De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Als uw klant vervolgens nog niet reageert, wordt het al snel tijd voor de tweede en laatste aanmaning. Stuurt u deze zo snel mogelijk, liefst uiterlijk twee dagen nadat de betalingstermijn van de eerste aanmaning is verstreken.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Als u niet betaalt en ook geen schriftelijk bezwaar aantekent, dan moet u rekening houden met een tweede aanmaning. Deze zal vaak een dwingender karakter hebben en in deze aanmaning kan ook al aangekondigd worden dat u rente en zogenaamde buitengerechtelijke kosten verschuldigd bent.
De eerste stap bij een onbetaalde factuur is het verzenden van een betalingsherinnering. Wanneer hier geen gehoor aan gegeven wordt, kan een aanmaning verstuurd worden. Het grote verschil tussen beide brieven is de toon. Bij een herinnering wordt nog vriendelijk verzocht, maar bij een aanmaning wordt gesommeerd.
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
De betalingstermijn en herinneringen
Als bol.com geen (complete) betaling ontvangt binnen die termijn, krijgt u een herinnering. Deze eerste herinnering is gratis. Betaalt u niet dan wordt er een 2de en eventueel een 3de herinnering verstuurd. Deze laatste twee betalingsherinneringen kosten €3,50 per keer.
In principe zijn er geen wettelijke vormvereisten om een aanmaning te versturen, tenzij dit in bijzondere gevallen vereist zou zijn (bijvoorbeeld wanneer een gerechtsdeurwaarder een particulier aanmaant). Dit betekent dus dat de aanmaning zowel mondeling, per e-mail, sms, fax, … ter kennis gebracht kan worden.
Incassokosten of herinneringskosten zijn bedoeld om de kosten te dekken van de acties die u moet ondernemen om het factuurbedrag te innen. Dit bedrag komt bovenop het factuurbedrag dat de klant nog aan u moet betalen.
De Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK)
Dit doet u met een aanmaning. In deze aanmaning moet u uw debiteur nog eenmaal 14 dagen de gelegenheid geven om de openstaande factuur, zonder bijkomende kosten, te betalen. Deze aanmaning is ook wel de 14-dagenbrief gaan heten.
Ruim een derde van de bedrijven betaalt echter bewust te laat, omdat de eigen organisatie een andere betalingstermijn hanteert en nog eens een derde doet dit om zo de liquide middelen op peil te houden (30%). Volgens het onderzoek gaat het hierbij vooral om bedrijven die aan andere bedrijven leveren (45%).
De deurwaarder mag 2 keer per maand voor maximaal € 500 beslagleggen. De deurwaarder mag 3 maanden achter elkaar beslag leggen. De deurwaarder mag alle bijschrijvingen van 1 week in beslag nemen. De deurwaarder mag niet alleen uw saldo, maar ook uw kredietruimte in beslag nemen.
De schuldeiser kan echter weigeren om u een afbetalingsplan toe te kennen. Een gerechtsdeurwaarder zal zoveel als mogelijk proberen om tot een oplossing te komen en har- de maatregelen, zoals verkoop van uw inboedel of uithuiszetting, te vermijden.
In het algemeen is het opvragen van adresgegevens door de deurwaarder uit de BRP pas toegestaan indien een debiteur na het versturen van een eerste aanmaning niet reageert en dan nog alleen met het oog op het uitbrengen van een dagvaarding.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Bij de consumentenovereenkomst wordt vaak een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Ondernemingen mogen de betalingstermijnen zelf bepalen, mits dit een redelijk termijn is voor de consument om tot betaling over te gaan. In de praktijk komt dit neer op een redelijke betalingstermijn van 14 dagen.
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar. Verkoop je een product aan een consument, dan verjaart de factuur al na twee jaar.