Regelgeving betalingstermijnAls u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
De hoofdregel is dat een factuur aan een bedrijf moet worden betaald binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur als geen uiterste dag van betaling is overeengekomen. Dit is geregeld in artikel 6:119a lid 2 sub a BW.
Wettelijke betaaltermijn in het kort
Wettelijke betalingstermijn voor particulieren en consumenten: die staat niet vast, maar moet wel redelijk zijn. Vaak wordt een periode van 14 dagen afgesproken. Wettelijke betalingstermijn voor bedrijven: bedrijven betalen elkaar binnen 30 dagen.
Overheden zijn sinds 2013 verplicht hun rekeningen aan ondernemers binnen 30 dagen te betalen. Sinds juli 2022 geldt dit ook voor betalingen van het grootbedrijf aan het mkb. 96,1% van de ministeries en 93,5% van de provincies betaalden in 2022 op tijd.
Als algemeen redelijk wordt een termijn van 5 tot 7 dagen gehanteerd. Met andere woorden, als uw factuur niet op tijd wordt betaald door een zakelijk bedrijf, dan dient het bedrijf dat niet heeft betaald nog een redelijke termijn van 5 tot 7 dagen de tijd te krijgen om uw factuur te betalen.
Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en verzend niet meer dan drie herinneringen/aanmaningen.
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar, net als bij facturen aan consumenten als het om diensten gaat. Verkoop je een product aan een consument, dan is de verjaring van een factuur al na twee jaar.
Tussen 2018 en 2022 kon een langere betaaltermijn, maximaal 60 dagen, worden afgesproken. Langer was alleen toegestaan als aangetoond kon worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig was. Per 1 juli 2022 is de wettelijke betalingstermijn ook voor het grootbedrijf naar 30 dagen bijgesteld.
Wettelijke betalingstermijn voor consumenten
U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten zelf bepalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U zet die betaaltermijn in het contract of uw algemene voorwaarden.
Je kan dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inzetten. Die innen namens jou de factuur. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het alsnog niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld).
Voor de btw-aangifte moet je altijd van de factuurdatum uitgaan. Je verzorgt je boekhouding dan volgens het factuurstelsel. Je moet dan alle facturen binnen een maand, kwartaal of jaar meenemen in je btw-aangifte. Je gaat dan uit van de datum op de factuur en niet de datum van de daadwerkelijke betaling of uitgaven.
Minimale bedrag aan kosten: Voor aanmaningskosten geldt een wettelijk minimumbedrag van €40,-. Dit bedrag kan altijd gevorderd worden door het incassobureau. Stel bijvoorbeeld dat je een factuur hebt van €300,-. Dan kan het incassobureau 15% (€45,-) van €300,- aan aanmaningskosten vorderen.
Wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen als u een betalingsachterstand heeft. De wettelijke rente is sinds 1 januari 2024 7% (voor niet-handelstransacties) of 12,5% (voor handelstransacties).
30 dagen einde maand betekent dat de 30 dagen termijn moet worden berekend vanaf het einde van de maand. Het maakt hierbij dus niet uit op welke dag de factuur is verstrekt. De betalingstermijn wordt altijd gerekend vanaf de laatste dag van de maand.
Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die facturen namens u innen: Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen.
Vervaldatum op de factuur
De vervaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald. Op die dag moet het verschuldigde bedrag op de rekening staan. De vervaldatum wordt berekend door de betalingstermijn op te tellen bij de factuurdatum. Of eigenlijk: bij het moment van de ontvangst van de factuur.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
De betwisting dient te gebeuren binnen een redelijke termijn. U doet dit dus best zo snel mogelijk. Voor ondernemingen geldt dat men dient te protesteren binnen de termijn die redelijkerwijze nodig is in functie van de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de gegevens vermeld op de factuur.
Die boete bedraagt tussen de € 50 en de € 500 bij een eerste overtreding en kan tot € 1.250 bedragen bij een tweede overtreding. Vanaf een derde overtreding kan het bedrag oplopen tot € 5.000. Systematisch laattijdig factureren kan met andere woorden behoorlijk veel geld kosten.
Wettelijk gezien mag u aanmaningen versturen vanaf de dag na een gemiste betaling. Het kan echter klantvriendelijk zijn om nog een paar extra dagen te wachten voor u de eerste brief verstuurt.
Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering. Wacht daarom, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen met het verzenden van een aanmaning.
Op grond van de wet verjaart een vordering 5 jaar (artikel 3:307 BW) nadat deze opeisbaar is geworden. Verstuurt u alsnog een factuur binnen deze periode van 5 jaar nadat u uw prestatie / of goederen heeft geleverd, dan is er niets aan de hand en kan nakoming in en buiten rechte worden gevorderd.