Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
In de tweede of laatste aanmaning verwijst u naar de eerste aanmaning en de factuur, en neemt u er dezelfde gegevens in op als in de eerste aanmaning. Maar in deze laatste aanmaning neemt u óók nog een waarschuwing voor uw klant op: als hij of zij nu nog niet betaalt geeft u de vordering uit handen.
“Ja, u kunt nog aanmanen. De verjaringstermijn voor een vordering is vijf jaar bij zakelijke klanten. “Deze periode begint op de dag dat de vordering opeisbaar is.
Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Een schuldeiser mag geen informatie opvragen of meedelen aan uw buren, familie, vrienden.... Hij mag ook geen schuld invorderen wanneer u in het bijzijn bent van iemand anders. De schuldeiser mag u niet contacteren via telefoon of door een huisbezoek tussen 22u en 8u.
Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Moet een leverancier eerst een herinnering sturen zonder kosten als een factuur niet betaald werd? Nee. De leverancier kan altijd in zijn algemene voorwaarden bepalen dat er kosten verbonden zijn aan de aanmaning.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Pas na het versturen van een aanmaningsbrief waarin ze vanaf het moment dat ze de aanmaningsbrief hebben ontvangen, krijgen zij van de Wet nog minimaal 14 dagen de tijd om kosteloos uw factuur te betalen.
De boete dient dus altijd te worden betaald binnen zes weken na inwerkingtreding van het boetebesluit. Als de boete niet wordt betaald binnen deze zes weken dan is wettelijke rente verschuldigd.
Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en verzend niet meer dan drie herinneringen/aanmaningen.
Betekenis aanmaningskosten: Aanmaningskosten zijn kosten die in rekening worden gebracht voor het herinneren of aanmanen voor openstaande vorderingen, zoals voor facturen, leningen, huur of (gemeentelijke) belastingen.
Eerste aanmaning
Is de betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Stuur dan een eerste aanmaning ter herinnering aan de openstaande factuur. In de eerste aanmaning stel je een nieuwe termijn waarbinnen je je klant nogmaals de kans geeft om te betalen.
Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is. 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt. 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt.
Zakelijke klanten
De wet kent, zoals wel vaker, uitzonderingen op deze regel. Voor zakelijke klanten bijvoorbeeld, verjaart een factuur of vordering vijf jaar nadat hij opeisbaar is geworden, ofwel: na de betalingstermijn. In de regel is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum.
Bij de consumentenovereenkomst wordt vaak een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Ondernemingen mogen de betalingstermijnen zelf bepalen, mits dit een redelijk termijn is voor de consument om tot betaling over te gaan. In de praktijk komt dit neer op een redelijke betalingstermijn van 14 dagen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Op dit moment is de schuldenaar in verzuim.
Toch worden een aantal schulden uitgesloten van de kwijtschelding. Het gaat hierbij om onderhoudsgelden, schulden die een schadevergoeding inhouden ten gevolge van door een misdrijf veroorzaakte lichamelijke schade en de schulden van een gefailleerde die overblijven na het sluiten van het faillissement.
In burgerlijke zaken zal de gerechtsdeurwaarder de akte enkel kunnen betekenen tussen zes uur 's morgens en negen uur 's avonds, tenzij hij/zij uitdrukkelijk door de beslagrechter gemachtigd werd om buiten deze uren te betekenen. Ook op zaterdagen, zondagen en feestdagen mag geen betekening worden gedaan.
De schuldeiser kan echter weigeren om u een afbetalingsplan toe te kennen. Een gerechtsdeurwaarder zal zoveel als mogelijk proberen om tot een oplossing te komen en har- de maatregelen, zoals verkoop van uw inboedel of uithuiszetting, te vermijden.