Heel kortgezegd is vergaderen het bijeenkomen (fysiek of online) om te overleggen. Je praat met elkaar, stelt vragen, je geeft je mening of voert discussies over bepaalde onderwerpen. Vaak gaat het over onderwerpen die belangrijk zijn voor het werk dat je uitvoert.
Het verloop van een vergadering
Na elk punt geeft de voorzitter of een van de deelnemers een samenvatting. De deelnemers krijgen de kans om vragen te stellen. De voorzitter legt samen met de deelnemers plaats en datum voor de volgende vergadering vast en sluit de vergadering.
Wat voor vergadertechnieken zijn er? Agenda opstellen en volgen: zorg voor een duidelijke agenda die van tevoren wordt gedeeld. Volg deze tijdens de vergadering om gefocust te blijven. Actiepunten noteren: Houd bij wie welke acties op zich neemt en zorg ervoor dat deze duidelijk worden gecommuniceerd na de vergadering.
Communiceer duidelijk het doel, de verwachtingen en de doelen van de vergadering . Beschrijf de structuur en de lengte. Leg uit wat er moet worden voorbereid en wat de verantwoordelijkheden van elk lid zijn. Crowdsource eventuele vragen of discussiepunten voorafgaand aan de vergadering.
De vergadering begint met het bespreken van de agenda. De voorzitter vraagt of een van de leden nog meer zaken op de agenda wil plaatsen. Als besloten is dat de agenda moet worden aangehouden, vraagt de voorzitter om een motie om de agenda aan te nemen.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
De doelstellingen voor de vergadering opsommen
Duidelijke doelstellingen geven de vergadering richting en doel. Ze helpen deelnemers zich voor te bereiden en te begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Concluderend, hoewel al deze stappen belangrijk zijn, wordt het opsommen van de doelstellingen voor de vergadering vaak als het meest cruciaal beschouwd.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Er moet een quorum aanwezig zijn om zaken te kunnen behandelen. • Alle leden hebben gelijke rechten, privileges en plichten. • Niemand mag spreken totdat de voorzitter hem of haar erkent. • Persoonlijke opmerkingen of zijdelingse discussies tijdens een debat zijn niet toegestaan. • Er mag slechts één vraag tegelijk worden behandeld en slechts één persoon mag het woord voeren.
Een oproep tot orde is het vastgestelde begin van de agenda van de vergadering en wordt gewoonlijk door de voorzitter opgeroepen door te verklaren dat: “De vergadering zal nu tot orde komen”.
De rol van de leider is om de vergadering te starten, ervoor te zorgen dat de agenda wordt gevolgd met soepele overgangen tussen agendapunten en om de vergadering af te sluiten . Recorder – De rol van de recorder is cruciaal om ervoor te zorgen dat belangrijke ideeën, thema's en acties worden vastgelegd zodat iedereen ze kan zien.
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
De gemiddelde vergaderduur bedraagt 30 minuten tot een uur . Echter, factoren zoals het type vergadering, het aantal deelnemers en de frequentie kunnen dit tijdsbestek aanzienlijk beïnvloeden.
Als het op vrijwillige bases is niet maar misschien wel verstandig om er toch heen te gaan. Een werkgever kan je niet verplichten om buiten werktijd naar een officiële bijeenkomst te gaan of er moet een vergoeding tegenover staan.
Maak bijvoorbeeld een leuke grap, vertel een grappig verhaal of gebruik een raadsel. Met een humoristische korte opening van de vergadering doorbreek je de routine van statische agendapunten en breng je direct een glimlach op de gezichten van je deelnemers.
Om een motie in te dienen, moet u eerst worden erkend en het woord krijgen van de voorzitter van de vergadering of presiderende functionaris.Zodra u het woord hebt, formuleert u de motie als "Ik stel (stel hier uw motie voor)."
Als deelnemer in de vergadering heb je een algemenere rol, zonder specifieke verantwoordelijkheden. Je luistert naar de voorzitter, discussieert over de agendapunten en neemt beslissingen. Deelnemers hebben een belangrijke rol voor het creëren van inhoud en het bereiken van doelen binnen de vergadering.
Uit Deep Democracy komt de methode 'Popcorn style'. Bij 'popcorn style' maak je niet een rondje, maar deelnemers komen aan de beurt wanneer ze zelf willen. Sommige deelnemers vinden het namelijk prettig om als eerste aan de beurt te zijn en anderen wat later.
Introducties vinden meestal plaats aan het begin van de vergadering, maar ze zouden niet altijd als eerste moeten komen. Voor de meeste vergaderingen is het beter om te beginnen met het bevestigen van het doel en de doelen van de vergadering . Heet iedereen welkom, maak duidelijk waarom je vergadert en wat het team moet bereiken, en ga DAN door met de introducties.