Geboorteakten zijn openbaar vanaf 100 jaar na geboorte van de persoon. Overlijdensakten zijn openbaar vanaf 50 jaar na overlijden van de persoon. Huwelijksakten zijn openbaar vanaf 75 jaar na voltrekking van huwelijk van de personen.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Particulier archief is archief dat is gevormd door privépersonen of niet-overheidsorganisaties. Voorbeelden zijn het persoonlijk archief van een oud-minister, het werkarchief van een fotograaf, het bestuurlijk archief van politieke partijen of het archief met uitvoeringsdossiers van landelijk opererende stichtingen.
Het dynamische archief bestaat uit documenten waar op het moment mee gewerkt wordt, een semi-statisch archief bestaat uit documenten die niet meer actief gebruikt worden, maar misschien nog nodig zijn in de toekomst en een statisch-archief bevat documenten die niet meer worden gebruikt.
Het deel van het archief dat betrekking heeft op de archiefbescheiden, die volgens de Archiefwet 1995 bewaard moeten worden. Tegenwoordig betreft dat in principe overheidsstukken ouder dan 20 jaar.
Centrale archieven
In tegenstelling tot in een afdelingsarchief worden hier alleen algemene stukken bewaard die geen betrekking hebben op alleen een bepaalde afdeling van het bedrijf. Dit archief is toegankelijk voor iedereen in het bedrijf .
Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
De Archiefmedewerker heeft een archieffunctie binnen een organisatie. Dit houdt in dat de Archiefmedewerker documenten beheert en archiveert. Dit kunnen historische documenten zijn maar ook documenten die nog dagelijks gebruikt worden. De organisaties waar een Archiefmedewerker werkzaam is, kunnen hierdoor uiteenlopen.
Ga naar de website WieWasWie of één van de databases die het CBG heeft ontsloten. Hier kun je geboorteaktes, huwelijksaktes en overlijdensberichten vinden van personen met jouw familienaam.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. (artikelen 27 tot en met 46 en de overgangs- en slotbepalingen).
e. Archiefwaardig document: een document dat een rol speelt bij de uitvoering van een werkproces. Die rol kan worden gespeeld in het kader van: – Bedrijfsvoering: informatie is één van de productiefactoren in een organisatie en onmisbaar voor management- en procesondersteuning en bron voor kennismanagement.
Een klassement moet binnen handbereik staan. Documenten i.v.m. afgewerkte dossiers die u niet direct meer nodig heeft, slaat u op in een archief. Een archief moet niet binnen handbereik staan.
Klasseren is zowel een papieren aangelegenheid als een digitaal gebeuren, maar het ene hoeft niet af te wijken van het andere. Beter nog, hoe meer beide klassementen op elkaar afgestemd zijn, hoe gemakkelijker klasseren wordt en hoe minder je erover moet nadenken. Hou je privé en professioneel klassement gescheiden.
Voor elke map maak je een inhoudsopgave, waarop je ook nog eens de categorie schrijft. Dan klasseer je het meest recente document van elke onderverdeling bovenaan. Op elke rug van de map schrijf je de hoofdcategorie met de verschillende onderverdelingen.
Over het Historisch Archief
Het Historisch Archief bestaat sinds 1983 en is het enige antiquariaat in Nederland dat gespecialiseerd is in historische couranten, documenten, reclamemateriaal en tijdschriften vanaf 1720 tot heden. Eigenlijk alles wat vroeger door de brievenbus werd gegooid!
Ordenen, klasseren, archiveren… om tijd te winnen !
Een goed documentbeheer verzameld op één plek biedt meerdere voordelen: Minder tijdverlies om een bestand te vinden. Meer professionalisme en precisie: een klant dat u belt? Met een paar klikken heeft u het document vóór u waar hij u over spreekt.
Het archiefbeheersysteem is geïnspireerd op internationale archiefstandaarden en maakt het mogelijk om zowel het analoge als het digitale archief efficiënt te beheren binnen één omgeving.
Doordat alle informatie heel gemakkelijk en snel op één plek te vinden is, geeft deze vorm van archiveren een enorm voordeel aan het gebruiksgemak voor de documenten. Daarbij is het zo dat de opgeslagen informatie handig en gemakkelijk te delen valt met collega's.
Het Centraal Archief Bijzondere rechtspleging (CABR) is de neerslag van dit rechtssysteem. Hierin zijn zowel de dossiers van de lokale opsporingsdiensten als de dossiers van het openbaar ministerie, de tribunalen, de bijzondere gerechtshoven en de bijzondere raad van cassatie terug te vinden.