier inzien en gegevens uit uw medisch dossier bij een ander opvragen. Ook mag hij die gegevens met uw toestemming delen. Soms is hij verplicht uw gegevens te delen en is uw toestemming niet nodig.
De bewaartermijn van onderzoeksgegevens is minimaal 10 jaar na datum laatste publicatie. Lees meer in de regeling Onderzoeksdatamanagement. De direct herleidbare persoonsgegevens (voornamelijk contactgegevens en informed consent) mogen separaat bewaard blijven zolang noodzakelijk.
Iedereen van 12 jaar en ouder kan mondeling of schriftelijk vragen om een kopie van het medisch dossier. U kunt hiervoor bij uw arts of zorginstelling terecht. U hoeft geen reden aan te geven voor uw verzoek. Uw arts kan om een legitimatie vragen als u een kopie (of inzage) wilt hebben.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
De werkgever moet deze 5 tot 7 jaar na uitdiensttreding bewaren voor de Belastingdienst. Voor overige documenten, zoals een beoordelingsverslag of werkgeversverklaring, geldt geen specifieke wettelijke bewaartermijn. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert daarvoor 2 jaar aan te houden.
De groep van mensen die inzage in dat dossier mogen hebben, is: de patiënt zelf, de vertegenwoordiger bij een wilsonbekwame patiënt, de behandelend arts en het behandelteam van de betrokken patiënt voor zover zij die inzage nodig hebben voor hun deel van de behandeling of verpleging.
In een medisch dossier staan de gegevens over uw gezondheid, zoals de diagnose en de medicijnen die u slikt. Uw zorgverlener houdt het medisch dossier bij. Zo'n zorgverlener is bijvoorbeeld uw arts, uw apotheker of uw fysiotherapeut. Als meerdere zorgverleners u behandelen, zijn er meerdere dossiers.
Gegevens over iemands gezondheid zijn gevoelig. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt dan ook dat dit bijzondere persoonsgegevens zijn. En dat organisaties deze gegevens alleen mogen gebruiken als aan bijzondere voorwaarden wordt voldaan.
De arbodienst of bedrijfsarts mag (medische) gegevens van u opvragen bij uw behandelend arts (huisarts of specialist) als dit nodig is voor uw verzuimbegeleiding. Maar uw behandelend arts heeft medisch beroepsgeheim. Daarom mag uw arts de gevraagde gegevens alleen doorgeven als u hiervoor toestemming heeft gegeven.
De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. In die wet is bepaald dat de zorgverlener het medisch dossier in principe 20 jaar moet bewaren. Maar ook de AVG en andere specifieke wetten kunnen van toepassing zijn om te bepalen hoe lang een zorgverlener een medisch dossier moet bewaren.
Een verzekeringsarts van het UWV heeft ook een medisch beroepsgeheim en kan om jouw medische gegevens vragen. Dit kan nodig zijn om een helder en volledig beeld te krijgen van jouw situatie, bijvoorbeeld voor de WIA (her-)beoordeling.
Als vertegenwoordiger van de patiënt heeft een advocaat, net als de patiënt zelf, recht op inzage in en afschrift van het medisch dossier. Daarom mag hij rechtstreeks medische informatie over de patiënt bij u als behandelend arts opvragen. U hoeft hiervoor geen aparte toestemming aan uw patiënt te vragen.
Een geneeskundige verklaring mag alleen worden afgegeven door een onafhankelijke arts. Deze arts kan een onafhankelijke beoordeling maken van de situatie. In veel gevallen is het verstandig de patiënt te verwijzen naar een arts die de criteria kent voor het toewijzen van de desbetreffende voorziening.
Is in het dossier ook informatie opgenomen over een andere persoon en zou diens privacy worden geschaad als u die informatie aan uw patiënt zou geven? Dan hoeft u de patiënt geen inzage te geven in (dat deel van) het medisch dossier en hoeft u hier ook geen afschrift van te verstrekken.
Sinds 1 juli 2020 bent u als huisarts verplicht om kosteloos elektronische inzage en een elektronisch afschrift van het medisch dossier te geven als een patiënt daar om vraagt. In elk huisartsinformatiesysteem (HIS) is dit technisch gezien mogelijk.