Houd het gesprek gefocust.Houd steeds je doel voor ogen.Durf dan ook uitweidingen in 'aanpalende' terreinen af te kappen. Als je met flaps werkt: voorkom dat mensen steeds jouw rug zien of dat het gesprek vervalt in het 'dicteren' van de begeleider.
Ze getuigen van oprechte belangstelling en een helpende houding. Zorg in elk geval voor privacy en een rustige omgeving voor de gesprekken die je voert. Vraag bijvoorbeeld aan je medewerker of hij/zij het prettig vindt om op 'neutraal terrein' met elkaar te spreken, of bij hem/haar thuis.
Stel jezelf voor als je de ander nog niet eerder ontmoet hebt. Als je met een vreemde wilt praten, stap dan op hem of haar af, maak oogcontact en glimlach. Groet de ander en zeg hoe je heet, zodat je gesprekspartner zich beter op zijn of haar gemak voelt in jouw gezelschap.
Zorg dat de meeting interactief blijft door deelnemers om hun advies of mening te vragen. Vraag collega's om een uitdaging van een team op te lossen. Of laat ze hun eigen moeilijkheden delen zodat anderen een oplossing kunnen bedenken. Maak het niet te ingewikkeld.
Zich goed voor te bereiden op de vergadering, bijgevoegde stukken goed te lezen en tot zich te nemen. Een standpunt te bepalen over onderwerpen die besproken worden. Eigen standpunt op een heldere wijze te verwoorden tijdens de vergadering. Anderen te helpen om hun standpunten te verwoorden.
Gespreksdoelen kun je onderverdelen in: Kennisdoelen (wat wil je dat de cliënt weet) Gedragsdoelen (wat wil je dat de cliënt in het vervolg doet) Houdingsdoelen (je wilt dat de cliënt positief tegenover dit onderwerp staat/ positieve attitude)
De belangrijkste kenmerken van een goed gesprek zijn: De tijd nemen, contact maken en actief luisteren. Respecteren en verplaatsen in het standpunt van de ander. Gelijkwaardigheid en tweerichtingsverkeer.
Luister naar de andere persoon.
Iedereen wil zich belangrijk en gehoord voelen, dus als je wilt dat mensen met je praten, schenk ze dan je volle aandacht. Zorg ervoor dat je altijd luistert als iemand met je praat. Probeer de regel te hanteren: 'Eerst luisteren, dan praten,' na het starten van een gesprek.
Neem afstand door jezelf los te zien van de situatie. Stel je maar voor dat je met een helikopter boven jezelf cirkelt en naar beneden kijkt, of ga in gedachten achter jezelf staan en kijk naar de situatie. Zo koppel je jezelf even los, waardoor je je weer in een neutrale stand kunt zetten om je emoties te reguleren.
Belangrijk is dat iedereen aan het woord komt in een vergadering. Om dat te bevorderen, kun je alle deelnemers een kaartje geven en vragen daarop hun visie te delen over het onderwerp. Dat kan elk onderwerp zijn. De reactie mag tekst zijn, maar ook een tekening of andere creatieve uiting.
Voorzitter denk aan de opening!
Neem ook echt de rol van voorzitter aan. Ga er goed voor zitten, maak jezelf iets breder, kijk alle deelnemers in de vergadering aan en spreek iets lager en langzamer dan je normaal zou doen. Naast inspireren en motiveren is het ook het moment om de sfeer van de vergadering te bepalen.
Je kunt tijdens een teamoverleg onder andere de volgende onderwerpen bespreken: • personeel: bijvoorbeeld personeelsbezetting, vakantieplanning, ziektecijfers, behoefte aan opleiding, samenwerking; • arbeidsomstandigheden: bijvoorbeeld tocht, kou, stress door onderbezetting, hygiëne, veiligheid; • inhoud werkzaamheden: ...
Gebruik instemming als middel om het gesprek te onderbreken. Geef je gesprekspartner gelijk en wees enthousiast. Hierdoor is de kans groot dat hij of zij zich gevleid voelt en dat je gesprekspartner denkt dat jij aan dezelfde kant staat in het gesprek. Dit geeft jou een kans om het gesprek over te nemen.
Blijf kalm — denk na voordat je iets zegt en reageer enkel vanuit jouw rationeel denken, dan vanuit jouw emotionele dinosaurus-brein. Jouw gesprekspartner zal je voorbeeld volgen. Luister naar de ander en stel vragen — geef de ander de ruimte zijn of haar zegje te doen en luister oprecht naar zijn of haar verhaal.