De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Afsluiting, sluiting
overzicht geven van de gemaakte afspraken (taakverdeling); eventueel een schets van het vervolgtraject (ook datum volgende vergadering); een korte evaluatie van de vergadering met een dankwoord; de sluiting, bijvoorbeeld: "En hiermee sluit ik deze vergadering.
Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen.
Vergadering voorzitten
Het lijkt zo eenvoudig: De vergadering op tijd laten beginnen. Dan de orde bewaren, iedereen aan het woord laten komen die iets wil zeggen en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. En natuurlijk goed op de tijd letten, zodat de vergadering niet teveel uitloopt.
Begin met een rondje hoe het met iedereen gaat! In plaats van direct de taaie inhoud in te stappen, maak even contact met elkaar, door twee minuten aan iedereen de tijd te geven of even kort te vertellen hoe het gaat en waar iedereen mee bezig is.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”
De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informatieoverdracht, inventariseren, instrueren, acceptatie, meningsvorming, besluitvorming, problemen oplossen, afstemmen en motiveren. Per vergaderdoel wordt er een overzicht gegeven van de aanpak van een agendapunt met dat vergaderdoel.
In de uitnodiging moeten in elk geval de datum, tijd en locatie van de vergadering worden vermeld. Daarnaast moet de reden van de vergadering worden vermeld. En welke onderwerpen er op de agenda staan. Je moet ook voldoen aan de wet- en regelgeving over de manier waarop de uitnodiging mag worden verstuurd.
De vraag: Stel een vraag aan de groep, bijvoorbeeld “Wat was het hoogtepunt van je weekend?” of “Wat hoop je uit deze vergadering te halen?” Geef dan elke deelnemer de kans om te antwoorden. Het gevoel: Laat de deelnemers een emotie delen die ze op dat moment voelen en waarom ze zich zo voelen.
Een succesvol team bestaat uit teamleden die samen zaken voor elkaar krijgen. Samenwerking is de sleutel tot succes, maar hierbij is het ook belangrijk om het eigen aandeel te dragen. Ieder teamlid draagt zijn of haar eigen deel van de werklast en begrijpt goed waar hij of zij in de bedrijfsvoering past.