Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk.
Tip 1.
Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw. Geen enkele andere keus. Geachte Bert, onmogelijk. En als je iemand kent, schrijf je Beste met de voornaam.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je. Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma. Als je de persoon aan wie de e-mail gericht is al kent kun je de aanhef eventueel beginnen met 'Beste...' gevolgd door de voornaam.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
In plaats van “meneer” of “mevrouw” kun je iemands naam gebruiken in de aanhef van een brief of mail. Waar je eerst bijvoorbeeld “Beste meneer Malali” zou zeggen, zeg je nu: “Beste Rodrigo Malali”. Of Rodrigo nu een man, vrouw of non-binair persoon is, is dan irrelevant.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Klassieke voorbeelden van een slotzin
Gebruik deze klassieke slotzinnen als eventuele inspiratie: Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter. Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
De gebruikelijke volgorde is: – firmanaam van de geadresseerde; – eventueel: nadere adresaanduiding (bijvoorbeeld naam van de afdeling); – naam van de geadresseerde, voorafgegaan door De heer of Mevrouw (voluit);
Je gebruikt de persoonlijke voornaamwoorden waar de non-binaire persoon de voorkeur aan geeft. Dat kan 'die / diens / hen / hun' zijn, maar ook 'hij / hem / zijn' of 'zij / haar / haar'. Ken je de persoonlijke voorkeur van de non-binaire persoon niet, dan gebruik je 'die / diens'.
In 2016 heeft de transgemeenschap genderneutrale voornaamwoorden gekozen voor trans personen die zich man noch vrouw voelen. Gebruik in dit geval in plaats van hij/hem/zijn of zij/haar/haar: hen of die/hen/hun. Enkele voorbeeldzinnen om je op weg te helpen: Sacha stapt op hun fiets.
Iemand die zich vrouw voelt (of zij nu geboren is met of zonder vagina) noemen we ook binair. Iemand die zich man noch vrouw voelt, of juist net zozeer man als vrouw, noemen we non-binair.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
In je e-mail handtekening zet je:
Je naam en bedrijfsnaam. Een tagline met wat je doet. De url van je bedrijfswebsite. Het e-mailadres van je bedrijf.