Doordat de werknemer in ruil voor de fiets of laptop brutoloon inlevert, hoeft hij daarover geen inkomstenbelasting te betalen, een besparing van 37,10 tot 49,5%. Bovendien betaalt de werkgever over het bedrag dat hij met de werknemer uitruilt geen sociale werkgeverslasten, een besparing van zo'n 18%.
Bij een cafetariaregeling kan de werknemer zelf bepalen hoe hij zijn loon geniet. Dat betekent meestal dat belast loon wordt ingeruild voor onbelast loon. De werknemer kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in de plaats van loon in geld.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Je kunt je medewerkers vragen om een deel belast loon uit te ruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking die je in de vrije ruimte onderbrengt, denk bijvoorbeeld aan een fiets of laptop.
Verplichtingen van de werkgever
Wettelijk gezien zijn werkgevers niet verplicht om voor een privé-toestel te betalen. Als een werknemer er dus voor kiest om zijn eigen laptop te gebruiken, kan hij in principe niet eisen dat de werkgever deze betaalt.
U mag uw werktelefoon gebruiken voor een privé-gesprek, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt. Denkt uw werkgever dat u uw telefoon misbruikt? Dan mag hij het gebruik van uw telefoon controleren. Ook mag uw werkgever de kosten controleren.
Je werkgever mag jou als werknemer een vergoeding geven voor de voorzieningen die je nodig hebt om thuis te werken. Zo'n vergoeding rekent de Belastingdienst tot de zogenaamde vrije ruimte. Dit betekent dat je geen belasting hierover hoeft te betalen.
Wat houdt de regeling in? De regeling houdt in dat de werknemer kan profiteren van een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer als hij bereid is om hiervoor (een deel van) de structurele eindejaarsuitkering in te leveren. De medewerker ontvangt het fiscale voordeel over het bedrag dat wordt uitgeruild.
Het meerdere mag de werknemer onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer via een cafetariaregeling. Uitruil is alleen mogelijk voor de werkelijk gereden kilometers waarvoor de werknemer geen vergoeding ontvangt.
Als een werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor zakelijke reizen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding verstrekken van maximaal € 0,19 per kilometer. Het maakt geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of ander zakelijk verkeer.
Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021
Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen.
Je mag consumpties en maaltijden ook onderbrengen in de vrije ruimte. Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
Een cafetariaregeling geeft een werknemer de mogelijkheid om het ene beloningsbestanddeel (de bron) om te zetten in een ander beloningsbestanddeel (het doel). Dit kan zowel de werkgever als de werknemer voordelen opleveren. Een cafetariaregeling kan echter ook nadelige gevolgen hebben.
Bruto netto verschil
Het brutoloon is het basisbedrag dat je iedere maand aan je werknemer beloofd hebt. Als je het nettoloon gaat berekenen trek je alle ingehouden bedragen en loonheffingen af van het brutoloon. Het bedrag dat overblijft is dus het nettoloon. Dit geldbedrag maak je over naar je werknemer.
De cafetariaregeling is een goed voorbeeld voor een win-win situatie voor zowel werkgever als werknemer. Niet alleen kan een goede regeling leiden tot een aantrekkelijker arbeidsvoorwaardenpakket voor (beoogde) werknemers, maar het werkt ook kostenbesparend voor de werkgever.
UITRUIL BEDRAG
De ET-kosten worden van het brutoloon afgetrokken en netto bijgeteld. Afhankelijk tegen welk loonbestanddeel je het bedrag tegen gaat ruilen, bepaal je hoeveel van de daadwerkelijk gemaakte kosten je mag uitruilen. Over loon en vakantiedagen bouw je reserveringen op.
Deze regeling houdt in dat, als de werknemer (bij een fulltime dienstverband) minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof de werknemer op 214 dagen reist. Bij parttime werken moet de vergoeding pro rata berekend worden.
Het verschil tussen een eindejaarsuitkering en 13e maand
Bij een 13e maand krijg je een extra bruto maandsalaris. Een extra maandloon dus. Daarom ook de naam 13e maand. Een eindejaarsuitkering is een deel van het bruto salaris wat je in het hele jaar hebt verdient.
Omzendbrief nr. 705 van 23 juni 2022 stelt het bedrag van de kilometervergoeding vast op 0,4170 euro voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023.
Een redelijke vergoeding per kilometer is op dit moment rond de 30 cent. Dit dekt gemiddeld de variabele kosten en een vergoeding voor casco verzekering.
Stel dat er in de cao staat dat er maximaal 30 kilometer enkele reis vergoed mag worden, maar de woon-werk afstand betreft 40 kilometer enkele reis, dan wordt er 10 kilometer fiscale ruimte opgebouwd. De formule van deze berekening is als volgt: 40 x 2 x €0,19 x 214 : 12 = €271,07 per maand en €3.252,80 op jaarbasis.
Als werkgever mag u geen medische gegevens van uw personeel verwerken. U mag uw werknemers dus niet vragen naar hun gezondheid of een test afnemen ter controle. De reden van een ziekmelding bijhouden mag ook niet. Zo is dat geregeld in de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Hoe zit dat? De werkgever moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Op basis van Artikel 44 van de Arbowet komen de kosten daarvan voor rekening van de werkgever. De werknemer moet dus ook thuis een goed ingerichte werkplek hebben.
De werkgever heeft, volgens de wet, een 'instructiebevoegdheid'. Dat is ook logisch: zou een werkgever zijn medewerkers niets mogen verplichten, dan heeft hij niets aan zijn werknemers. Die blijven dan thuis, omdat het niet mogelijk is om ze te verplichten op het werk te verschijnen.