Kilometervergoeding factureren is misschien wel de meest gebruikte manier om reiskosten te declareren bij de opdrachtgever. Je brengt hierbij voor elke kilometer die je aflegt een bedrag in rekening. Dit bedrag spreek jij af met jouw opdrachtgever. Er zitten geen wettelijke regels aan vast hoe hoog het bedrag mag zijn.
De meeste zelfstandigen rekenen een kilometervergoeding van €0,20 tot €0,30 per afgelegde kilometer. Houd er rekening mee dat alles boven €0,19 per kilometer belast wordt. Als u dus €0,30 per kilometer rekent, moet u over €0,11 inkomstenbelasting betalen.
U mag € 0,19 per kilometer van uw opbrengst aftrekken voor de zakelijke ritten die u met uw eigen auto maakt. Ook als u de auto huurt, mag u € 0,19 per zakelijk gereden kilometer van uw opbrengst aftrekken.
Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat een redelijke kilometervergoeding anno 2022 op 39 cent ligt. Daarmee dek je niet alleen de benzinekosten, maar ook de (WA + Casco) verzekering, onderhoud en allerhande belastingen. Da's dus inderdaad ruim 2 keer meer dan de huidige 19 cent.
Reiskosten doorberekenen aan de opdrachtgever
Dit vermeld je op de factuur en wordt gezien als omzet. De Belastingdienst hanteert daar geen regels voor. Je kunt dus € 0,19 per gereden kilometer declareren, maar meer (of minder) mag ook. Houd er wel rekening mee dat het bedrag boven de € 0,19 per kilometer belast wordt.
Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
Je mag zelf weten welk bedrag per kilometer je doorberekent aan jouw klant. Er wordt vaak gedacht dat dit maximaal € 0,19 per kilometer mag zijn maar dat is niet waar. Wat wél waar is: Gebruik je jouw privé-auto zakelijk, dan mag je (maximaal) € 0,19 per kilometer in aftrek brengen op jouw winst.
Beter is het om kosten te splitsen in een variabel en een vast deel per jaar en die bij elkaar op te tellen. De som daarvan gedeeld door het werkelijk gereden aantal kilometers per jaar is de werkelijke kilometerprijs voor dat jaar.
Een redelijke vergoeding per kilometer is op dit moment rond de 30 cent. Dit dekt gemiddeld de variabele kosten en een vergoeding voor casco verzekering.
Je kunt met deze gegevens op de volgende manier je kilometervergoeding berekenen: Vermenigvuldig de vergoeding per kilometer met het aantal kilometer dat je op een werkdag reist: € 0,19 x 22 = € 4,18.
Gebruikt u een privéauto voor zakelijke ritten, dan mag u zichzelf 19 cent per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit is wettelijk geregeld in Nederland en dit betekent dat u als ZZP'er ook een kilometervergoeding van 19 cent per gereden kilometer kunt krijgen.
Als je in je privéauto rijdt voor je zaak, mag je €0,19 per gereden kilometer vergoeding berekenen. Bereken je de kilometers door aan jouw opdrachtgever? Dan moet je hierover btw berekenen.
Reiskosten doorbelasten
Als jij kunt aantonen dat het een zakelijke rit is geweest, kun je deze kosten terugvorderen bij de Belastingdienst. De kosten exclusief btw kun je weer doorbelasten aan jouw klant. Dat geldt ook als je een ov-chipkaart oplaadt.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Belastingvrij kan je werkgever je voor woon-werkverkeer en dienstreizen € 0,19 per kilometer geven, ongeacht het vervoermiddel. Dit geldt alleen wanneer je geen auto of ov-kaart van de zaak hebt. Die € 0,19 is alleen een grens voor de Belastingdienst. Je werkgever mag je zoveel meer geven als hij of zij maar wil.
* De reisaftrek is in dit geval € 0,24 per kilometer van de afstand enkele reis maal het aantal dagen dat u in 2022 hebt gereisd. De aftrek is maximaal € 2.214.
De kilometervergoeding die uw werkgever u geeft als terugbetaling van de autokosten die u voor zijn rekening heeft gemaakt, is niet belastbaar wanneer zij niet meer bedraagt dan die welke de staat aan zijn personeel toekent.
Reiskosten zijn een onderdeel van de vergoeding voor je geleverde prestatie(s). Als jouw reiskosten worden vergoed dan telt dit als omzet en moet jij hier als ondernemer btw over in rekening brengen. Je factureert je reiskosten dan ook met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoeding.
U heeft recht op de reiskostenvergoeding die in uw contract, cao of bedrijfsregels staat. Staat hier niets over in? Dan is uw werkgever niet verplicht om uw reiskosten te vergoeden. U kunt hier wel over onderhandelen.
Als we de kosten berekenen en vergelijken, komen we via het rekenvoorbeeld van ANWB uit op gemiddeld 7,6 cent elektriciteitskosten per kilometer en zo'n 10 cent per kilometer aan brandstofkosten.
Kosten rijden op benzine per kilometer
Het gemiddelde benzine verbruik ligt in Nederland rond de 1 op 15 (6,7 liter per 100 km). Als we dit vermenigvuldigen met een benzine literprijs van rond de € 1,75 dan kom je per kilometer uit op € 0,12 voor de benzine.
Kilometervergoeding factureren is misschien wel de meest gebruikte manier om reiskosten te declareren bij de opdrachtgever. Je brengt hierbij voor elke kilometer die je aflegt een bedrag in rekening. Dit bedrag spreek jij af met jouw opdrachtgever. Er zitten geen wettelijke regels aan vast hoe hoog het bedrag mag zijn.
Als je een rittenregistratie wil bijhouden ga je eerst naar website van de Belastingdienst om daar de verklaring 'geen privégebruik auto' in te vullen. Zo registreer je officieel dat je geen bijtelling gaat betalen. Je mag nu dus niet meer dan 500 kilometer privé rijden met je zakelijke auto.
Als uw werknemer in zijn eigen auto zakelijke ritten maakt voor uw onderneming, kunt u hem daarvoor een belasting- en premievrije kilometervergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Deze vergoeding kunt u uw werknemer ook betalen voor woon-werkverkeer.
Uw reistijd tussen huis en werk (en terug) telt niet als werktijd. Behalve als u activiteiten uitvoert in opdracht van uw werkgever. Voor beroepschauffeurs telt de reis tussen huis en standplaats niet mee voor het maximale aantal rij-uren per dag.