Neem de telefoon op met een professioneel 'goedemorgen' of 'goedemiddag', gevolgd door de naam van het bedrijf en je eigen naam. Een bedrijf dat opneemt met een nonchalant 'hallo? ' zal het niet ver schoppen. Instrueer collega's die de telefoon opnemen, dat op die manier te doen.
Wanneer je de telefoon opneemt, dan begin je met een begroeting. Tot twaalf uur gebruik je “Goedemorgen”. Tussen twaalf en zes uur 's middags neem je op met “Goedemiddag”.
Een gesprek beantwoorden of afwijzen
Als je het gesprek wilt beantwoorden, swipe je de witte cirkel naar de bovenkant van het scherm als je telefoon is vergrendeld of tik je op Beantwoorden.
Bij de afsluiting van je gesprek geef je een korte samenvatting van gemaakte afspraken en zeg je elkaar gedag. Bijvoorbeeld door de ander een fijne (werk)dag, prettige avond, veel succes of iets anders vriendelijks toe te wensen. De naam noem je hier nogmaals.
Hou je smartphone stevig in de hand
Je hand zal namelijk altijd wat bewegen tijdens het fotograferen of opnemen. Het is dus aan te raden om je smartphone met beide handen vast te houden voor een beter resultaat.
De beller zal je gezicht niet kunnen zien, maar je bent automatisch een stuk vriendelijker. De glimlach is daardoor hoorbaar in je stem. Door de glimlach zullen positieve chemische reacties worden aangemaakt in je hersenen en daardoor kom je een stuk vriendelijker over.
Probeer met je lichaamstaal duidelijk te maken dat je het gesprek wil beëindigen. Neem fysiek wat meer afstand, draai iets weg van je gesprekspartner, sta bijvoorbeeld op uit een stoel en pak je spullen op. Of draai een kwartslag weg, zodat je met je schouder naar je gesprekspartner wijst.
Je kunt dan bijvoorbeeld iets zeggen als: “Bedankt voor dit gesprek, ik ga nu nog even wat andere mensen gedag zeggen.” Op die manier blijf je eerlijk, zonder al te enthousiast over te komen. Als je wel enthousiast bent over je gesprekspartner en/of jullie gesprek, mag je dat altijd laten merken.
Wanneer iemand niet opneemt, dan gaat de telefoon een paar keer over en schakelt daarna over op voicemail. Wanneer iemand je wegdrukt gaat de telefoon een stuk minder over. Ben je echter geblokkeerd, dan zal de telefoon slechts één keer overgaan en daarna doorschakelen naar voicemail.
Wanneer je een inkomende oproep hebt kun je door tweemaal te drukken op de aan/uit-knop het binnenkomend gesprek afbreken. De beller wordt onmiddellijk doorverbonden met je voicemail. Een ontzettend handige functie wanneer je niet in staat bent om een gesprek te voeren.
Spreek duidelijk en rustig. En spreek beleefd met u, want je weet niet wie je aan de lijn hebt! Herhaal eventueel de gegevens die je krijgt en opschrijft! Vraag ook nog een keer de naam van de persoon die je gesproken hebt.
Wanneer je iemand tijdens het telefoongesprek in de wacht wilt zetten, vraag dan aan de beller of hij dit wil. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand vervolgens 'nee' zegt. Meestal zal daar wel een goede reden voor zijn. Geef de afhandeling van zo'n telefoontje dan voorrang.
Tips/Telefoonetiquette:
Spreek duidelijk en rustig en articuleer goed. Laat in de toon van uw stem klinken dat de beller welkom is en geholpen gaat worden. Hier zorgt de glimlach in uw stem al gedeeltelijk voor. Laat nooit iemand onnodig in de wacht staan.
Wil je niet meer afspreken of desnoods alleen vriendschappelijk, wees dan ook eerlijk. Stuur bijvoorbeeld: 'Een afspraak lijk me erg gezellig! Ik merk alleen wel dat ik vriendschappelijk in het contact sta dus als je daarom liever niet meer wil afspreken, snap ik dat ook. '
Als je lastiggevallen wordt of je bedreigd voelt, dien dan een verzoek in voor een contactverbod. Vertel de ander zonder omwegen dat je geen vinden wilt zijn en dat je hem of haar gewoon niet mag. Vermijd de ander zo veel mogelijk. Maak geen oogcontact.
Ook hier geldt: wees eerlijk, duidelijk en respectvol. Heb respect voor de versierpoging die hij heeft gedaan, maar wees duidelijk dat jij niet geïnteresseerd bent. Zeg iets als: “Hey, bedankt voor je compliment, maar ik ben niet geïnteresseerd…
Gesprekken beantwoorden en beëindigen
Open de Telefoon app > tik op Meer opties (drie verticale puntjes) > tik op Instellingen. Stap 2. Tik op Oproepen aannemen en beëindigen.
De nieuwste smartphones zijn vooral uitgerust met een volledig touchscreen. De touchscreens zijn zeer gevoelig en na de sms-duim, zal de smartphonepols een nieuw fenomeen worden. Je houdt immers vaak met je ene hand het toestel vast en met een vinger van je andere hand toets je je berichten in.