Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
De aanhef van de brief
Ken je de persoon die je schrijft niet, dan begin je met “Geachte”. Schrijf je aan iemand die je wel kent dan kan je beginnen met “Beste”. Na “Geachte” komt altijd een achternaam, na “Beste” een voornaam. Dus “Geachte heer” of “Beste Piet”.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Onbekende ontvanger
Je stuurt bijvoorbeeld een brief of een e-mail aan een organisatie, maar je bent niet op de hoogte van de naam en het geslacht van de ontvanger. In dat geval is het gebruikelijk om een formele aanhef met Geachte te gebruiken.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord. In de praktijk wordt Beste vaak zelfstandig als aanhef gebruikt, maar niet iedereen wordt graag op die manier aangeschreven. Het is daarom aan te raden om Beste altijd te laten volgen door een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Klassieke voorbeelden van een slotzin
Gebruik deze klassieke slotzinnen als eventuele inspiratie: Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet.
Herhaal je bedankje en sluit af. Schrijf iets in de trant van 'Nogmaals dank voor het heerlijke etentje' en eindig met een groet, die past bij de relatie die je met de ontvanger van het kaartje hebt, bijvoorbeeld: 'Liefs', 'Vriendelijke groet', 'Hartelijke groeten', 'Groetjes', 'Hoogachtend', enzovoort.
Wat is de beste briefaanhef als je niet weet of de geadresseerde een man of een vrouw is? Als het geslacht van de geadresseerde onbekend (en niet te achterhalen) is, is het het gebruikelijkst om in de aanhef boven een brief of e-mail zowel heer als mevrouw te vermelden.
Antwoord. Volgens het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) komt er een komma na de aanhef. Volgens het Bureau voor Normalisatie in België is er na de aanhef geen leesteken nodig, maar kan er eventueel wel een komma geplaatst worden.
Als u de naam van de ontvanger niet kent, maar zeker weet dat het om een man gaat, gebruikt u Geachte heer. Als het om een vrouw gaat, gebruikt u Geachte mevrouw. Als een persoon in een bepaalde functie wordt aangesproken, zijn combinaties met Mijnheer de en Mevrouw de gebruikelijk, zonder het woord geachte.
In plaats van “meneer” of “mevrouw” kun je iemands naam gebruiken in de aanhef van een brief of mail. Waar je eerst bijvoorbeeld “Beste meneer Malali” zou zeggen, zeg je nu: “Beste Rodrigo Malali”. Of Rodrigo nu een man, vrouw of non-binair persoon is, is dan irrelevant.
Gebruik waar mogelijk genderneutrale woorden
Bijvoorbeeld 'ouders' in plaats van 'vaders en moeders', of 'partner' in plaats van 'man' of 'vrouw', 'vriend' of 'vriendin' en 'kinderen/scholieren/leerlingen' in plaats van 'jongens en meisjes'.
In 2016 heeft de transgemeenschap genderneutrale voornaamwoorden gekozen voor trans personen die zich man noch vrouw voelen. Gebruik in dit geval in plaats van hij/hem/zijn of zij/haar/haar: hen of die/hen/hun. Enkele voorbeeldzinnen om je op weg te helpen: Sacha stapt op hun fiets.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.