Omdat het bestuur ieder jaar met een jaarrekening en bestuursverslag verantwoording aflegt aan de aandeelhouders, waarover de aandeelhouders iets moeten vinden, zullen de aandeelhouders dus minimaal eenmaal per jaar bijeen moeten komen om deze te bespreken en een besluit over de vaststelling daarvan te nemen.
Bedenk hoe vaak het bestuur minimaal vergadert. Omdat het gaat om een minimum kan het bestuur altijd meer vergaderen, maar niet minder. Een goed aantal vergaderingen om als minimum op te nemen in je statuten is drie per jaar. Je kunt afspreken dat het bestuur vaker vergadert in de eerste jaren dat de stichting bestaat.
Hoe werkt een algemene vergadering aandeelhouders (AVA)?
Deze algemene vergadering heeft alle bevoegdheid, voor zover deze niet volgens de statuten aan het bestuur of anderen is opgedragen. “De aandeelhoudersvergadering is volgens de statuten van de besloten vennootschap minimaal één maal per jaar.”
Tenzij de statuten anders bepalen worden de notulen van een algemene vergadering ondertekend door de leden van het bureau en de aandeelhouders die hierom verzoeken.
De algemene vergadering van een vennootschap bestaat uit alle aandeelhouders en is de hoogste instantie van de vennootschap. Ze komt minstens eenmaal per jaar samen. In de algemene vergadering wordt het beheer en de vertegenwoordiging van een vennootschap gedelegeerd aan één of meer zaakvoerders.
De algemene vergadering is een verplicht orgaan met wettelijke bevoegdheden. Wanneer uw boekhouding per kalenderjaar loopt, valt de jaarvergadering meestal in mei of in juni omdat ze moet plaatsvinden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar.
De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
Het goedkeuren (of: vaststellen, aannemen etc) van de notulen van een vorige vergadering is een besluit dat wordt genomen door de vergadering. Het bijzondere bij het besluit over dit specifieke onderwerp is dat de besluitvorming meestal volgens andere regels verloopt.
Is er een quorum? In principe is er geen aanwezigheidsquorum op een gewone algemene vergadering, tenzij de statuten het anders bepalen. Je kan dus met andere woorden van start gaan op de algemene vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Algemene vergadering van aandeelhouders
Dat is een verplicht orgaan van een naamloze vennootschap of besloten vennootschap. Die AvA is bevoegd is om op aandeelhoudersvergaderingen besluiten te nemen. De wet omschrijft de AvA als de algemene vergadering.
De wet zegt dat zowel het bestuur als de raad van commissarissen bevoegd zijn de algemene vergaderingen van aandeelhouders (ook wel algemene vergadering of AvA) bijeen te roepen. Dat staat in artikel 219 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (meestal genoteerd als art. 2:219 BW).
Wat is een Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA)?
Het bestuur benoemen en ontslaan; De bestemming van het dividend (winst) bepalen; Overgaan tot statutenwijziging; De rechtspersoon ontbinden door middel van een ontbindingsbesluit.
Wel schrijft de wet voor dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moeten bevatten. In veel statuten is opgenomen dat het bestuur zichzelf benoemt (coöptatie), dat de bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar en dat zij één- of tweemaal herbenoembaar zijn.
Vaak bepalen de statuten hoe de stichting een bestuurder beloont. Bijvoorbeeld dat een bestuurder geen recht heeft op loon, maar alleen op een onkostenvergoeding en/of vacatiegeld. Vacatiegeld is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.
Er is geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn voor het bestuur van een vereniging. Dat betekent dat een secretaris in principe onbeperkt kan aanblijven.
Werk de notulen ook liever zo snel mogelijk uit.
Onderzoek wijst uit dat je na 24 uur nog 90% kunt herinneren van wat er tijdens de vergadering is besproken. Na 48 uur is dat gedaald naar 70% en na 3 dagen weet jij je nog maar 40% te herinneren.
Een verslag kan ook betrekking hebben op andere gesprekken/gebeurtenissen dan een vergadering: een verslag van een gesprek, evenement, onderzoeksrapport enz. Met notulen verwijs je exclusief naar het verslag van een vergadering. In de wandelgangen worden notulen ook wel verslag genoemd.
Wat is de juiste uitspraak van het woord notulen? Zowel 'nótulen', met de klemtoon op de eerste lettergreep, als 'notúlen', met de klemtoon op de tweede lettergreep, is goed. De 'klassieke' uitspraak is 'nótulen'.
Gemiddeld rekent een notulist een uurtarief tussen de € 30,00 en € 45,00. Daarom is het altijd verstandig om eerst even een vergelijking te maken voordat u een notulist gaat inhuren.
Wie stelt ze op? De wet geeft vooreerst aan wie de notulen opstelt van de algemene vergadering. Meer bepaald is dat de syndicus. Het gaat dus niet op om bij het begin van de vergadering zomaar een mede-eigenaar aan te duiden die wordt belast met het opstellen ervan.
De wet verplicht dat de mede-eigenaars minstens een keer per jaar een algemene vergadering houden. De bijeenkomst vindt plaats binnen een vooraf bepaalde periode van 15 dagen. Deze termijn is opgenomen in de basisakte of moet worden vastgelegd tijdens een AV.
De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders of door een gedelegeerd bestuurder telkens de belangen van de vennootschap het vereisen.