Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Het is gebruikelijk om de echt belangrijke stukken, meestal bepaalde brieven, door twee personen te laten tekenen. Maar de gebruiken in uw eigen bedrijf of instelling zijn daarbij ook van belang. Zorgt u er in ieder geval wel voor dat goedgekeurde uitgeprinte vergaderverslagen in ieder geval worden getekend.
Na het inhoudelijke gedeelte van je brief sluit je af met een afsluitende zin. Dit kunnen verschillende soorten afsluitingen zijn, afhankelijk van wat je van de lezer als vervolg wil op je brief.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Als een brief al is opgemaakt en u moet onverwachts in de plaats van iemand anders ondertekenen, dan kunt u met de hand de afkorting i.o. ('in opdracht') voor uw handtekening schrijven. Als uw handtekening moeilijk leesbaar is, kunt u voor de duidelijkheid uw naam ook voluit onder uw handtekening schrijven.
We hebben hier geen officiële regels voor gevonden, maar in de zakelijke en juridische wereld is het gebruikelijk om de aanbieder van het contract links te laten ondertekenen, en degene die de overeenkomst aangeboden krijgt (werknemer, klant e.d.) rechts.
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
– Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd 'mede namens …'
Er zijn zelfs meerdere mogelijkheden Een ondertekening 'in opdracht' bestaat uit de volgende onderdelen: * de slotformule (bijvoorbeeld 'Met de meeste hoogachting,' of 'Met vriendelijke groet,'); * de afkorting i.o., direct gevolgd door de handtekening op dezelfde regel (in plaats van i.o. ('in opdracht') zijn ook ...
Rechtspersonen, zoals bv, nv, stichting en vereniging
Het bestuur als geheel is bevoegd om te ondertekenen. De bestuurders kunnen zelfstandig of gezamenlijk tekenbevoegd zijn. De gezamenlijk bevoegde bestuurder moet met 1 of meerdere andere bestuursleden ondertekenen.
Een aanvraag voor een Wlz-indicatie mag in principe alleen worden ondertekend door de cliënt zelf. Als de cliënt niet goed kan overzien waar hij de aanvraag voor doet en wat de gevolgen hiervan zijn, mag hij de aanvraag niet zelf ondertekenen.
Doorgaans komen in een zakelijke e-mail dezelfde basiselementen aan bod als in een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
Een veilige afsluiting is kiezen voor ''Met vriendelijke groet'' of ''Hartelijke groet''. Met deze afsluiting zit je altijd goed en ben je niet te formeel, maar ook zeker niet informeel. Neem altijd een zin op waarin je aangeeft dat je graag bereid bent om je motivatie toe te lichten.
Vaak staat het woordje 'dus' bij een conclusie. Een conclusie trekken gebeurt meestal aan het einde van de tekst, maar het kan ook aan het begin van de tekst. De uitspraak en de conclusie kan binnen één zin staan, maar ook binnen meerdere zinnen. Het is al laat (uitspraak), dus moet Jippe naar bed (conclusie).