Algemene kosten deels aftrekbaar: kantinekosten, relatiegeschenken, representatie, reis- en verblijfskosten; Privé-uitgaven: eventuele privébestedingen die via uw zaak zijn gegaan, privéopnames uit kas van de zaak.
Kosten zijn in de boekhouding en de jaarrekening alle posten die aan de debetzijde (in min) van het resultaat geboekt worden. De kosten die in een bedrijf worden gemaakt kan men op verschillende wijzen classificeren: Indeling naar kostensoorten en/of kostenplaatsen.
Bedrijfskosten zijn alle kosten die je maakt bij het voortbrengen van omzet voor je bedrijf. Er zijn twee soorten bedrijfskosten: Kosten van de geleverde goederen/diensten aan de klant. Dit zijn kosten als grondstoffen, machines en installaties, distributie en energie voor productie.
Voorbeelden van kostencategorieën: huur, telefonie, reiskosten, reclame en eten & drinken. Bij een crediteur kunt u ook bij voorbaat een voorkeurskostencategorie kiezen. U kunt dit doen door een boekingsregel aan te maken.
Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan kosten voor een boekhouder of accountant maar ook aan kantoorkosten zoals papier en telefoonkosten en bankkosten zoals kosten voor bankpassen en transactiekosten van de bank.
De Belastingdienst heeft vastgesteld dat er btw vrijstelling is op kosten van het betalingsverkeer. Dit houdt in dat er nooit btw gerekend wordt over de bankkosten. Bankkosten worden ingeboekt net als alle andere kosten. Het is handig om hier een aparte kostenrekening voor aan te maken.
Je vindt grootboekrekeningen terug op je balans, maar ook op je winst- & verliesrekening. Zo heb je bijvoorbeeld 'liquide middelen' op je balans, en 'verkoopkosten' op je winst- & verliesrekening. Grootboekrekeningen categorieëren als het ware je inkomsten en uitgaven, maar ook je bezittingen en schulden.
De hoofdregel: Zakelijke kosten zijn aftrekbaar
Dat is hoe de belastingdienst het omschrijft. De belastingdienst geeft zelfs een (verre van complete) opsomming van zakelijke kosten: huur van de bedrijfsruimte, verzekeringen en briefpapier zijn aftrekbaar.
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Als u uw Rolex of Breitling op de zaak boekt als voorraad of 'gebruiksgoed', dan zal de fiscus dat niet zonder meer accepteren. Maar als u uw kostbare bezit boekt op 'privé' dan zijn daarmee voor u geen voordelen te behalen.
Geen kosten, wel uitgave
Stel dat je een nieuwe auto koopt voor € 10.000. Dit is een investering (= bezit) die je onder de materiële vaste activa op de balans boekt. De € 10.000 heb je echter al wel betaald, dus het is een uitgave. Aangezien je niets in de resultatenrekening hebt geboekt, is er geen sprake van kosten.
Vaste kosten zijn kosten die niet veranderen als er meer of minder wordt geproduceerd. Ze worden ook wel constante kosten genoemd. Een voorbeeld van vaste kosten is de huur van een bedrijfspand: het maakt niet uit hoeveel producten er in het pand geproduceerd worden, de huur is hetzelfde.
Vaste kosten zijn alle uitgaven die op regelmatige basis moeten worden betaald, zoals bijvoorbeeld de maandelijkse kosten van gas, elektriciteit en water. Variabele kosten zijn bijvoorbeeld bezoekjes aan de cinema of restaurants, andere vrijetijdsbesteding en winkelen.
Directe kosten zijn kosten die vrij gemakkelijk (direct) zijn toe te wijzen aan een product, dienst of project. Dit zijn kosten voor bijvoorbeeld materiaal, grondstoffen en uren van direct personeel. De overige kosten vallen onder de indirecte kosten.
Alle kosten, die worden gemaakt om een bedrijf draaiende te houden, worden tot operationele kosten gerekend. Dit zijn kosten die een onderneming genoodzaakt is te maken. Uitgaven die gedaan worden tijdens productie worden niet meegerekend als operationele kosten.
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
Die notariskosten kan je boeken als 'oprichtingskosten'.
Een kostendrager is een extra dimensie aan de boekingen in het grootboek, waarbij er een product of activiteit kan worden gekoppeld aan de kosten of omzet van de onderneming. Hiermee zou er bijvoorbeeld de kostprijs of marge analyse van een artikel kunnen worden bepaald.
Tegenwoordig is er geen onderneming die werkt zonder computer en/of elektronische apparatuur. Computers, laptops , telefoons of kassasystemen, maar ook mobile apparaten zoals tablets, foto/film camera's of bepaalde meetapparatuur.