Agendapunten en hun beschrijvingen: Agendapunten zijn onderwerpen die tijdens de vergadering besproken moeten worden. Dit omvat feedback op notulen van de vorige vergadering, actiepunten, beslissingen over bedrijfsbeleid en updates over lopende kwesties.
Bij het formele OR-overleg kunnen gebeurtenissen, besluiten of standpunten later gebruikt worden of belangrijk zijn als u bijvoorbeeld gaat adviseren. Daarom moeten ook de minder voor de hand liggende zaken van de OR-vergadering goed worden genoteerd en geregeld.
wat je wilt bespreken. welke bedoeling je hebt met de bespreking of wat je ermee wilt bereiken (bijvoorbeeld besluit, advies, kritiek, medewerking bij een actie), wat je van de deelnemers verwacht (huiswerk doen, over start- en kernvragen nadenken) hoeveel tijd je nodig denkt te hebben.
Het grote verschil tussen informele communicatie en formele communicatie zit hem in de intentie en van wie het komt. Bij informele communicatie zijn het je collega's zelf die met elkaar communiceren en bij formele communicatie gaat het echt om een communicatiedeskundige waarvoor je bedrijf betaalt.
Formele vergaderingen
Het is een manier om belangrijke kwesties te bespreken en om beslissingen te nemen die de organisatie vooruit helpen. Er zijn verschillende soorten formele vergaderingen die worden gehouden, zoals algemene vergaderingen, bestuursvergaderingen en commissievergaderingen.
Opening: Als voorzitter heet je iedereen welkom.Dan zorg je ervoor dat er genoteerd wordt wie er aan- en afwezig zijn. Notulen van vorige vergadering: Je loopt de notulen van de vorige keer door en vraagt of iedereen akkoord is met deze vastlegging.
Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren.
Aan het begin van een vergadering is de voorzitter aan het woord: opening met bijvoorbeeld: "De vergadering is geopend." welkom aan de deelnemers; opmaken van de presentielijst (eventueel kennismakingsronde);
Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen.
Formele bijeenkomsten/activiteiten
Dit zijn activiteiten als: Bijeenkomsten met zakelijke tussenpersonen of dealers. Bedrijfsbezoeken aan vestigingen in binnen- en buitenland. Congressen/symposia over nieuwe producten/diensten of nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied.
Wat is informeel overleg? Dit is een overleg met een burger, een medewerker van de overheid en een neutrale gespreksleider. Dit gesprek kan in alle domeinen plaatsvinden.
Bij formele teksten gebruik je geen afkortingen.Je zegt 'geachte meneer of mevrouw', 'u' of je sluit een brief af met een 'vriendelijke groet'. Ook denk je goed na over de lay-out van je geschreven tekst, want je gebruikt alinea's, witregels en bijvoorbeeld titels.
Formele woorden hebben een stijf, plechtig karakter. Zulke woorden komen vooral in geschreven taal voor. Ze worden ook wel ambtelijke woorden of stadhuiswoorden genoemd. Veel mensen gebruiken formele woorden omdat ze denken dat het op papier of in een officiële context allemaal een beetje meer of anders moet zijn.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.