Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Zaken die maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden. verslagen van functioneringsgesprekken (vastgelegd in de AVG); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard.
Het personeelsregister, het speciale personeelsregister, de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten enz.) moeten gedurende vijf jaar bewaard worden.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Recht op inzage in personeelsdossier
In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien. Wanneer een werknemer daar om verzoekt, dan moet de werkgever binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de werknemer geven.
Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier. Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.
Hier staan zaken als jouw volledige naam, adres, woonplaats en jouw burgerservicenummer. Het laatste is bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart. Ook houdt de werkgever bij hoeveel jij verdient, omdat deze informatie weer door moet naar de belastingdienst.
1 maand:6 maanden: Een ontslagbrief (zowel als u zelf uw opzeg geeft als wanneer u ontslagen wordt), te rekenen vanaf het einde van de opzeggingstermijn. WEETJE Als er binnen de 6 maanden na de levering een gebrek opduikt, dan wordt dit gebrek geacht al van bij de levering te bestaan.
Het is echter redelijk om een verzuim/re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na einddatum dienstverband te bewaren. Ook bij werknemers met een niet beëindigd dienstverband kunnen dossiers die langer dan 2 jaar geleden zijn gesloten verwijderd worden. Hierbij wordt alleen de inhoud van het dossier verwijderd.
Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren.
aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar. facturen en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen. Het gaat vooral over de facturen van gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
U heeft recht op inzage als werknemer voor bijvoorbeeld: korte inzage in het dossier, het krijgen van kopieën van brieven en verslagen of zelfs het volledige dossier. Hiervoor moet u schriftelijk aanvraag doen bij uw werkgever. Vervolgens moet uw werkgever u binnen vier weken inzage geven.
Wie mag welke personeelsgegevens inzien? Ondersteuners, adviseurs en personeelsfunctionarissen maken deel uit van de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt. Ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst of de ambtelijke aanstelling mogen deze functionarissen personeelsgegevens inzien.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.
Op je PC of laptop (via Mijn ING)
In Mijn ING kun je afschriften over je Betaalrekening tot 10 jaar (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar) terugzoeken. Bij een Spaar- en/of Beleggingsrekening kun je tot 2 jaar terug.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
Houdt er rekening mee dat u de administratie van de overledene minimaal vijf jaar dient te bewaren. Indien u daar behoefte aan heeft, vraag dan rouwbegeleiding aan.