Na het inhoudelijke gedeelte van je brief sluit je af met een afsluitende zin. Dit kunnen verschillende soorten afsluitingen zijn, afhankelijk van wat je van de lezer als vervolg wil op je brief.
Je kunt een brief of email afsluiten door in afwachting van uw reactie, of in afwachting van uw reactie verblijf ik te gebruiken. Op deze manier sluit je de brief erg zakelijk af. Het is een klassieke, formele en afstandelijke afsluiting.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Daarna gaat u de brief afsluiten. Geef duidelijk aan wanneer u een reactie verwacht. Indien u bij geen gehoor verder stappen wilt ondernemen geeft u dit ook aan in de brief. Sluit verder op een beleefde manier af, denk hierbij aan 'Hoogachtend' of met 'Hartelijke groeten'.
Slotformule (ondertekening)
Onder de handtekening wordt naam en functie of afdeling vermeld. Merk ook op dat iedere regel begint met een hoofdletter (zie ook de adressering). Het vermelden van de heer of mevrouw na de handtekening is niet gebruikelijk. Schrijf dus niet 'De heer P.
Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen. De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Je wilt dat je geliefde de brief goed kan lezen en dat hij/zij het leuk vindt om naar je brief te kijken. Onderteken de brief. Dit is het laatste afscheid. Geschikte afsluitingen zijn onder andere "Liefs", "Voor altijd de jouwe", "Kusjes", "xxx" of "Ik denk aan je".
Graag beantwoord ik uw vragen hierover. Hartelijk dank voor uw informatieaanvraag. In de bijlage van deze mail vindt u informatie over onze organisatie.
Het kriebelige 'Warme groet' wordt nog steeds gebruikt in semi-zakelijke werkmails en ook de vergelijkbare 'Lieve groet', 'Vrolijke groet' of 'Zonnige groet' passeren nog wel eens de revue en zijn, alhoewel ongetwijfeld oprecht en lief bedoeld, gewoon irritant.
Frases als “met vriendelijke groet”, “met vriendelijke groeten” of “met hartelijke groeten” drukken een zekere eerbied uit. Kennelijk was er behoefte aan iets anders: een informele afscheidsgroet die niet zozeer eerbiedig is, maar eerder een amicale houding weergeeft.
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Zet jouw kernboodschappen bovenaan je zakelijke e-mail. De ontvanger wil zo snel mogelijk weten wat je hem te vertellen hebt. Daarbij helpt, zoals gezegd, een goed onderwerp. Een ander advies is om de mail te starten met de belangrijkste boodschappen die je hebt te melden (de kernboodschappen).