Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten). Schrijf geen spreektaal.
Definitie E-mailadres
Iedere mail account is gekoppeld aan een uniek E-mailadres, dat altijd op dezelfde wijze is gestructureerd: De naam: Dit kan een alias zijn, een gebruiker, eigennaam, groep of afdeling van een organisatie. Het @ karakter: In Nederland wordt deze 'at' ook wel 'apenstaartje' genoemd.
Hou het kort en bondig. Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens. Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
Namen in de aanhef
Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya. Sommigen combineren voor- en achternaam: Geachte Tim Winkel, Beste Soumaya Amrani.
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Bovenaan je brief of e-mail staat een zin die aangeeft waar je tekst over gaat. Je gebruikt een onderwerpregel zodat je lezer nog voordat hij gaat lezen in één oogopslag ziet waar de tekst over gaat of wat hem te wachten staat.
Kies een onderwerp uit waarvan je weet dat de meeste mensen het als goed/positief ervaren en licht toe waarom het niet goed is. Om dit goed te doen, is het belangrijk dat.. Iets in twijfel trekken wat mensen over het algemeen als goed beschouwen, trekt de aandacht.
In een e-mail is ook een informelere begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goedenavond, Goeiedag, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als de naam van de geadresseerde(n) niet bekend is. Als de naam van de aangeschreven persoon wel bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk.
Geachte heer, geachte mevrouw. Geachte abonnee.
Begin altijd met een aanhef. Goede tip. Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw. Geen enkele andere keus.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
In afwachting van uw antwoord verblijf ik.Ik hoop spoedig iets van u te vernemen.Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
De kern van je brief is voor de informatie die je aan de lezer wilt vertellen. De mededeling die voor de lezer het allerbelangrijkst is, zet je direct bovenaan in de kern. Dus in de eerste regel van de tweede alinea (als je de inleiding als eerste alinea telt). Daarna is er ruimte voor toelichting en uitleg.
Een uniek adres waarmee berichten via de computer en smartphone kunnen worden ontvangen en verzonden. Het adres bevat altijd het apenstaartje @ (uitgesproken als 'et'), gevolgd door het adres van de internetprovider (zoals KPN of Ziggo) of de webmail dienst (zoals Gmail).
Houd het kort
Een krachtige boodschap is altijd kort. Dat geldt helemaal voor de subject line. Hanteer deze regel: 50 karakters of minder.