Een toolboxmeeting duurt ongeveer 15 tot 20 minuten en gaat over een actueel onderwerp dat invloed heeft op de veiligheid en gezondheid van medewerkers.
Voor VCA*-gecertificeerde bedrijven zijn minimaal vier toolboxmeetings per jaar verplicht. VCA**-gecertificeerde bedrijven dienen te voldoen aan een minimum van tien toolboxen per jaar. De Arbowet verplicht elk bedrijf te zorgen voor veilige werkomstandigheden voor werknemers.
Een toolboxmeeting is een (kort) moment waar een bepaald veiligheidsconcept in de kijker wordt gezet binnen een team of afdeling. Hier worden vaak begeleidende afbeeldingen, video's of grafieken gebruikt alsook concrete voorbeelden uit het bedrijf in kwestie of een ander bedrijf in de sector.
Tijdens een toolboxmeeting geef je informatie over het herkennen van gevaren en hoe je je kunt beschermen tegen deze gevaren. Daarnaast geef je informatie over en bespreek je met elkaar hoe de veiligheid verbeterd kan worden.
Bedrijven die VCA** gecertificeerd zijn, hebben de verplichting tot het houden van minimaal 10 toolboxen per jaar. In die gevallen ziet men vaak dat er een maandelijkse toolbox wordt gehouden.
Word bewust van de gevaren en risico's
Voor VCA-gecertificeerde bedrijven zijn minimaal vier toolboxmeetings per jaar verplicht. Globaal gezien worden deze dus elk kwartaal gehouden.
De letterlijke vertaling van toolbox is gereedschapskist. En dat is eigenlijk ook wat deze meeting is; het uitdelen van tools om samen veilig te kunnen werken.
Toolbox als verplichting vanuit de wet
De definitie van een toolboxmeeting vanuit de VCA-norm is als volgt: “Een Veiligheid-, Gezondheid- en Milieu-bijeenkomst waarin leidinggevenden en medewerkers van gedachten wisselen over deze onderwerpen.
In veel bedrijven zijn toolboxmeetings belangrijke instrumenten om te zorgen voor meer kennis en veiligheid. En natuurlijk om ervoor te zorgen dat werkzaamheden goed en veilig worden uitgevoerd. Toolboxmeetings zijn voor veel bedrijven verplicht. Soms per kwartaal, soms vaker.
Het principe van toolboxmeeting is dat door middel van een korte tekst of presentatie een discussie wordt uitgelokt die de mensen aanzet tot nadenken over het veilig handelen tijdens het uitoefenen van hun dagelijkse taken. De reacties die door de werknemers gegeven wordt, kan voor een bedrijf ook van waarde zijn.
Toolboxmeetings, of VGM-overleg, zijn bedoeld om de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers te bevorderen en gedachten uit te wisselen omtrent VGM-zaken. Er dient namelijk continu aandacht te zijn voor VGM binnen het bedrijf met als doel om de motivatie voor VGM te bevorderen.
WAAROM VCA BEDRIJFSCERTIFICERING
Veel bedrijven besteden opdrachten uit aan aannemers. Wanneer het bedrijf van een aannemer VCA gecertificeerd is, dan mag de opdrachtgever erop vertrouwen dat de uitbestede werkzaamheden de veiligheid, gezondheid en het milieu (VGM) niet in gevaar brengen.
Op de bouwplaats is het dragen van een veiligheidshelm, veiligheidsschoenen en schone werkkleding verplicht. Als de werkomstandigheden hierom vragen is het verplicht om aanvullende persoonlijke beschermingsmiddelen te dragen die horen bij de situatie.
De toolboxmeeting is bestemd voor leidinggevenden, uitvoerend personeel en derden. De direct leidinggevende geeft meestal de toolboxmeeting. Hij/zij is immers de eerst verantwoordelijke voor de veiligheid en gezondheid van zijn/haar medewerkers.
De eis van de VCA norm is om tenminste eenmaal per maand per operationele werkplek een werkplekinspectie uit te voeren. Dit kan dus een vaste locatie zijn, maar ook een projectlocatie.
Het aantal werkplekinspecties (hierna: WPI) is verhoogd. Voorheen was 1 WPI bij 1 tot 5 geopende projecten verplicht. Nu zijn het 2 WPI's bij 2 tot 5 projecten geworden.
Deze taken van een VGM-coördinator staan in de Arbowet: (Helpen bij) opstellen en uitvoeren van de RI&E. Adviseren en nauw samenwerken met de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging en arbodeskundigen. Arbomaatregelen (mede) uitvoeren.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het op (laten) stellen van het VGM-plan ontwerpfase. Het VGM-plan ontwerpfase bevat de algemene projectgegevens en de aan het project verbonden risico's in de verschillende levensduurfasen van het bouwwerk, die voor de uitvoerende en eigenaar van het bouwwerk relevant zijn.
Als meerdere werkgevers actief zijn op een bouwlocatie, moet er in veel gevallen een Veiligheids- & Gezondheidsplan (V&G-plan) zijn. In een V&G-plan beschrijft een opdrachtgever hoe hoofd- en onderaannemer(s) samenwerken en welke veiligheidsmaatregelen zij treffen om de veiligheid van de werknemers te waarborgen.
Voor bepaalde (bouw)projecten is het verplicht een V&G-plan op te stellen. Het V&G-plan is onder meer bedoeld om risico's te herkennen en te beheersen die kunnen ontstaan door de veelheid aan partijen.
In een V&G-plan staan afspraken op het gebied van veiligheid en gezondheid. Bijvoorbeeld welke partij in welke fase verantwoordelijk is voor de veiligheid. Ook moet het V&G-plan een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben van het werk en staat de bedrijfshulpverlening (Bhv) vastgelegd.
Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van het V&G-plan? In de ontwerpfase is dat de coördinator ontwerpfase, onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De coördinator ontwerpfase kan, aan de hand van de risico-inventarisaties en -evaluaties, zelf een V&G-plan opstellen of kan dat door anderen laten doen.
VGM-plan staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu-plan en is wettelijk noodzakelijk wanneer: Een project langer dan 30 dagen gaat duren en waarbij meer dan 20 medewerkers (inclusief onderaannemers) worden ingezet. Het project een doorlooptijd gaat hebben van meer dan 500 mandagen.