Het is de ledenvergadering die decharge geeft aan het bestuur. De decharge wordt dus niet alleen aan de penningmeester gegeven en ook niet door de kascommissie. Decharge houdt in dat de bestuursverantwoording wordt goedgekeurd en daarmee ook het gevoerde bestuur.
Decharge kan alleen door vergadering verleend worden
Mede op basis van dit advies kan de vergadering van eigenaars besluiten om decharge te verlenen. Het is in geen geval zo dat de kascommissie de decharge verleent: de vergadering heeft als enige deze bevoegdheid, de kascommissie heeft slechts een adviserende taak.
Decharge wordt vaak verleend op de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering waar de jaarrekening wordt vastgesteld. De decharge wordt dan gegeven over het voorgaande boekjaar, de gegevens in de jaarrekening en andere informatie die de bestuurder met de aandeelhoudersvergadering heeft gedeeld.
Nu aan de top van ING geen decharge is verleend kunnen de bestuurders en commissarissen mogelijk aansprakelijk worden gesteld door ING. Hiervoor geldt echter wel een streng criterium: de vennootschap moet schade hebben geleden en hiervan moet aan de bestuurder of commissaris een ernstig verwijt kunnen worden gemaakt.
De bevoegdheid tot het verlenen van decharge ligt bij de BV (en de NV) bij de Algemene Vergadering. Het is vaak gebruikelijk om bij het vaststellen en goedkeuren van de jaarrekening ook de bestuurder(s) decharge te verlenen voor het door hen gevoerde beleid.
Over het verlenen van decharge bestaan nogal wat misverstanden. Dat betreft niet alleen de spelling van het woord 'decharge' (het moet écht zónder accent aigu (´) worden geschreven), maar ook om de betekenis en het gebruik ervan.
Wat is decharge? Decharge wordt omschreven als het verlenen van kwijting aan een bestuurder voor het gevoerde beleid. Door decharge te verlenen doet de vennootschap afstand van het vorderingsrecht op een bestuurder.
De kascommissie controleert de boekhouding en de jaarrekening. Naast de controle op de cijfers informeert zij zich over het gevoerde financiële beleid, vraagt wie de rekeningen betaalt, vraagt wie het contante geld beheert en kijkt wie welke andere taken uitvoert op het gebied van financiën.
2.2 Benoeming leden
De leden worden voor één jaar benoemd en maximaal twee maal herbenoemd. Het bestuur doet elk jaar in de algemene leden vergadering een benoemingsvoorstel voor de vacature(s) in de kascommissie dat is afgestemd met de voorzitter van de nog fungerende kascommissie.
Wat is een kascontrole? Tijdens deze controle worden de kosten zoals die zijn opgegeven in de resultatenrekening gecontroleerd door de kascommissie. Er wordt grotendeels nagegaan of voor alle betalingen een betalingsbewijs beschikbaar is. Dit betalingsbewijs volgt uit een specificatie van de uitgaven.
Met het verlenen van decharge wordt aan een bestuurder kwijting verleend voor het in een bepaalde periode gevoerde beleid. Deze periode bestaat veelal uit het voorgaande boekjaar. Wanneer decharge wordt verleend, is de vennootschap rechtstreeks aan dit besluit van de algemene vergadering gebonden.
Het is gebruikelijk dat op de jaarvergadering het bestuur decharge krijgt. De cijfers en andere informatie zijn bekeken door iedereen die dat moet doen. Dat wil zeggen eventueel ook nog door een externe boekhouder of kascontrolecommissie. Vervolgens heeft de vergadering alle vragen kunnen stellen die ze wilde.
De decharge is het jaarlijkse besluit waarbij de aandeelhouders bestuurders ontslaan van aansprakelijkheid. Hiermee keuren zij het financieel beleid in de vorm van de jaarrekening van het bestuur goed. Dit gebeurt in de aandeelhoudersvergadering of de Algemene Vergadering.
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) is bedoeld om bestuur en toezicht van verenigingen en stichtingen te verbeteren. Er zijn regels opgesteld over taken, bevoegdheden, verplichtingen en aansprakelijkheid.
Wat betekent kwijting aan een bestuurder ? Als door een vennootschap kwijting wordt verleend aan een bestuurder, betekent dat de B.V. de bestuurder niet meer intern aansprakelijk kan stellen wegens het gevoerde beleid. De B.V. doet afstand van het recht om eventuele schade daaruit op de gekweten bestuurder te verhalen.
Doet het bestuur dit niet (bijvoorbeeld omdat het niet bestaat), dan kunnen deze eigenaren zelf een vergadering bijeen roepen. Op deze vergadering kan dan een nieuw bestuur en / of een professioneel VvE-beheerder benoemd worden.
Dan is de vereniging verplicht een kascommissie in te stellen. Deze bestaat uit leden van de vereniging en controleert de penningmeester.
Benoeming en samenstelling
De wet schrijft voor dat de kascommissie jaarlijks door de algemene vergadering wordt benoemd. In verband met de continuïteit is het wenselijk dat tenminste één 'oud' commissielid ook in de 'nieuwe' commissie zitting heeft.
De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek dat een dergelijke commissie verplicht is. Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd.
Goed financieel inzicht helpt om de boekhouding van een stichting of vereniging bij te houden. Meestal werkt een penningmeester met software voor de ledenadministratie en/of een boekhoudprogramma al zijn er ook veel kleine verenigingen waarvan je de financiën prima kunt bijhouden in Excel, als je daar handig mee bent.
De penningmeester is iemand die een functie heeft in een rechtspersoon, vaak in het bestuur van die rechtspersoon. De taak van de penningmeester om de financiën van de organisatie te regelen. In de statuten kan je de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verder vastleggen.
Checklist kascommissie VvE
In de checklist bevinden zich items als: Is de eindbalans van het vorige boekjaar gelijk aan de beginbalans van het daarop volgende boekjaar. Is het resultaat over het boekjaar juist berekend. Is de balans in evenwicht.
Een notaris controleert voordat hij een verklaring van erfrecht of executele afgeeft of de overledene een executeur heeft benoemd in het laatst gemaakte testament. Ook controleert de notaris of er een codicil is met een executeursbenoeming.
'Kwijting verlenen', wat is dat eigenlijk? "Verkoper verleent aan Koper kwijting voor de betaling van de koopprijs. Koper verleent aan Verkoper kwijting voor de betaling van de vordering." Beide partijen verlenen elkaar dus 'kwijting'.
Wat betekent finale kwijting? Als tussen partijen wordt afgesproken dat zij over en weer finale kwijting verlenen, dan betekent dit dat ze beiden niets meer van elkaar tegoed of te vorderen hebben. Ze kunnen daar op een later moment niet op terugkomen.